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企業(yè)為什么需要OA辦公系統(tǒng)?
OA辦公系統(tǒng)，一直是企業(yè)治理里程碑中一項重大工程。企業(yè)OA辦公系統(tǒng)是建立在企業(yè)不斷發(fā)展及不斷適應市場競爭的時候，才會有強烈的需求。企業(yè)為什么需要OA辦公系統(tǒng)?一起來看看吧！
隨著企業(yè)管理手段的不斷創(chuàng)新，人們對管理的要求也在不斷的提高，一些成長型的企業(yè)規(guī)模不斷在擴大，人員、設備、環(huán)境等條件都在不斷的增長更新，面對日益壯大的規(guī)模，傳統(tǒng)的管理手段與模式已經不能為企業(yè)的成長提供有力支持的時候，企業(yè)就會感覺原先的管理方式對企業(yè)的更大發(fā)展已經越來越力不從心了。這樣的結果就導致一些有創(chuàng)新意識的企業(yè)家們開始尋找新的出路，采取更加有效的手段，從而解決企業(yè)管理所面臨的一系列問題。
企業(yè)在不斷發(fā)展的過程中，作為企業(yè)的領導層，對市場信息的了解，公司內部人員管理和生產銷售財務等諸多方面都表現(xiàn)出強烈的掌握欲望，以便在企業(yè)的未來發(fā)展中做出正確的戰(zhàn)略規(guī)劃，而傳統(tǒng)的方式已經不能解決這些問題，這樣就需要一種全新的輔助手段，來幫助企業(yè)的領導層解決對企業(yè)掌握不充分的問題;那么企業(yè)信息化，作為企業(yè)成長中的一種全新的輔助手段，是提升現(xiàn)代企業(yè)管理的重要方面之一，通過實施信息化來解決企業(yè)存在的一系列問題，從企業(yè)自身的發(fā)展來看，OA辦公系統(tǒng)已經是企業(yè)在成長與發(fā)展過程中的重要部署之一。
一、生產與銷售之間需要OA辦公系統(tǒng)
以傳統(tǒng)手段經營的企業(yè)，生產部門與銷售部門之間是通過人為的方式進行溝通，相互之間的溝通沒有形成一種統(tǒng)一規(guī)范的形式，而且這種語言的溝通在傳達上還容易出現(xiàn)理解上的偏差。企業(yè)的銷售人員對產品的理解主要是來自市場的需求，而生產人員對產品的理解主要是來自產品的性能。雙方之間如果只是靠主管的領導之間的語言溝通，受個人主觀意識的影響，很容易就出現(xiàn)理解上的不一致，極有可能導致生產出來的產品和銷售部門理想中的產品存在很大的差異。特別是在處理一些緊急訂單的時候，對于一些企業(yè)來講，客戶突然增加緊急訂單或者追加訂單數(shù)量是常有的事情，在面對這樣情況的時候，企業(yè)的生產部門和銷售部門之間的溝通就顯得尤其重要了。
二、 員工與管理需要OA辦公系統(tǒng)
對于一個企業(yè)的管理而言，主要是以企業(yè)最上層面的領導和各個部門的主管人員來分開管理，來經營企業(yè)正常發(fā)展的，作為企業(yè)的領導，不太可能對企業(yè)的每一件事情每一個員工都了如指掌。最大限度的就是定期的通過與主管部門的負責人通過會議的形式，對下面的情況進行了解，這個時候的領導所了解的信息和企業(yè)的實際情況是有很大出入的。這也是現(xiàn)代企業(yè)的一種普遍現(xiàn)象。特別是對那些人員流動比較大的中小型企業(yè)而言，對人員的管理就顯得尤為重要。可以說，企業(yè)的根本并不是掌握在領導的手里，而是掌握在員工的手里，一個銷售人員可能要掌握企業(yè)很大比例的客戶資料，如果企業(yè)領導對這些工作人員不能有很好的管理，一旦銷售人員離職，就有可能是隨之而來的失去一大批客戶資源。另外，對于一些生產制造型企業(yè)來講，企業(yè)的生產技術人員和產品設計人員的管理也非常重要。
三、庫存與原材料管理需要OA辦公系統(tǒng)
制造型企業(yè)的主要工作就是把原材料加工成產品，滿足市場的需求。企業(yè)領導如何掌握庫存的信息和原材料市場信息，是直接影響企業(yè)生產成本的重要因素。原材料的市場同樣也是在不斷的變化，價格的上漲下跌、市場的存貨狀況、新材料的上市等一系列信息都是需要企業(yè)隨時來掌握的。特別是一些需要兩種或者多種原材料的制造型企業(yè)，對原材料信息的掌握就顯得更加重要了。另外，對庫存的管理，很多企業(yè)在全國的很多城市都成立了辦事處或者分公司，這些公司主要是負責該地區(qū)的產品銷售和市場調研等工作，而這些各地的分支機構除了要完成總公司安排的各項任務之外，好要時刻了解本部的產品庫存情況，才可以對市場做出相應的應對措施。如果對庫存的掌握力度不夠，就很有可能導致一種產品的積壓或者銷售脫節(jié)等現(xiàn)象。
四、市場競爭需要OA辦公系統(tǒng)
隨著市場競爭的不斷加劇，競爭的形式也層出不窮，這個時候企業(yè)所面臨最重要的問題就是該如何才能在競爭中脫穎而出，贏得更大的市場。為企業(yè)創(chuàng)造更大的價值。特別是一些處于成長型的企業(yè)，能夠很好的把握市場和競爭規(guī)律，對競爭對手有充分的了解接顯得特別重要了。以往的企業(yè)在面對市場競爭的時候，也只能做到出現(xiàn)問題之后才開始采取應對措施，只能等到事情發(fā)生之后，才知道該如何解決問題的辦法。因為對市場和競爭對手們缺乏了解，所以，沒有辦法做到預防和防范，在競爭中，對雖然能夠取得競爭的勝利的，但是，由于缺乏對競爭對手和市場信息的及時掌握，也會導致一些不必要的損失。
上述的企業(yè)OA辦公系統(tǒng)的四個需求方面，只是OA辦公系統(tǒng)為企業(yè)所解決的一些表面問題。其實，企業(yè)信息化是建立在企業(yè)不斷發(fā)展及不斷適應市場競爭的時候，才會有強烈的需求。特別是隨著信息技術的飛速發(fā)展，信息資源的共享越來越便捷，能夠時刻掌握市場的動態(tài)和整個行業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀，是企業(yè)能夠提升競爭能力的基本要求。企業(yè)通過利用OA辦公系統(tǒng)信息化手段;對外，時刻掌握行業(yè)里的整體趨勢;對內，時刻了解企業(yè)內部人、財、物等各個方面的信息動向。對內外信息的結合，才能夠采取更加切實可行的發(fā)展手段，為企業(yè)的發(fā)展提供優(yōu)質的信息參考依據(jù)。特別是一些求發(fā)展，促成長的中小型企業(yè)們，能夠通過信息化手段提升企業(yè)的競爭能力和綜合實力，是企業(yè)發(fā)展的重要手段。
拓展：OA辦公系統(tǒng)的發(fā)展趨勢
一、關注流2.0
一直以來，流程管理就是OA辦公系統(tǒng)的應用核心。工作流2.0能夠讓軟件更好地適應企業(yè)的管理變化，滿足用戶各種復雜的流程管理需求。
因為，工作流2.0能使OA辦公系統(tǒng)的協(xié)同作用更加智能，不但實現(xiàn)OA系統(tǒng)內部的數(shù)據(jù)整合，也實現(xiàn)OA系統(tǒng)和第三方應用系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)整合，通過實現(xiàn)數(shù)據(jù)的同步交換和共享，從而簡化多余流程，消除重復工作，有效提升協(xié)同工作的效率和精度。
二、數(shù)據(jù)整合
有不少跡象表明，大數(shù)據(jù)時代已經來臨，這對企業(yè)的數(shù)據(jù)整合能力提出了挑戰(zhàn)。能夠勝任數(shù)據(jù)整合的OA辦公系統(tǒng)將成為用戶的新寵。如今，不少OA辦公系統(tǒng)廠商已經在花費不菲的人力及物力從事軟件數(shù)據(jù)整合能力的研發(fā)。
三、移動OA
隨著智能移動終端的普及，OA辦公系統(tǒng)充分利用智能移動終端的特點，與之融合而成的移動OA辦公系統(tǒng)逐漸成為市場的主角。當前，各大OA辦公系統(tǒng)廠商紛紛推出移動OA辦公系統(tǒng)，各具特色。
OA不但可為新任員工提供流程、溝通以及與團隊協(xié)同的幫助， 還可幫助有經驗的員工追蹤、 統(tǒng)計、自動生成報表、甚至使用商業(yè)智能。此外，OA還允許自定義菜單及界面， 新任員工和有經驗的員工都可按需定義不同的菜單及界面。
四、全時服務
如今，用戶對OA辦公系統(tǒng)的應用已經有了更為理性的判斷，對產品的后續(xù)服務有著非常高的要求。因為廠商提供的服務在很大程度上影響著產品的應用。優(yōu)質的OA辦公系統(tǒng)廠商會致力于為用戶提供可靠、及時、靈活、低成本的服務。
OA系統(tǒng)可以為用戶提供全工作日的在線服務支持，其專業(yè)客服可以通過QQ、MSN、EMAIL、電話、遠程訪問等方式隨時為客戶提供各種技術支持，遠程訪問的方式可以在第一時間模擬現(xiàn)場解決問題。
五、體驗式營銷
有一句話在OA行業(yè)里很流行，那就是產品好不好，用了就知道。為了讓用戶更加放心，不少OA辦公系統(tǒng)廠商開始在行業(yè)里提倡體驗式營銷，拋開理念的炒作，直接用產品說話。一般，只有那些有底氣，產品過硬的廠商才敢以這樣的方式對用戶負責。
六、安全防護
如今，用戶在OA軟件選型過程中，會越來越考慮到安全這一要素。
OA辦公系統(tǒng)行業(yè)在國內經過20多年的發(fā)展，大浪淘沙后，市場也在重新洗牌，新一輪領軍企業(yè)嶄露頭角。在新的角逐中能脫穎而出的OA辦公系統(tǒng)廠商必然要抓住以上六大發(fā)展趨勢，才能讓產品煥發(fā)出新的光彩，成為耀眼的明日之星。
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