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CIO選型OA系統(tǒng)經(jīng)常出現(xiàn)的誤區(qū)
OA辦公系統(tǒng)是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)技術(shù)結(jié)合起來的一種新型的辦公方式，面向組織的日常運(yùn)作和管理，員工及管理者使用頻率最高的應(yīng)用系統(tǒng)。那么企業(yè)如何正確認(rèn)識(shí)OA辦公系統(tǒng)?在OA選型中存在哪些誤區(qū)?
首先，通過使用OA系統(tǒng)，可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理體制，在提高效率的基礎(chǔ)上，增加協(xié)同辦公能力，強(qiáng)化決策的一致性，最后實(shí)現(xiàn)提高決策效能的目的。所以O(shè)A系統(tǒng)對(duì)于企事業(yè)來說無疑是實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理現(xiàn)代化、規(guī)范化、科學(xué)化的重點(diǎn)。
關(guān)于OA選型誤區(qū)想筆各位CIO已深有心得，接下來，筆者將與各位共同分析經(jīng)常出現(xiàn)的三大選型誤區(qū)。
誤區(qū)一，某些CIO認(rèn)為OA的作用就是行政辦公，就是收發(fā)文。這主要是政府機(jī)關(guān)的問題。由于政府機(jī)關(guān)的主要任務(wù)是公文處理，所以O(shè)A系統(tǒng)中的收發(fā)文管理對(duì)其可謂是一個(gè)巨大的福音，但是對(duì)于企業(yè)來說價(jià)值卻不是很大。在OA剛剛出現(xiàn)的時(shí)候，政府和事業(yè)單位的確是OA的主要用戶，OA還沒有進(jìn)入企業(yè)。所以人們認(rèn)為OA并不能解決企業(yè)管理層關(guān)心和控制企業(yè)運(yùn)營(yíng)過程中關(guān)鍵業(yè)務(wù)過程的作用，也沒有幫助員工有效的輔助到他們的日常辦公。但是伴隨著OA的逐步發(fā)展，企業(yè)成為OA應(yīng)用的廣泛對(duì)象，OA也不再停留在傳統(tǒng)的收發(fā)文系統(tǒng)或行政辦公系統(tǒng)，OA發(fā)生了質(zhì)的變化。審批流轉(zhuǎn)、網(wǎng)上交流、文檔中心、會(huì)議管理、綜合行政、固定資產(chǎn)等等功能模塊對(duì)于企事業(yè)的意義逐漸凸顯。由于信息化發(fā)展迅速，企事業(yè)需要更多的功能模塊去管理維護(hù)，所以也不斷要求OA系統(tǒng)的功能逐漸豐滿。其中泛微OA與華天動(dòng)力OA的功能模塊在行業(yè)內(nèi)比較齊全完備。
誤區(qū)二，某些CIO認(rèn)為認(rèn)為OA是ERP的一部分，認(rèn)為OA很簡(jiǎn)單，是從屬于其他系統(tǒng)。在OA系統(tǒng)風(fēng)靡之前，企事業(yè)內(nèi)已有了很多系統(tǒng)，比如ERP、CRM等等，但是OA是企業(yè)內(nèi)各個(gè)部門協(xié)同工作的產(chǎn)物，旨在解決企業(yè)內(nèi)部事務(wù)性處理，輔助管理，提高辦公效率和管理水平。與專門解決某些問題的其他系統(tǒng)并不同。例如，OA與ERP之間就是不同的。OA的管理思想與ERP完全不一樣，ERP主要注重在物料，物流，資金的管理，是以結(jié)果為導(dǎo)向。OA與ERP的發(fā)展思路和管理思想完全不一樣，OA注重對(duì)人和過程的管理，通過管人來管理具體的事務(wù)，這些事務(wù)每天都可能在變化，所以O(shè)A強(qiáng)調(diào)靈活性和協(xié)同性。因?yàn)槠髽I(yè)人與人之間的協(xié)同是需要流程來規(guī)范。所以O(shè)A的核心是以人力資源為核心，以工作流為血脈的核心平臺(tái)，在該平臺(tái)上再搭建其他的應(yīng)用功能模塊，同時(shí)OA的牽涉的范圍比ERP要廣得多，涉及到各個(gè)部門的應(yīng)用，所以O(shè)A需要門戶，不同用戶，不同權(quán)限的人進(jìn)入系統(tǒng)看到的都是與他們工作相關(guān)的信息，沒有權(quán)限的信息都看不到。提到工作流，就不能不提到華天動(dòng)力OA，華天OA是業(yè)內(nèi)的工作流管理專家，在流程管理上，包括固定流程、分支流程、并發(fā)流程、自由流程、直到流程、震蕩流程等十大流程類型，在業(yè)內(nèi)一直呈領(lǐng)先態(tài)勢(shì)。
誤區(qū)三，某些CIO認(rèn)為OA實(shí)施很簡(jiǎn)單，引入實(shí)施OA都是信息部門的事情。OA作為管理軟件，關(guān)鍵靠人去用，應(yīng)用到企業(yè)中。企業(yè)應(yīng)用深度與否取決于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層重視程度，以及配套的管理制度保證和供應(yīng)商的服務(wù)能力，兩者缺一不可。僅僅通過信息部門或者某一個(gè)部門去推動(dòng)，最終只會(huì)導(dǎo)致在整個(gè)公司應(yīng)用的失敗。同時(shí)供應(yīng)商一定需要有豐富的實(shí)施應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)來幫助企業(yè)推進(jìn)項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度和規(guī)避實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)。所以對(duì)于供應(yīng)商的選擇不僅僅是產(chǎn)品。當(dāng)然光有快速反應(yīng)能力沒有解決問題的能力也是不可以的。所以在選擇供應(yīng)商時(shí)，建議選擇專業(yè)定位于OA的有過眾多成功案例的知名廠商。比如泛微OA與華天動(dòng)力OA，兩家OA廠商都已研發(fā)OA辦公系統(tǒng)十多個(gè)年頭了，在基本技術(shù)架構(gòu)、功能模塊方面都是非常優(yōu)秀的。并且版本齊全，值得各個(gè)規(guī)模的企事業(yè)擁有。
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