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OA與專業(yè)文檔管理系統(tǒng)
選擇澤文檔管理系統(tǒng)時，這些企業(yè)分成了兩隊，一堆使用OA辦公系統(tǒng)，一隊使用專門的文檔管理系統(tǒng)。那么這兩者究竟有什么區(qū)別呢?是一樣的嗎?該如何選擇?雖然在文檔管理上，兩者看似相似，但本質(zhì)上卻是不同的。
首先，從定義上
OA(辦公自動化)，其本意是利用技術(shù)的手段來提高辦公效率，進而實現(xiàn)辦公的自動化處理。其時給予工作流的概念，使企業(yè)內(nèi)部人員遵從oa設(shè)定的工作流程，處理日常事務(wù)，提高辦公效率。
DMS(文檔管理系統(tǒng))，是為企業(yè)提供針對文件的跟蹤、管理和存儲的平臺。通過該系統(tǒng)，企業(yè)可以集中存儲和管理海量的文檔數(shù)字類資產(chǎn)(如OFFICE辦公類，圖片類，音視頻類，設(shè)計圖紙類等)。
所以綜合對比來看，OA是對企業(yè)辦公過程中產(chǎn)生的一些有形的信息和日常的辦公流程進行管理，以提升辦公的效率和企業(yè)管理的規(guī)范性。而DMS則是為企業(yè)電子文檔提供全周期的管理平臺和極致方便的使用環(huán)境，為企業(yè)傳承文檔財富。
其次，從關(guān)系上
OA是以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)、以工作流為中心，為企業(yè)提供電子郵件、目錄服務(wù)、群組協(xié)同等基礎(chǔ)支持，實現(xiàn)了企業(yè)的公文流轉(zhuǎn)、表單管理、流程審批、會議管理、制度管理等功能。
DMS則是一個文件操作的工具平臺，專注于文件操作性、安全可控性、管理規(guī)范性等方面，這是文檔管理系統(tǒng)與OA的根本區(qū)別所在。OA固然對于企業(yè)的工作流程管理能夠有很好的管理效果，但對于企業(yè)高達80%的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)缺乏有效控制。
因此，選擇OA文檔管理還是DMS文檔管理系統(tǒng)就需要根據(jù)企業(yè)的需求而定，如果只是普通的文檔管理，如辦公需求，那么實施OA系統(tǒng)即可。如何時比較細分，專業(yè)性比較高的，如項目文檔管理，企業(yè)最好還是選擇專業(yè)的文檔管理系統(tǒng)。
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