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信息技術項目檔案歸檔應用方法
通過信息技術手段實現技改項目檔案實時收集和管理、在線歸檔、歸檔在線監控、收集流程化管理，提升企業技改項目檔案的管理水平，實現企業檔案業務的管理創新。下面是小編為大家分享信息技術項目檔案歸檔應用方法，歡迎大家閱讀瀏覽。
一、信息技術在技改項目檔案歸檔中的應用目標及特點
通過信息技術手段實現技改項目檔案實時收集和管理、在線歸檔、歸檔在線監控、收集流程化管理，提升企業技改項目檔案的管理水平，實現企業檔案業務的管理創新。
信息技術在技改項目檔案歸檔中的應用具有以下特點：
1.研究技改項目檔案業務，理順各職能管理要素之間的邏輯關系，通過技改項目檔案收集管理系統，將復雜的歸檔要求進行任務分解，實現檔案文件收集的實時、有效和規范。
2.實現系統與實際技改項目檔案歸檔業務對接，結合實際業務，制定檔案歸檔任務，進行任務分解，落實每一項任務的責任部門。
3.制訂一套通用的技改項目檔案歸檔收集模板，實現企業各項目檔案歸檔任務計劃快速建立，各業務部門按照歸檔任務計劃實現檔案文件快速在線歸檔。
4.實現歸檔流程的在線審批，公司領導、型號總師、業務部門領導、相關工作人員、檔案管理人員都可以實時查看項目檔案文件收集情況，系統以圖表的形式顯示完整率和歸檔率。
二、信息技術在技改項目檔案歸檔中的應用前景及效益
本研究技術內容是中航工業集團公司以新科學管理為指導的管理創新推進整體思路的有力支撐，其應用模式將研究過程與實踐過程緊密結合，采用的歸檔任務分解及流程審批方法已經過多家公司實踐驗證，具有很強的實用性和一定的普適性，在大中小型企業及研究院所進行推廣應用，均可獲得好的應用效果。
本研究中設計了一套涉及多類項目的檔案文件收集模板，檔案管理人員根據實際技改項目文檔要求，選擇模板，制定歸檔任務計劃，將各個階段任務進行分解，指定每項任務責任部門、協助部門、歸檔時間、負責人等。相關業務部門按照歸檔任務要求進行檔案文件的歸檔。
作為中航工業數字檔案館建設的一部分，目前已經應用到中航工業的多家單位，包括中航工業綜合所、南京機電液壓中心、貴州紅林機械有限公司、第一飛機設計研究院、成飛、陜飛、哈飛等單位，同時在中國商飛也得到了應用。
為企業帶來的效益：研究針對航空行業各企業基礎設施建設、設備采購升級、重點型號研究、重大項目科研設計所形成的基建、設備和項目檔案文件實行流程化管理，在線監控各企業技改項目檔案文件歸檔情況，徹底改變技改項目檔案文件傳統的管理手段和方式，提高工作效率、節省成本、縮短工作周期、提高檔案利用率，以適應現代信息化、網絡化管理的要求。
本研究能將技改項目的基建、設備、科研等項目關鍵節點的檔案文件收集情況管理起來，能夠追蹤檔案文件的收集情況。將收集情況通過網絡發布，實時查看項目檔案完整率/歸檔率情況，達到促進各責任單位積極工作、提高技改項目檔案文件收集效率的目的。
三、信息技術在技改項目檔案歸檔中的應用過程和實踐案例
各單位的技改項目檔案的收集和管理具有通用的業務需求，并存在著共性問題。鑒于此，金航數碼科技有限責任公司的項目團隊在基于中航工業西飛對技改項目檔案的管理要求，并調研了中航工業其他廠所對技改項目檔案管理的需求后，形成設計方案并展開軟件的研發和測試，首先在西飛試點實施，在實施過程中逐步完善，最終滿足西飛對技改項目檔案收集和管理的要求，后續又對多家單位進行了實施，都取得了較好的應用效果。
在西飛的檔案項目實施過程中，主要實現了以下幾方面功能：
一是技改項目檔案歸檔任務發布。檔案管理員創建技改項目的基建、設備等項目的三層管理模板，即工程—項目—文件，將實際的技改項目按工程項目分解，分解到具體的設備，調用系統內置的設備歸檔模板，并根據實際情況在此基礎上進行調整。檔案管理員在歸檔模板上將任務分解到具體的責任部門并進行任務發布。
二是技改項目檔案歸檔任務執行。歸檔部門責任人可以在線查看本部門所負責的技改項目中的歸檔文件信息，并按照要求整理歸檔文件準備歸檔。
三是技改項目檔案歸檔率設置。各單位的歸檔責任人將整理好的歸檔文件移交給檔案管理員，檔案管理員核對歸檔文件信息，并進行歸檔文件的確認工作，系統自動算出歸檔率。
四是技改項目檔案歸檔情況展示。公司領導通過檔案網站在線查看技改項目檔案的歸檔完成情況，通過柱圖、表格、進度條等方式來查看工程或項目的進展程度、歸檔率等信息。西飛的項目案例表明，通過信息化手段解決了檔案部門收集技改檔案難的問題，解決了歸檔部門不清楚歸檔文件范圍以及歸檔不及時的問題，解決了公司領導對技改檔案歸檔情況監控不到位等問題，提高了技改項目檔案歸檔的工作效率，實現了對技改項目檔案歸檔工作的有效管控，達到了西飛用戶對技改項目檔案歸檔管理要求的目標。
四、結束語
國家以及各個行業都出臺了有關檔案管理的法律法規，都突顯了檔案管理工作在企業中的重要性，本研究論述了如何通過技術手段實現技改項目檔案的收集和管理，但再好的信息化手段也離不開企業的重視以及管理要求，因此，加強企業對技改項目檔案管理的重視和出臺相應的管理要求，是保障技改項目檔案歸檔和管理得以順利實施的重要條件。綜上所述，企業只有高度重視技改項目檔案管理工作，應用有效的信息化管理工具對技改檔案進行全過程管理，才能確保技改項目檔案歸檔和管理的規范，才能為今后企業的重大決策和改革提供有效依據。
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