電力企業檔案綜合管理的重要性

時間：2024-08-21 08:11:46 綜合管理我要投稿

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電力企業檔案綜合管理的重要性

　　伴隨著電力行業的不斷發展，以及電力改革的不斷深入，在電力企業中對檔案的綜合管理也發生了一些新的變化。同時由于目前在電力行業中經常出現檔案丟失、職工身份無法得到合適以及一些技術檔案丟失，造成企業的核心產品遭到別人復制等問題，已經越來越影像到電力企業的發展。因此，必須認識到在電力企業中實現檔案綜合管理的重要性。

　　一、檔案管理的發展趨勢

　　當前，檔案管理的現代化主要是管理人員的現代化，它要求管理人員具有較高的道德素質以及業務素質，作為一名電力企業檔案管理人員應該努力學習現代的科學文化知識，運用現代信息技術對檔案實現統一的管理。廣泛涉獵于現代的科學文化知識，逐步完善自身的知識結構，使自己成為一個復合型的檔案管理人員。實現檔案管理規范化以及標準化，積極的開發檔案的信息資源，從而為電力企業提高較高的服務。

　　二、檔案綜合管理在電力企業管理中的重要性

　　1.實現檔案的綜合管理是電力企業管理工作中的基礎部分

　　由于電力企業檔案的管理隨著市場經濟體制暴露出越來越多的問題，主要體現在：第一，檔案管理機構各自為政，管理方法以及標準不一樣，管理裝備也就不一樣，檔案管理管理工作無法實現規范化以及標準化，不能為電力企業實現現代化管理打下基礎。第二，由于管理人員不同的看法造成不同的做法，在檔案管理中可能會出現有的檔案已經進行登記過，而有的檔案還沒有進行記錄，甚至出現重復記錄的情況，這樣一來，就不利于電力企業檔案的完整性以及準確性。第三，一些領導干部對檔案呢管理肯定存在不同的認識，從而影響檔案的統籌規劃以及安排。因此，對于這幾方面的原因，在電力企業中實現檔案的綜合管理是非常重要的，有利于實現電力企業內部的優化管理，

　　2.是實現電力企業贏得市場競爭的有力保證

　　由于電力企業檔案中包含的信息容量比較大，涉及到的范圍也比較廣，門類也比較多，有電力企業在發展過程中具有價值的數據、文字以及圖片等，是電力企業發展歷程的真實寫照，涵蓋很多科學資源信息，對這些檔案進行綜合管理，有利于電力企業在今后發展中得到很好的借鑒，在電力行業中贏得市場競爭。一旦檔案中的信息資源遭到丟失或者是科研信息泄露，就會遭到別人的復制，影響企業的發展。

　　3.是企業管理體制不斷變化的需求

　　隨著我國改革開放的不斷深入，電力企業的管理體制也在不斷發生改變，正在逐漸的由封閉性的生產型企業向綜合開放性企業過渡，正在成為自負盈虧的生產者。當電力企業面對著日益激烈的競爭市場，為了在市場中占有一席之地，必須引入競爭機制，不斷的開拓外界市場，檔案管理作為電力企業管理工作的基礎，記載著電力企業的生產能力、經營狀況以及生存環境等各種信息，只有對它進行綜合的開發以及利用，充分發揮其信息作用，是電力企業發展的必然選擇，因此，對檔案進行綜合管理是電力企業體制不斷變化的需求。

　　4.電力企業進行科學決策的重要依據

　　因為電力企業的檔案是電力企業發展的真實記錄，里面包含的信息類別非常復雜，對檔案進行綜合的管理能夠充分發揮檔案信息的作用，為電力企業的科學決策以及生產經營、科學研究成果提供重要的依據，實現全面以及準確的服務，更好的促進電力企業的發展。

　　三、當前，電力企業檔案管理現狀

　　電力企業檔案是電力企業的各部門在企業生產、管理以及經營的活動直接性的形成的反應本企業政治以及文化、經濟、技術、生產以及組織的原始記錄。然而，隨著電力企業的不斷發展，檔案的綜合管理顯得尤為重要，還面臨著一些問題，具體表現在以下幾方面：

　　1.電力企業檔案管理存在安全隱患

　　由于電力企業自身具有的特點，在檔案管理上存在一些安全隱患。例如：某些電力企業的檔案室建設在比較潮濕的地方，濕度比較大，檔案經過長時間的浸潤后，就會散發出霉味，甚至有的已經受到侵蝕;還有某些電力企業將檔案室建設在面向陽光的地方，當檔案資料長期在陽光下暴曬，就會使某些檔案資料受到損害，不能夠確保檔案資料的完整性;最后，有的檔案室并沒有滿足安全防護要求，像某些電力企業的檔案室就采用的還是玻璃窗戶，在窗戶上涂抹一層紙。這些因素共同使檔案管理陷入危險之中。

　　2.管理體制存在不規范

　　近幾年來，隨著電力事業的快速發展，檔案數量也在不斷增加，原始的手工管理方式已經不能夠滿足各個方面對檔案的使用需求。特別是過去的信套式的檔案袋上填寫案卷標題，同時文件的檢索也不規范，直接影響了管理工作的效率。單個的用戶檔案內容更比較少，但是占用的檔案袋數量還是挺多的，既不美觀又浪費地方，并且容易出現丟失，不方便進行保管。對于調動檔案時還是采用原來的手工操作方式，就會使紙張變黃以及發脆，甚至出現字跡褪色現象，直接性影響檔案資料的安全。

　　3.檔案管理與電力生產不能夠有效結合在一起

　　電力服務涉及到千家萬戶，電力的生產、運行、傳輸以及使用、管理是一個復雜的過程，為了能夠適應安全管理的需要，大多數電力企業往往建設了計算機管理系統，大多承載著企業的管理信息。然而，一些電力企業在開發計算機管理系統初期并沒有將檔案的信息管理也加入到計算機系統中。檔案管理人員也就不能夠順利的進入到計算機管理系統中，從而不能夠很好的掌握其企業的核心，從而也接收不到更多的信息，對檔案管理不能進一步的完善。　

　 4.缺乏完善信息建設

　　檔案管理信息化是最近幾年才提出來的，因此，在大多數電力企業中，技術不夠全面。主要表現在以下兩方面：檔案信息化建設初期，有很多電力單位的紙質檔案需要通過掃描儀進行掃描，從而轉變成電子檔案。然而，目前由于使用的掃描儀價格都比較便宜，質量上沒有得到保證，速度較慢，也就無法適應在短期內將檔案信息轉化成電子的需求。

　　5.電力企業檔案管理缺少專門人進行管理

　　由于，很多電力企業檔案管理人員并不是由專業的檔案畢業的人員進行整理的，在電力企業的認識中，檔案管理僅僅只是資料的簡單收集以及存放和分類，并不需要多高的文憑，只要你有耐心，就能夠做好檔案管理工作。還有一部分電力企業并沒有獨立設置專門的檔案管理部門，檔案管理部門往往都是與其他的部門進行融合，像以往的庫房也作為檔案的管理室。這樣一來，就不方便檔案歸還以及借出，往往會出現一種情況，那就是沒有價值的資料倒是保存了很長時間，有價值的資料沒有得到相應的保存，在某種程度上還加大了電力企業的生產成本。

　　四、電力企業檔案綜合管理工作的創新機制

　　通過上面的分析，得知檔案綜合管理對電力企業的發展有著重要的作用，因此，在電力企業的檔案管理中應該實現創新機制，值得一提的就是將檔案管理納入到合同管理中。特別在當前社會主義市場經濟逐步完善的條件下，合同起著至關重要的作用。主要是用來約束各方有利的法律證據。作為電力企業，在進行工程的招標以及投標過程中，簽訂合同以及協議，應該將保證建設項目檔案齊全以及準確的要求納入到合同管理中，同時采用經濟手段對另一方進行約束，明確另一方按期交付檔案后，才及時的給予全款，一旦發現檔案齊全或者是不完整，應該相應的扣除費用。這主要是對于電力企業中建設項目檔案的方法。最后，要想使檔案管理做到標準化、規范化以及信息化，就必須加強檔案過程的管理;與其他單位的合作，力求檔案收集的完整性以及準確性;還應該加強檔案管理人員在工作中的監督以及指導，更好的促進電力企業檔案管理。

　　五、結束語

　　綜上所述，由于在電力企業中，檔案管理存在著一定的問題，同時檔案中包含有大量的信息資源，對企業的發展有著重要的作用，做好檔案的綜合管理工作，能夠使檔案信息得到充分的發揮，從而更好地為電力企業服務。

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