行政助理/秘書崗位說明書

時間：2020-11-02 10:40:22 崗位說明書我要投稿

行政助理/秘書崗位說明書

　　行政助理/秘書主要是從事秘書、信息資料搜集、計算機文字處理等辦公程序性工作，以及協(xié)助領導處理日常事務的一個職業(yè)。企業(yè)/公司要做到一定的規(guī)模，要在市場的競爭中脫穎而出，就要需要有良好的管理體系，這樣才能更好的統(tǒng)籌全局，明確分工，協(xié)調(diào)各部門的關系。目前，大多數(shù)的中型企業(yè)都有專門的行政部門，一些小的企業(yè)或公司即使沒有專門的行政部門，也設置了行政助理制個崗位，以便公司更好的運作。作為現(xiàn)代社會的行政助理/秘書，不僅需要具有良好的心理素質(zhì)，具有一定的應用寫作能力、語言表達能力、理解能力和分析判斷能力，還應該擁有較強的責任心和人際溝通能力，有團隊協(xié)作精神與較好的英文水平，同時要求熟練應用計算機和辦公系統(tǒng)。

行政助理/秘書崗位說明書

　　行政助理介紹：

　　工作內(nèi)容

　　1.負責公司機構(gòu)員工的社保、失業(yè)、工傷、生育、保險等福利保障制度的貫徹落實

　　2.責公司機構(gòu)下行文件的下發(fā)、跟蹤、落實和反饋，負責相關會議的組織籌備工作

　　3.責部分相關制度和文稿的起草及監(jiān)督落實

　　4.籌協(xié)調(diào)員工工作安排，草擬公司機構(gòu)相關人事管理制度

　　5.責員工入職手續(xù)及人事檔案管理

　　6.加對公司機構(gòu)員工的績效考評工作，負責公司機構(gòu)員工的日常考勤管理及其它事務性管理工作

　　勞動活動重要度基本描述

　　實施管理活動——執(zhí)行重復的管理任務，例如維護信息，及處理文書工作

　　與計算機打交道——使用計算機系統(tǒng)(包括硬件和軟件)進行編碼、寫軟件、設定功能、輸入數(shù)據(jù)或處理信息。

　　獲取信息——觀察、獲取或者通過其它相關的渠道獲取信息。

　　與主管、同事或下屬溝通——通過電話、書寫、電子郵件或面對面的方式與上級、同事、或下屬進行溝通。

　　組織、計劃并對工作排列優(yōu)先級——設計目標，并排列優(yōu)先級，組織并實施你的工作。

　　工作環(huán)境

　　作為行政助理/秘書，工作性質(zhì)決定了工作主要是在辦公室中完成的，大量的工作是事務性的工作，尤其是要大多時間面對電腦，所以容易產(chǎn)生眼睛疲勞，應該注意眼睛保護。一般來說，工作時間相對規(guī)律，節(jié)假日也能照常休息，雖然也偶爾加班，但綜合來說工作環(huán)境是十分令人羨慕的。

　　工作條件

　　重要度基本描述

　　電話交流——工作中需要進行電話交流的機會有多少?

　　聯(lián)系他人——工作中需要(通過面對面、電話或其他方式)聯(lián)系他人的機會有多少?

　　面對面討論——工作中需要進行面對面討論的機會有多少?

　　電子郵件——工作中需要通過電子郵件交流的機會有多少?

　　信件和便條——工作中需要通過信件和便條交流的機會有多少?

　　精確和準確的重要性——高度準確性和精確性對于這份工作來說有多重要?

　　團隊合作——團隊合作對于這份工作有多重要?

　　薪酬待遇

　　一般來說，行政助理/秘書的年薪在3-4萬元左右，但不同地區(qū)差異也比較大。東部沿海城市和大城市的工資水平高于中西部地區(qū)和小城市，大企業(yè)高于中小企業(yè)。

　　社會需求

　　伴隨著我國加入世貿(mào)組織，國內(nèi)市場進一步開放，國家對于公司的注冊資本的.要求也降低了很多，一時間，各種公司大量成立。各公司對于行政助理/秘書以及相似性質(zhì)的工作崗位人員的需求也在快速的加強。應該說，隨著市場經(jīng)濟的逐步發(fā)展，市場機制的逐漸完善，公司將會進入一個更加快速的發(fā)展時代，競爭也將更加激烈，要在這樣的環(huán)境不被淘汰，公司必須擁有合格的管理機制，而行政秘書/助理則是這一管理體制運行的具體執(zhí)行者，他的作用也將更加重要。未來，市場對于行政秘書/助理的需求仍將持續(xù)走俏，在這樣的大背景下，具備良好的組織能力和溝通能力，專業(yè)知識扎實，具備一定工作經(jīng)驗，精通外語應聘者將很受市場青睞，薪酬水平也將令人羨慕。

　　職業(yè)晉升

　　一般來說，行政助理/行政秘書在本行業(yè)積累一定的工作經(jīng)驗后，可以晉升為行政主管或者部門主管，但這個過程可能比較緩慢。也有部分人轉(zhuǎn)行，憑借自己積累的工作經(jīng)驗和業(yè)務上的關系，進入銷售領域。

　　教育背景

　　一般要求文科類專業(yè)大專以上學歷，大型企業(yè)或外資企業(yè)則要求本科以上學歷

　　入行經(jīng)驗

　　一般要求1年以上管理工作經(jīng)驗，部分大型企業(yè)或外資企業(yè)則要求3年以上工作經(jīng)驗

　　核心課程

　　管理學、市場經(jīng)濟學、人力資源學、組織行為學等相關課程

　　培訓及認證

　　國家勞動和社會保障部職業(yè)技能鑒定中心組織的秘書職業(yè)資格考試一般每年舉辦兩次,分別為初級、中級、高級，并分為秘書及涉外秘書兩大類。

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