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  • 會議紀要應該怎么寫

    時間:2020-12-17 16:07:08 會議紀要 我要投稿

    會議紀要應該怎么寫

      會議紀要是反映會議基本情況、重要精神和議定事項,并要求有關單位執行的一種紀實性文體。起草各類會議紀要是辦公室的基本職能之一,也是文秘人員的一項基礎性、經常性工作。根據筆者的經驗,寫好會議紀要需要做好以下幾方面的工作。

      一、預測會議內容

      凡事預則立,不預則廢。會前對參會人員和研究議題有一個大致的了解,對起草會議紀要有很大的幫助。

      (一)根據參會人員預測會議內容。會議記錄人應在會前弄清楚會議研究的議題,再根據會議召集人、主要匯報人的職務、哪些部門負責人參加本議題的研究等情況,大致推測會議將做出什么樣的決策,這樣就對會議有了一個整體的把握,便于做好會議記錄。特別是對沒有書面匯報材料的會議,這種推測顯得尤為重要。

      (二)根據會議材料預測討論焦點。如果記錄人有書面匯報材料,應該在會前快速瀏覽材料內容,弄清楚匯報單位提出的具體請求或建議。一般來說,匯報單位請求解決的具體困難和問題往往就是會議討論的重點,會議最后一般都會對這些內容進行總結,即最后“拍板”。會前對這些內容有所了解,會中就可以有針對性地進行重點記錄。

      二、做好會議記錄

      會議記錄是會議紀要的初稿,好的會議記錄稍做加工就可以作為會議紀要。因此,做好會議記錄對于寫好會議紀要十分重要。

      (一)突出重點記錄。一般情況下,每個議題討論到最后,會議召集人都會做總結性發言。這個發言是在歸納會議討論情況,形成一致意見基礎上做出的會議結論,也是會議紀要的主要內容,要盡可能一字不漏地記錄下來。同時,對于某項工作,分管副職的發言往往操作性很強,對于落實會議精神十分重要,也要重點記錄。

      (二)有針對性記錄。無論什么工作,上會研究時都會有需要解決的具體問題。記錄時要注意記清楚每個人的發言中關于這些問題的具體表態。如:某項工作由誰牽頭,哪些單位配合;給哪個單位或部門多少錢,什么名目,怎么使用,等等。這些內容往往是會議紀要的核心內容,要嚴格按照主要負責人的原話記錄,做到一字不差。

      (三)注重細節記錄。會議討論階段,大家就某個具體問題紛紛發表意見,會議召集人可能會對某位同志的某個觀點表示明確的贊成或反對。這些意見中特別是涉及到具體工作措施、人員分配、經費安排等問題的,不管會議總結時是否再次提到,都應該把這些細節問題記錄清楚,寫進會議紀要。

      三、會后擬稿

      會議紀要有其規范的格式,在擬稿時,除了要抓住中心、突出重點、條理清晰、語言精煉以外,還要注意文體格式和語言規范。一般來說,會議紀要包括標題和正文兩部分,每一部分都有相對固定的寫作格式。

      (一)標題的寫法

      會議紀要的標題有“單標題”和“雙標題”兩種,以“單標題”居多。

      1.單標題的寫法。最常用的標題寫法是由“單位+會議名稱+文種類別(紀要)”組成。如“XX市人民政府關于提高城鄉居民最低生活保障標準的會議紀要”;有的會議也可用會議地點作標題,如“兩型社會建設長沙會議紀要”;有時也可把會議的主要內容在標題里揭示出來,類似文件標題,如“關于長、株、潭三市統一電話區號的會議紀要”、“關于落實省委領導同志批示做好XX文物保護工作的會議紀要”。

      2.雙標題的寫法。這種紀要一般有正副兩個標題,正標題概括會議主題,副標題與單標題的寫法相同,由“會議名稱+文種”組成。如:“在比較中找差距——XX現場會議紀要”。

      (二)正文的寫法

      會議紀要正文一般分為導言和主體兩個部分。導言部分概述會議基本情況,主體部分記述會議內容。

      1.導言部分的寫法。導言概述會議基本情況,包括會議時間、會期、會址、主持人、出席人、列席人等。具體寫法常見的有兩種:一是平列式。將會議的時間、地點、主持人、出席人、列席人、記錄人等基本情況采用分條列出的寫法,每項內容作一個自然段列出。有時“主持人”可以不列,“出席人”中的第一個人即為主持人;“列席人”也根據會議具體情況,有的會議沒有列席人。二是魚貫式。將會議的`基本情況作為一個自然段,簡要描述一些會議背景及會議的基本情況,描述的內容與前一種寫法相同,使人看后能對會議有整體的了解。這種寫法一般將出席會議單位寫在導言部分,具體與會人員的姓名寫在正文之后。

      2.主體部分的寫法。這部分主要是寫會議精神和議定事項,是紀要的主要部分,常見的寫法有三種:一是條文式寫法。以會議召集人的總結發言為基礎,將會議議定事項分成幾條具體意見寫出來。如:同意開展什么工作,給多少資金,由哪個部門負責(有時還需要點名由誰牽頭),工作中要注意哪幾個問題,等等。辦公會議紀要、工作會議紀要多用這種寫法。二是綜述式寫法。即把會議的主要內容分成幾個部分,分別加上標號或小標題,分項來寫。這種寫法側重于橫向分析闡述,常常包括對目的、意義、現狀的分析,以及目標、任務、政策措施等的闡述,對問題的分析比較全面、透徹,有一定的理論指導意義。這種紀要一般用于需要基層全面領會、深入貫徹落實的重大會議。三是摘記式寫法。這種寫法是把會議中具有典型性、代表性的發言加以整理,提煉出內容要點和精神實質,然后按照發言順序或邏輯順序分別闡述。這種寫法能夠如實反映與會人員的意見。一般來說,重要的座談會或需要了解與會人員不同意見的會議紀要,可采用這種寫法。

      (三)其他注意事項

      會議紀要的稱謂有特殊性,一般采用第三人稱寫法。會議紀要以整個會議的名義表述,反映的是與會人員的集體意志,必須概括會議的共同決定,常以“會議”作為表述主體,如“會議認為”、“會議指出”、“會議決定”、“會議要求”、“會議號召”、“與會代表一致表示”等。凡沒有形成一致意見的問題,則需要分別論述并寫明分歧所在。由于會議紀要不可能全面記述所研究事項的各個方面,加上隨著時間的推移,所研究的事情也會發生變化,因此,如果會議同意某件事情,一般采用“原則同意……”的寫法。涉及具體工作時,不管領導是否強調,一般都加上“依法按程序辦理”、“按程序報批”等內容。同時,會議紀要還應注意如實反映會議內容,不講究語言的華美和結構的精巧,不能離開會議實際搞再創作,不能人為拔高、深化和填平補齊。

      此外,如果是需要下發并要求下級單位貫徹執行的會議紀要,一般還應有文號。文號寫在標題的正下方,由年份、序號組成,用阿拉伯數字全稱標出,并用“【】”括入,如:【2013】7號。辦公會議紀要對文號一般沒有必須的要求,但是在辦公例會中一般要有文號,如“第XX期”、“第XX次”,寫在標題的正下方。會議紀要的時間可以寫在標題的下方,也可以寫在正文的右下方主辦單位的下面,用漢字寫明年、月、日,如“二○一三年三月二十九日”。會議紀要一般不加蓋公章,發送單位和印數根據會議實際情況確定。

      會議議定事項是本單位、本地區、本系統開展工作的依據。好的會議紀要應該具備及時性、準確性、合法性和可操作性等特點。每個辦公室人員都應該掌握起草會議紀要的基本技能。

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