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團(tuán)體董事會(huì)會(huì)議紀(jì)要
根據(jù)公司法的規(guī)定，有限責(zé)任公司或股份有限公司在召開董事會(huì)會(huì)議時(shí)，應(yīng)就會(huì)議情況作出會(huì)議記錄。該記錄應(yīng)由出席董事會(huì)的董事簽字，并由公司存檔保存。但在實(shí)踐中，我們發(fā)現(xiàn)有較多的公司董事會(huì)會(huì)議記錄實(shí)際上只是對(duì)董事會(huì)會(huì)議的一個(gè)流水帳，僅記錄議題、發(fā)言人、討論的情況，對(duì)于最后會(huì)議的結(jié)果沒有明確的記載。
董事會(huì)會(huì)議的紀(jì)錄可以分為三類：一是決定性意見，即對(duì)相關(guān)議題作出決定;二是指導(dǎo)性意見，即對(duì)相關(guān)議題所述事項(xiàng)的執(zhí)行提供指導(dǎo)性意見;三是其他類型的意見，如對(duì)公司總經(jīng)理(經(jīng)營(yíng)層)的褒獎(jiǎng)、肯定或批評(píng)等意見。
因此，作為記錄董事會(huì)會(huì)議結(jié)果的會(huì)議記錄及決議應(yīng)分別三種意見進(jìn)行對(duì)相關(guān)事項(xiàng)的結(jié)果作出記錄。
對(duì)于董事會(huì)會(huì)議的決定性意見一般應(yīng)由董事會(huì)決議的形式作成。但在實(shí)踐中，對(duì)于不需要進(jìn)行決議的事項(xiàng)，其決定性意見應(yīng)在記錄中記載。同時(shí)，董事會(huì)會(huì)議記錄還應(yīng)記載會(huì)議對(duì)相關(guān)議題的指導(dǎo)性意見。
一般地，董事會(huì)會(huì)議記錄可以稱之為“會(huì)議記錄”或“會(huì)議紀(jì)要”。由于董事會(huì)雖為常設(shè)機(jī)構(gòu)，但其成員一般并非全部是專職人員，在董事會(huì)會(huì)議期間，應(yīng)對(duì)公司總經(jīng)理在董事會(huì)會(huì)議閉會(huì)期間的工作作出安排與指導(dǎo)。此類安排或指導(dǎo)即通過會(huì)議記錄或會(huì)議紀(jì)要的形式予以確定。
現(xiàn)就董事會(huì)會(huì)議記錄制作過程中的一點(diǎn)想法簡(jiǎn)述如下：
一、董事會(huì)會(huì)議記錄的結(jié)構(gòu)
董事會(huì)會(huì)議記錄一般應(yīng)分為前部、正文、簽字三部分，試對(duì)該三部分分析進(jìn)行分析：
1、前部。在董事會(huì)會(huì)議記錄的前部中，一般應(yīng)明確本次會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、出席會(huì)議的董事、未出席的董事、會(huì)議議題。同時(shí)還應(yīng)明確列席會(huì)議的人員。有的記錄中還在前部明確記錄人員，但由于董事會(huì)會(huì)議記錄是須由出席董事簽字確認(rèn)的，因此，記錄人員并非前部中的必須內(nèi)容。
當(dāng)然，在前部中如能明確董事會(huì)召集人發(fā)出會(huì)議召集通知的時(shí)間，將更有利于明確本次會(huì)議是否符合公司法或公司章程對(duì)會(huì)議通知提前時(shí)間的規(guī)定。
對(duì)于未出席人員的記載應(yīng)區(qū)別兩種不同情況分別記載，一種是董事雖未出席，但已委托其他董事或其他人員出席，在此情況下，應(yīng)明確該出席的實(shí)際姓名及其所代表的董事姓名。還有一種是董事未親自出席，也未委托他人出席的。對(duì)于前一種情況，應(yīng)視為該董事出席本次董事會(huì)會(huì)議。而后一種情況即缺席，應(yīng)根據(jù)公司法或公司章程的規(guī)定承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。對(duì)于缺席董事，在對(duì)會(huì)議表決相關(guān)事項(xiàng)過程，一般應(yīng)視為棄權(quán)，除非其有書面文件明確表明對(duì)相關(guān)議題的不同意見。
董事會(huì)會(huì)議記錄中應(yīng)明確本次會(huì)議所議議題。根據(jù)公司法規(guī)定，對(duì)于未在會(huì)議通知中明確的議題，董事會(huì)會(huì)議不得作出決議。
2、正文部分
正文部分一般應(yīng)按照所議議題的先后順序記錄。對(duì)于每一議題應(yīng)分別記錄會(huì)議情況。首先，應(yīng)以審議相關(guān)議題作為標(biāo)題;其次應(yīng)明確發(fā)言人以及會(huì)議審議的基本情況。當(dāng)然，對(duì)于會(huì)議過程中各董事發(fā)言的要點(diǎn)應(yīng)合并為董事會(huì)會(huì)議的要點(diǎn)。
根據(jù)公司治理結(jié)構(gòu)的一般原則，應(yīng)由公司總經(jīng)理向董事會(huì)匯報(bào)工作。但在實(shí)踐中，由于會(huì)議議題繁雜，總經(jīng)理可能會(huì)委托公司經(jīng)營(yíng)層中的其他人員進(jìn)行匯報(bào)。因此，在會(huì)議記錄中一般應(yīng)明確發(fā)言人。
有的會(huì)議記錄明確記載董事討論的具體情況，對(duì)此，我們認(rèn)為，對(duì)于董事的意見應(yīng)綜合記載。董事會(huì)為一個(gè)集體決策機(jī)構(gòu)，單一董事不能也不應(yīng)代表董事會(huì)對(duì)所議事項(xiàng)作出決定。因此，在會(huì)議過程中，任何單一董事提出的意見或要求，一旦為其他董事確認(rèn)，即應(yīng)作為會(huì)議的結(jié)果予以記載。對(duì)于單一董事提出的意見或要求未被其他董事認(rèn)可的，原則上不予記載，除非該董事明確要求將其意見保留。在此情況下，對(duì)所議事項(xiàng)如需表決的，則該董事的意見不應(yīng)作為棄權(quán)或反對(duì)的表決予以記載。
3、尾部
在會(huì)議記錄的尾部，應(yīng)當(dāng)明確董事的簽署。對(duì)于缺席董事可以不列名，而對(duì)于委托他人出席會(huì)議的，應(yīng)寫明董事姓名及受托人的姓名，并將委托書與該會(huì)議記錄一并存檔。
二、董事會(huì)會(huì)議記錄的用語(yǔ)
在制作董事會(huì)會(huì)議記錄中，應(yīng)始終體現(xiàn)董事會(huì)作為公司治理結(jié)構(gòu)中的重要環(huán)節(jié)。同時(shí)明確公司的三級(jí)管理體制，總經(jīng)理為董事會(huì)領(lǐng)導(dǎo)下負(fù)責(zé)日常經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的機(jī)構(gòu)。
根據(jù)不同的意見類型，試就關(guān)鍵用語(yǔ)分述如下：
1、決定性意見
對(duì)于決定性意見，一般應(yīng)采用“同意”、“批準(zhǔn)”、“決定”等字眼。對(duì)于決定性事項(xiàng)，一旦董事會(huì)會(huì)議通過該事項(xiàng)，應(yīng)作成相應(yīng)的董事會(huì)決議，以便公司經(jīng)營(yíng)層予以執(zhí)行。
2、指導(dǎo)性意見
董事會(huì)會(huì)議對(duì)所議事項(xiàng)提出指導(dǎo)的，一般應(yīng)采用“要求”、“責(zé)成”的字樣。從公司治理結(jié)構(gòu)的角度而言，董事會(huì)為公司總經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)者，因此，有權(quán)要求總經(jīng)理采取相應(yīng)措施或?qū)嵤┠承┬袨椤?shí)踐中，有相當(dāng)多的會(huì)議記錄，對(duì)于董事會(huì)會(huì)議提出的指導(dǎo)性意見采用“建議”的字眼。我們認(rèn)為，董事會(huì)建議總經(jīng)理采取某種行為的提法是不符合公司治理結(jié)構(gòu)的層次性規(guī)定的。
3、其他意見
董事會(huì)會(huì)議如果對(duì)公司總經(jīng)理的經(jīng)營(yíng)管理工作表示滿意，采用精神方面的嘉獎(jiǎng)的，則應(yīng)采用“肯定”、“滿意”等字眼。如果董事會(huì)會(huì)議對(duì)公司總經(jīng)理的經(jīng)營(yíng)管理工作不甚滿意，要求其進(jìn)一步加強(qiáng)的，則應(yīng)對(duì)公司總經(jīng)理提出指導(dǎo)性意見，如采用“會(huì)議要求公司總經(jīng)理繼續(xù)加強(qiáng)……”的字眼。
總體而言，會(huì)議記錄的用語(yǔ)必須體現(xiàn)董事會(huì)對(duì)公司總經(jīng)理的絕對(duì)領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系。其用語(yǔ)必須體現(xiàn)這一原則。同時(shí)，董事會(huì)會(huì)議記錄是對(duì)公司總經(jīng)理在董事會(huì)休會(huì)期間的工作的一種指導(dǎo)，因此，其用語(yǔ)應(yīng)盡可能采用明確的態(tài)度，不宜采用模棱兩可的詞語(yǔ)。
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