怎樣做好會議記錄和會議紀要
第一部分：會議記錄
會議記錄是會議文書之一。它是開會時由負責記錄的人員當場把會議的基本情況和會議上的報告、討論的問題、發(fā)言、決議等內容記錄下來的書面材料。一般用于比較重要和正式的會議。
一、記錄會議的組織情況、應寫明
1.會議的名稱;
2.開會的時間;
3.開會的地點;
4.出缺席和列席人員;
5.主持人的姓名;
6.記錄人的姓名;
7.備注;有些會議還要寫清楚會議的起止時間(年、月、日)。
二、記錄會議的內容，會議記錄的重要組成部分
1.要寫明發(fā)言人的姓名，發(fā)言的內容，包括討論的內容，提出的建議，通過的決議等。必要時，還要記下表決情況(如全體通過或多少人同意，多少人異議，多少人棄權)。
2.記錄還要記下會議的有關動態(tài)。如發(fā)言中的插話、笑聲、掌聲，臨時中斷以及會場重要情況等等。
3.會議結束，記錄完了，就要另起一行寫“散會”兩字。重要的會議記錄，要有主持人和記錄人在正文結尾右下方簽字。
三、會議記錄的寫作要求。
1.會議記錄要求準確、真實、清楚、完整。記錄人員應當有高度的政治責任心，以嚴肅認真的態(tài)度忠實記錄發(fā)言人的原意，重要的意思應記原話，不得任意取舍增刪。會議的'主要情況，發(fā)言的主要內容和意見，必須記錄完整，不要遺漏。記錄字體力求清晰易認，不要過于潦草，不要使用自造的簡稱或文字。
2.會議記錄的格式。
會議組織情況：要寫明會議名稱、屆數或次數、時間、地點、出席人、列席人、缺席人(包括缺席原因)、主持人、記錄人等。
會議內容：由會議議程、議題、討論過程、發(fā)言內容、決定事項等組成。會議記錄的結尾沒有固有程式，標?quot;散會\”、\”結束\”、\”完\”等均可。
會議記錄使用的工具：會議記錄可采用統(tǒng)一制發(fā)的會議記錄本或記錄紙。使用灌注有藍墨水的鋼筆或經國家檔案局鑒定可用于檔案書寫的圓珠筆，這種圓珠筆芯上標有\(zhòng)”DA\”(\”檔案的拼音字頭)標記。
四、會議記錄的技巧。
一般說來，有四條：一快、二要、三省、四代。
一快，即書寫運筆要快，記得快。字要寫得小一些、輕一點，多寫連筆字。要順著肘、手的自然去勢，斜一點寫。
二要，即擇要而記。就記錄一次會議來說，要圍繞會議議題、會議主持人和主要領導同志發(fā)言的中心思想，與會者的不同意見或有爭議的問題、結論性意見、決定或決議等作記錄，就記錄一個人的發(fā)言來說，要記其發(fā)言要點、主要論據和結論，論證過程可以不記。就記一句話來說，要記這句話的中心詞，修飾語一般可以不 記。要注意上下句子的連貫性、可訊性，一篇好的記錄應當獨立成篇。
三省，即在記錄中正確使用省略法。如使用簡稱、簡化詞語和統(tǒng)稱。省略詞語和句子中的附加成分，比如\”但是\”只記\”但\”，省略較長的成語、俗語、熟悉的詞組，句子的后半部分，畫一曲線代替，省略引文，記下起止句或起止詞即可，會后查補。
四代，即用較為簡便的寫法代替復雜的寫法。一可用姓代替全名，二可用筆畫少易寫的同音字代替筆畫多難寫的字;三可用一些數字和國際上通用的符號代替文字;四可用漢語拼音代替生詞難字;五可用外語符號代替某些詞匯，等等。但在整理和印發(fā)會議記錄時，均應按規(guī)范要求辦理。
第二部分：會議紀要
會議紀要是會議記錄的一種再加工，是記載和表達會議主要精神和議定事項的文稿。寫好會議紀要應把握三個要點:
一、注意會議記錄的整理
注意“去粗留精”，把握側重點。會議紀要應該抓住會議的中心議題，側重表達大家已經取得一致的或基本一致的意見。
(一)圍繞會議研究的中心議題“取精”。抓住了會議研究和解決的主要問題，就抓住了寫會議紀要的“綱”。會議討論中可能附帶牽涉到其他一些問題，如果沒有實質性內容，就應避而不談或者談而從簡。有時會議的中心議題不十分明確，或一個會議同時討論多個議題，且難分主次。遇到這種情況，應把難分主次的幾個問題視為一個中心議題中的幾個子議題，放在基本同等的位置上，分題歸納整理，寫成“一、關于xxx問題”、“二、關于xxx問題”等。
(二)圍繞與會人員取得的一致意見“取精”。與會人員在討論中心議題時，往往看法不完全一致，或者很不一致。遇到這種情況，起草人員應該對各種意見認真研究，歸納整理出完全一致或基本一致的意見。對少數人提出的意見，如果沒有被會議否定，或者說符合會議的宗旨，也應該采納。如果有些意見分歧較大，沒有能夠統(tǒng)一認識，就不應寫入紀要中去。當然，有些帶學術性、研究性的會議所形成的紀要，不同的甚至是相反的觀點，也可以寫上去，但應寫明是多數人的看法還是少數人的看法。
(三)圍繞會議主持人的總結性講話“取精”。一般在會議結束時，主持人會進行總結性講話，對需決定的事項進行“拍板”，這是寫入會議紀要的最好材料，也是最需要抓住的“綱”。
表達決定的事項，注意 “滴水不漏”，把握相關點。表述議定事項最重要的是注意“三性”，把住相關點。
(一)注意語言表達的準確性，防止產生歧義。要注意用語準確，講究文法，避免在文字上產生歧義。對敏感問題表達不準，就很容易引起歧議，甚至造成新的矛盾。
(二)注意重要決定的依據性，防止互相矛盾。有的會議決定與相關的政策或規(guī)定存在某種矛盾。只要不是正面 "碰撞"，起草人員就應該在查找有關依據、研究有關類似問題的基礎上，選擇恰當的表達方式，注意文字處理上的技巧，以盡量避免矛盾。
(三)注意付諸實施的可行性，防止影響操作。會議紀要表述議定事項須注意可行性，務必切合實際，力求具體、明白。
二、寫作的方法和體式
(一)注意“從實際出發(fā)”，把握基本點
會議紀要的標題最基本的形式:一是會議名稱與文種的組合，如“臨滄供電局辦公會議紀要”;二是召集會議單位名稱、會議內容與文種三者的組合，如“臨滄供電局討論xx工程會議紀要";三是有的固定形式的會議，如黨委會、黨政聯(lián)席會、部門會議等，也可以直接用會議的次數與文種的組合，如“第十次黨委會議紀要”。
(二)會議紀要的具體內容，一般可由兩部分組成，即會議概況部分和正文部分。會議概況主要是寫主持開會的單位、會議名稱、時間、地點、參加人員 (出席人、列席人)及會議研究的中心議題等。概況應力求簡要，有時可以只寫上述方面的部分內容。參加會議人員也可以在正文后面獨立成段。一般幾個單位聯(lián)合開會的紀要和黨委會、政府辦公會的紀要，都適宜這種形式。
(三)會議紀要正文部分的基本寫作方法，一般采取以下幾種:一是分專題歸納法。即把討論議定的幾個問題，劃分為幾個專題，用小標題加以歸納。二是分層次歸納法。一般只有一個議題討論后形成的決定，可以采用這種辦法，把議定事項按內容分成若干層次寫清楚。可以在每段的首句寫“會議認為”、“會議同意”、“會議決定”、“會議要求”、“會議號召”等用語。三是分段落歸納法。就是把會議議定事項分成若干段，并明確標示出 “一”、“二”、“三”……而在每段的首句不另用一句話概括段意。
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