如何寫(xiě)好會(huì)議紀(jì)要
如何寫(xiě)好辦公會(huì)議紀(jì)要
《辦公會(huì)議紀(jì)要》,有書(shū)記辦公會(huì)議紀(jì)要,常委辦公會(huì)議紀(jì)要,市(縣)長(zhǎng)辦公會(huì)議紀(jì)要,局長(zhǎng)辦公會(huì)議紀(jì)要,等等,現(xiàn)在都有印好的文頭,各級(jí)機(jī)關(guān)使用的頻率較高,它是機(jī)關(guān)的常用文種。辦公廳(室)工作人員,尤其是文秘人員,寫(xiě)好《辦公會(huì)議紀(jì)要》是一項(xiàng)必備的知識(shí)與技能。
《辦公會(huì)議紀(jì)要》的寫(xiě)法,大體分為兩個(gè)部分:
第一部分是開(kāi)頭,這部分主要寫(xiě)明六項(xiàng):
1、時(shí)間,即開(kāi)會(huì)的日期;
2、地點(diǎn),即召開(kāi)會(huì)議的所在地點(diǎn);
3、主持人,即主持召開(kāi)會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)人;
4、參加人員,包括正式參會(huì)人員和列席會(huì)議人員及其身份(職務(wù)或職稱(chēng));
5、記錄人;
6、事項(xiàng),直寫(xiě)題目,如關(guān)于××事或××問(wèn)題,會(huì)議同時(shí)研究幾件事的,則寫(xiě):①關(guān)于××事;②關(guān)于XX事等。開(kāi)頭部分一般應(yīng)包括這六項(xiàng),若有與會(huì)議事項(xiàng)有關(guān)的活動(dòng),如會(huì)前看電視或察看現(xiàn)場(chǎng),應(yīng)在開(kāi)頭部分中作為增加的一項(xiàng),并作簡(jiǎn)要說(shuō)明,因?yàn)檫@種活動(dòng)與會(huì)議的事項(xiàng)有關(guān)系。
第二部分是正文,是會(huì)議研究或決定某事項(xiàng)的內(nèi)容。
一般地要寫(xiě)明三個(gè)層次或四個(gè)層次:
1、該事項(xiàng)的情況介紹;
2、對(duì)該事項(xiàng)需要會(huì)議研究的問(wèn)題;
3、這些問(wèn)題研究解決的辦法和措施,以及落實(shí)有關(guān)方面的要求與責(zé)任;
4、存在的分歧,或不同意見(jiàn)的保留,或有某些方面的爭(zhēng)議。其中四個(gè)層次有就寫(xiě),沒(méi)有就不寫(xiě)。如果有兩件以上的事項(xiàng),相互又沒(méi)有直接關(guān)系的,那就一件事項(xiàng)一件事項(xiàng)寫(xiě)。第一件事項(xiàng)寫(xiě)完再寫(xiě)第二件,接著依次寫(xiě),避免混淆不清。
寫(xiě)作《辦公會(huì)議紀(jì)要》應(yīng)注意把握幾個(gè)問(wèn)題:
第一,要以會(huì)議記錄為基礎(chǔ)。紀(jì)要是由記錄產(chǎn)生的,記錄是紀(jì)要的原始材料。因此,在整理紀(jì)要前,記錄人要認(rèn)真地聽(tīng)取每個(gè)人的發(fā)言,把發(fā)言的內(nèi)容全部記下來(lái),重要的部分要將原話一字一句記下來(lái),必要時(shí)再問(wèn)發(fā)言人一下。也可征得領(lǐng)導(dǎo)同意,進(jìn)行錄音,防止漏記、錯(cuò)記。但紀(jì)要又不是記錄的全部重復(fù),而是記錄內(nèi)容的概括和提要。所以,記錄既要認(rèn)真記好,又要妥為保存。紀(jì)要的底稿要附上記錄,一并存入檔案。一旦紀(jì)要出了差錯(cuò),可以查對(duì)原始記錄。
第二,要以主持人的最后發(fā)言為準(zhǔn)。在會(huì)議研究過(guò)程中,各個(gè)人對(duì)事情的.看法、所提解決措施不可能完全一致。但整理紀(jì)要時(shí)應(yīng)“求同存異”,把共識(shí)的和一致的內(nèi)容歸納起來(lái),至于某些分歧和有爭(zhēng)議的內(nèi)容可以保留。一般說(shuō),主持人是領(lǐng)導(dǎo)人或是受領(lǐng)導(dǎo)人的委托者,他在最后發(fā)言時(shí)要?dú)w納共同的和不同的意見(jiàn),作為對(duì)某事項(xiàng)的結(jié)論。整理人應(yīng)以他的最后結(jié)論性發(fā)言為準(zhǔn),記入紀(jì)要,成為紀(jì)要的主要內(nèi)容。如果主持人認(rèn)為某些爭(zhēng)議需要記入紀(jì)要,整理時(shí)可列為紀(jì)要正文的最后一段。
第三,要遵循公文制作的制度和程序。會(huì)議紀(jì)要是公文的一種,所以,寫(xiě)《辦公會(huì)議紀(jì)要》要按照公文制作的制度 和程序進(jìn)行。一般情況下,先由秘書(shū)人員(通常是記錄人)整理,經(jīng)辦公廳(室)主任或秘書(shū)長(zhǎng)審核,再經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)。這里的簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)人是指主持會(huì)議者。如果主持會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)人外出,則送主要領(lǐng)導(dǎo)人或常務(wù)副職,或領(lǐng)導(dǎo)人授權(quán)的秘書(shū)長(zhǎng)。其他都要依照公文運(yùn)作程序辦理。
除此之外,因?yàn)椤掇k公會(huì)議紀(jì)要》的內(nèi)容,特別是定下來(lái)的措施、要求,是要各有關(guān)方面執(zhí)行的,為執(zhí)行起來(lái)方便,不發(fā)生歧義,所以,使用語(yǔ)言要明白、準(zhǔn)確,不能含混,一般采用直述的方法,不拐彎抹角,更不需要華麗的詞語(yǔ)。
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