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  • 商洽、紀要性公文的會議紀要

    時間:2020-11-25 12:52:57 會議紀要 我要投稿

    商洽、紀要性公文的會議紀要

      一、會議紀要的含義、特點和類型

    商洽、紀要性公文的會議紀要

      (一)會議紀要的含義

      行政公文和黨的機關公文,都以會議紀要為主要公文文種。

      《國家行政機關公文處理辦法》規定,會議紀要:

      適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

      《中國共產黨機關公文處理條例》規定,會議紀要:

      用于記載會議主要精神和議定事項。

      會議紀要容易和會議記錄相混淆,其實,二者有著本質的不同,主要體現在以下三個方面:

      首先,從文體性質上看,會議紀要是正式的公文文種,而會議記錄只是會議情況的記錄,只是原始材料,不是正式公文。

      其次,從內容上看,會議記錄無選擇性、提要性,會議上的情況都要一一記錄下來;而會議紀要有選擇性、提要性,不一定要包容會議的所有內容。

      其三,從形成的過程和時間方面看,會議記錄是隨著會議的進行過程同步產生的,而會議紀要則要在會議后期、甚至會議結束后通過選擇歸納、加工提煉之后才能形成。

      會議紀要通過記載會議基本情況、會議主要成果、會議議定事項,綜合概括性地反映會議的基本精神,以便與會單位統一認識,在會后貫徹落實。會議紀要基本上是下行文,但與會單位不一定是召集會議機關的下屬,有時是協作單位,所以它作為下行文是相對而言的。事實上,會議紀要有時要向上級機關呈報,有時向同級機關發送,有時向下級機關下發。

      (二)會議紀要的特點

      1.紀實性

      會議紀要是根據會議的宗旨、議程、決議等整理而成的公文,它是對會議基本情況的紀實。會議紀要的撰寫者,不能更動會議議定的事項,更不能隨意改動會議上達成的共識和形成的決定。除此之外,撰寫者也不能對會議內容進行評論。總之,會議紀要必須忠實反映會議的基本情況,傳達會議議定的事項和形成的決議。會議紀要的紀實性特點,使得它具有憑證作用和資料文獻價值。特別是一些重要的會議紀要,多年后還會作為人們確認那段歷史的依據 。

      2.概括性

      但是會議紀要并不是把會議的所有內容都原原本本地記錄下來,它要有所綜合、有所概括、有所選擇、有所強調。在一個會議上,與會代表的話題涉及面是寬泛的,觀點也是多種多樣的.,水平也是有高有低的,這些內容全部進入會議紀要,不現實也不必要。會議紀要重點說明會議的主要參加者,基本議程,與會者有哪些主要觀點,最后達成了什么共識,形成了什么決定或決議,就可以把會議的基本情況如實反映出來,不必像記流水帳一樣事無巨細一律照錄。所以,會議紀要需要在會議后期甚至會議結束之后通過概括整理才能寫出,而不像會議記錄那樣隨會議的進行自然而然地產生。

      3.指導性

      除憑證作用、資料作用之外,多數會議紀要具有指導工作的作用。它要傳達會議情況、會議精神,要求與會單位和相關部門以此為依據展開工作,落實會議的議定事項。

      二、會議紀要的分類

      會議的內容和目的不同,產生的會議紀要性質也有所不同。有人按會議類型的名目來稱呼會議紀要,將會議紀要分為辦公會紀要、專題會議紀要、經驗交流會紀要、學術會議紀要等等,這種分法重復了會議名稱,對寫作來說并無太大意義。我們根據會議是否作出決定或決議,是交流為主還是研討為主,將會議紀要分為決策型紀要、交流型紀要、研討型紀要三種類型,這三種不同類型的紀要,其寫法是很不相同的。

      (一)決策型紀要

      以會議形成的決定、決議或者議定事項為主要內容的會議紀要,稱為決策型紀要。這種會議紀要的特點是指導性強,會議上確定的工作重點,對工作的步驟、方法和措施的安排,都要求與會單位共同遵守或執行。這種會議紀要的內容有些類似于指示和安排工作的通知,只是發出的指導性意見不是由領導機關作出的,而是由會議討論議定的。這樣的會議紀要,除大家共同遵守的內容外,還常常會有一些工作分工,每個與會單位除完成共同任務之外,還要完成會議確定自己承擔的那些工作。如《關于改革北京、太原鐵路局管理體制的會議紀要》,就議定了成立北京鐵路管理局,下設北京、太原、天津、石家莊四個鐵路局,不再設鐵路分局。確定山西煤炭運輸主要由北京、太原及相關的鄭州鐵路局承擔,有一些具體的分工,并對各方如何協調工作進行了安排。由于最后議定的事項是與會單位的共識,這樣的指導性公文落實起來應該是比較順利的。

      (二)交流型會議紀要

      以思想溝通或情況交流為主要內容的會議紀要,屬于交流性會議紀要。它的主要特點是:以統一思想、達成原則共識或樹立學習榜樣為目的,而不布置具體工作,有明顯的思想引導性,但沒有明顯的工作指導性。一些理論務虛會、經驗交流會形成的會議紀要,大多屬于這種類型。這樣的會議紀要,往往多處采用“會議認為”的說法來表達會議在原則問題上達成的共識。或者將會議上介紹的先進經驗以及與會單位的評價、態度作為主要內容。

      (三)研討型會議紀要

      這種會議紀要的鮮明特點是并不以共識和議定事項為主要內容,而是以介紹各種不同的觀點和爭鳴情況為主。研討會和學術討論會的紀要多是這種類型。會議開完了,各家的觀點也發表過了,但是并沒有形成統一意見,當然更談不上確定什么議定事項,在這種情況下,仍然有必要發會議紀要,以便讓更多的人了解會議的情況,了解不同的觀點及其爭鳴過程。這對啟發和活躍思想,對百花齊放、百家爭鳴的學術空氣的形成是有促進作用的。

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