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職場中溝通達人的訓練秘籍
我跟Bryan都是念工程出身的。
會念工程，就是因為我們都不是極度活潑外向的人。 但離開學校后，我們卻都一直在做著跟專案管理相關的工作。 管理跟工程最大的差異，在于各類管理以及人的問題上，通常都沒有唯一解。 是不可能有個什么公式加減成除一番就得出最適答案，而必須透過常態的溝通與協調，來說服他人、整合意見、解決質疑、或是贏取共識。
很多書也常在講，一個專案經理在溝通上可能會占去他超過八成以上的時間。 可是讀工程出身的我們，溝通并不是天生的強項。 所以在這樣沖擊中，我們就只能想辦法自我調整，來讓工作能順利推展。
不過，這樣的自我調整，卻讓我們在專案工作十幾年下來，對溝通其實有些很不一樣的體悟。
很多人講到溝通，直覺想到的可能是要很會侃侃而談、把一群人逗得哈哈大笑，或最起碼說話要像主播一樣聲音清楚、抑揚頓挫等。 但我們發現一個對很多人而言可能是好消息的觀點：專案上的溝通，甚至整個職場上的溝通，其實不需要你外向、能不斷說話、能有一籮筐笑話、能跟所有人瞬間打成一片。 你也不需要像電視主持人一樣語調清澈、聲音甜美、滔滔不絕。 相反的，就算你是內向沉默的人，把握住幾個重點，你一樣能在職場上溝通無礙，并促成與他人的合作。
這些重點是什么呢?
1. 任何工作，先想利害關系人是誰，找出他們的關切議題，并主動出擊。
專案管理很重視管理「利害關系人」，也就是會因此專案執行后得益或遭于麻煩的那群人。 所以專案經理通常得在專案開始前推敲他們要什么，以此來爭取他們的支持。
職場跟專案是完全一樣的概念。 我們的工作其實都會影響很多人。 只是大部分人往往只重視老板或是客戶的需求。 但實際上，我們周圍有同事、上面有主管以及主管的主管、對外有客戶、對下有部屬。 這些人在工作上面就算跟我沒有直接的往來，也可能有間接上的影響。
舉例來說，小李想在內部推展一個他覺得不錯的電腦系統。 他若只思考老板希望要什么或這系統能對公司有什么好處，然后以此去說服別的部門一起參與，很可能會發現自己溝通了半天別人卻要不是沒興趣、不然就是配合得很消極。
但他若愿意從「其他同事」的角度思考一下，就會發現這一切其實很容易理解。 其他同事雖然可能同意這電腦系統很好，可是自己得多花時間輸入一些資料，必然也會因為工作量而害怕。 最終當然大家就不會多興奮的配合這件事。
若小李能一開始就理解這心情，思考這系統對當事人本身能帶來什么好處，并以此來做為溝通主干。 大家理解這件事情對自身的價值，自然就會有興趣想嘗試看看了。
所以溝通協調的第一步并不在話語上，而在于情勢的分析。 搞清楚周圍每個人對自己工作影響力的大小，以及他們要什么、關注什么資訊，后續才能發展出對的溝通策略來。
2. 規劃與準備讓你的論點有所依據
專案管理訓練讓我學到的另一個重點，在于老板交代工作后，先不要急著展開，而應該花些時間作思索一下整個情勢，并做出一個方便日后溝通用的規劃。 尤其在一些可能有爭議、誤解、或是需要協商之處，我們該盡量讓規劃詳盡——必須把心里想的事情，盡量視覺化的讓別人能輕易解讀。
這在各類工作上其實都很重要。 因為大部分涉及多人的工作其實沒有絕對的單一答案。 我們的作法與看法，必然會有些人無法理解。 他們可能是沒想得周全、可能是有所誤解、可能把狀況想的簡單，所以若我們只是口頭的去跟別人協調，希望別人照著自己的方案走，那可能兩邊毫無交集。 但若我們能提供一些書面的東西，并把工作規劃背后的原因交代清楚，大家就比較能聚焦，討論的進展也會加速的多。
舉例而言，小陳的某個工作一定得要隔壁部門派人支援。 小陳絕對不該空著手去找隔壁部門的主管來討論。 因為對方很可能不認為這工作有這么復雜，或是不覺得這工作有這么急迫。 但若小陳做了一些完整的分析，清楚解釋為何這工作非他們支援不可、也說明若無法獲得他們的支援狀況可能會變成如何、幾個對方可能會建議的其他選項又為何不可行。 準備各類的說明情境，并盡量圖表化、文字化、或視覺化，就能讓別人更容易理解他的論點。
別忘了，職場大部分人都很忙，唯有我們先讓別人知道自己有清楚想過這問題，并把各種狀況都事先分析過，別人才會認真以對。 而準備充分，并讓論述有所本，是溝通成敗的另一個起點。
3. 交換與平衡的能力
專案管理教大家另一個重點就是面對各類變化時，我們要從「專案金三角」上思考如何交換與平衡。 一般的工作也是一樣。 當碰到問題需要去與他人溝通協調時，我們也該優先想想有什么交換與平衡的方法。
這意思是，解決問題總是要付出代價。 你能付出什么代價? 你又打算付出什么代價? 我們永遠不該期待別人「純粹的好心」。 溝通與協商順利的關鍵，在于我們有能力給予別人一些價值。 這有時候是當下的交換，也可能是從長期累積的人際撲滿中取得。
舉例而言，小王今天臨時需要別人加班來協助自己，如果平時他對這些工作伙伴都不理不采或態度惡劣，臨時需要別人幫忙時，他不管費多大口舌別人可能都不會答應。 除非小王位階夠高，有權限給他們一些好處(如獎金或是假期)，再不然就是他平時就有跟大家培養好關系。
權限畢竟是可遇不可求的東西，所以一般人最好的做法就是平時多累積「人際樸滿」。 這并不是要你常花錢請人家吃飯喝酒、或天天買珍珠奶茶給大家，而是在工作上累積一些對他人的幫忙與讓步。
舉例而言，你知道你隔壁部門的同事最近在忙一個重要大客戶的案子。 他這案子跟自己雖然無關，可是你知道他需要采購某個重要的原料。 他從來沒接觸過這一塊，但剛好自己常往來的幾個廠商可能有提供類似的原料。 你某天在茶水間碰到他，就可跟他聊一下。 說自己曾經負責過類似的工作，手上有累積一些廠商資料，方不方便提供給他參考。 若你這分享對他有用，你就存了一些錢在人際撲滿中。 就算你是個口舌笨拙的人，以此方法累積人情，下次換你需要幫忙時，你去找他協商事情一定也會容易的多。
小結
雖然學習說話術對我們表達溝通會有加分，但在職場上要順利讓別人跟自己走在同樣的方向上，僅靠說話術與口語魅力是絕對不夠的。 必須要先理解別人的需求，讓自己的每次溝通都充分準備，并隨時思考如何能夠透過實質的利益來爭取別人的支持，甚至持續累計人際補滿的內容。 若能有意識的持續做這樣的事情，我們在職場上的溝通成功率自然會節節上升的!
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