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  • 五、通訊禮儀

    時間:2021-01-15 15:13:32 儀表禮儀 我要投稿

    五、通訊禮儀

    (一)打電話
        1、時間適度
       (1)通話時間。除有要事必須立即通知外,不要在他人的休息時間打電話。例如,上午7點之前、晚上10點之后以及午休時間等等。在用餐之時打電話,也不合適。給海外人士打電話,先要了解一下時差,不要不分晝夜,騷擾他人。打公務電話,要公事公辦,盡量避免在他人的私人時間,尤其是節假日去麻煩對方。有意識地避開對方的通話高峰時間、工作繁忙時間,這樣打電話的效果會更好。
       (2)通話長度。基本要求:以短為佳,寧短勿長。在電話禮儀里,有一條“三分鐘原則”,即發話人要自覺地、有意識地將每次通話的長度,限定在3分鐘之內。
       (3)體諒對方。如在開始通話時,先問一下對方,現在通話是否方便。倘若對方不方便,可約另外的時間。若通話時間較長,也要先征求一下對方意見,并在結束時略表歉意。在對方節假日、用餐、睡覺時,萬不得已打電話影響了別人,不僅要講清楚原因,還要說一聲“對不起” 。在上班時間內,一般情況下不要為了私事而長時間通話。
        2、內容簡練
       (1)事先準備。不要現說現想、缺少條理、丟三落四。
       (2)簡明扼要。問候完畢,即應開宗明義,直言主題,少講空話,不說廢話,不沒話找話,不吞吞吐吐,不東拉西扯。
       (3)適可而止。話說完了,要及時終止通話。由發話人終止通話,是電話禮儀的慣例之一,也是發話人的一項義務。發話人不放下電話,受話人一般是不能掛電話的'。
       3、表現文明
       (1)語言文明。要使用“再見”,要是少了這句禮貌用語,就會使終止通話顯得有些突如其來,并讓自己的待人以禮有始無終。另外使用“請”、“麻煩”、“勞駕”、“謝謝”等文明用語。
       (2)態度文明。對于受話人,不要態度粗暴無理,也不要阿諛奉承。電話若需要總機接轉,勿忘對總機的話務員問上一聲好,并且還要加上一聲“謝謝”。碰上要找的人不在,需要接聽電話之人代找,或代為轉告、留言時,態度都要文明有禮。通話時,電話忽然中斷,依禮需由發話人立即再撥,并說明原因,不要不了了之,或只等受話人一方打來電話。若撥錯了電話,應對接聽者表示歉意,不要一言不發,掛斷了事。
       (3)舉止文明。當眾撥打電話時,不要在通話時把話筒夾在脖子上,或是趴著、仰著、坐在桌子上,或是高架雙腿與人通話。撥號時,不要以筆代手,邊打邊吃。掛電話時要輕放,不要用力一摔,令對方“大驚失色”。通話不要“半途而廢”,或撥號時對方一再占線,要有耐心,不要拿電話機撒氣。
     
    (二)接電話
     
       1、本人受話
       (1)接聽及時。在電話禮儀中,有“鈴響不過三”的原則。接聽電話是否及時,反映著一個人待人接物的真實態度。電話鈴聲一旦響起,應盡快予以接聽。不要鈴響許久,甚至響過幾遍之后,才姍姍來遲。不過,鈴聲才響過一次,就拿起聽筒也顯得操之過急。在正常情況下,不允許不接聽他人打來的電話,尤其是“如約而來”的電話。因特殊原因,致使鈴響過久才接電話,須向發話人表示歉意,要先說“對不起”。
       (2)應對謙和。拿起話筒后,即應主動介紹自己:“您好,我是中原大橋分公司×××,請……”不要一聲不吭,故弄玄虛。在通話時,不論是何緣故,要聚精會神地接聽電話。不要心不在焉,或是把話筒置于一旁,任其“自言自語”。在通話過程中,要謙恭友好,不卑不亢,不要拿腔拿調。當通話因故暫時中斷后,要等候對方再撥進來,不要揚長而去,也不要為此而責怪對方。若接聽到誤撥進來的電話,要耐心向對方說明,如有可能,還要向對方提供幫助,或者為其代轉電話,不要為此勃然大怒,甚至出口傷人。
       (3)主次分明。在會晤重要客人或舉行會議期間有人打來電話,可向其說明原因,表示歉意,并再約一個具體時間,到時主動打電話過去。在接聽電話之時,適逢另一個電話打了進來,不要置之不理,可先對通話對象說明原因,請其勿掛電話,稍候片刻,然后立即接另一個電話,待接通之后,先請對方稍候,或過一會再打進來,然后再繼續剛才正打的電話。無論多么忙,都不要拔下電話線,對外界進行自我隔絕。
       (4)認真記錄。對電話通知,要詳細記錄,及時匯報。
       2、代接電話
       (1)熱情相助。接電話時,假如對方所找非己,不要口出不快,拒絕對方代找旁人的請求,尤其是不要對對方所找之人口有微辭,如果對方要找的人不在,應主動詢問“需要留一個口訊給他(她)嗎”?
       (2)尊重隱私。代接電話時,當發話人有求于己,要求轉達某事給某人,一定要嚴守口風,切勿隨意擴散,廣而告之,辜負了他人的信任。即使發話人要找的人就在附近,也不要大喊大叫,鬧得人人皆知。當別人通話時,不要“旁聽”,也不要插嘴。
       (3)記憶準確。若發話人要找的人不在,可向其說明后,問對方是否需要代為轉達,如對方有此請求時,即應相助于人。對發話人要求轉達的具體內容要認真做好筆錄,在對方講完之后,還要重復一遍。記錄電話,應包括單位、姓名、通話時間、通話內容要點、是否要求回電話、回電話時間等內容。
       (4)傳達及時。接聽尋找他人的電話時,先要弄明白“對方是誰”、“現在找誰”兩個問題。若對方不愿講第一個問題,可不必勉強。若對方要找的人不在,可先以實相告,再詢問對方“有什么事情?”若發話人所找的人就在附近,要立即去找,不要拖延。若答應發話人代為傳話,要盡快落實,不要置之腦后,除非萬不得己時,不要把自己代人轉達的內容,再托他人轉告。
     
    (三)移動通訊
     
       1、使用規范
       (1)方便他人為先。不要因為忘記交費而被停機,致使聯絡中斷。改換手機號碼之后,應盡早告訴辦公室及主要交往對象,以保證彼此聯絡的順暢。工作時間,不要隨便關機。因掉線、無電而有礙聯絡或暫停聯絡時,應及時說明,并向聯絡對象道歉。
       (2)遵守公共秩序。不要在公共場合,尤其是樓梯、電梯、路口、人行道等人來人往之處,旁若無人地使用移動通訊工具。不要在要求“保持寂靜”的公共場所,使用移動通訊工具大聲通話。必要時,如重要會議期間,應關機,或使之處于靜音狀態。在辦公室,盡量不要因私使用自己的移動通訊工具。
       (3)自覺維護安全。不要在駕駛汽車時使用手機。不要在病房、油庫等處使用移動通訊工具,避免發出的信號有礙治療,或引發火災、爆炸。
       (4)注意保密。使用移動通訊不能涉及黨和國家秘密。
       2、置放到位
       (1)常規位置。其一,是隨身攜帶的公文包之內。其二,是上衣口袋之內,尤其是上衣內袋之內。第一種位置更顯正規。
       (2)暫放位置。一是將其掛在腰帶之上,最好是穿外套時。二是與人坐在一起交談時,可將其暫放于不起眼之處,如手邊、身旁、背后等等,不要將其立于桌上。

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