職場郵件禮儀
職場郵件禮儀
電子郵件在給人們帶來方便的同時，也帶來了職場禮儀方面的新問題。我們都應當講究有關電子郵件的禮節，別讓電子郵件出笑話。電子郵件是職業信件的一種，而職業信件中是沒有不嚴肅的內容的。尤其在商業界，我們崇尚信譽、掌握時機及合作分工，信奉顧客至上，著重與顧客的溝通，以達成促銷、增產與營利的目的。但我們常忽視了有關電子郵件的禮節，一些邋遢懶散的習慣，不僅會引起員工的竊笑，更容易在顧客面前鬧笑話。在今天的許多公司里，電子郵件充斥著笑話、垃圾郵件和私人便條，與工作相關的內容反而不多。
1) 標題要提綱挈領，切忌使用含義不清、胡亂浪漫的標題，例如：“嘿！”或是“收著！”
添加郵件主題是電子郵件和信箋的主要不同之處，在主題欄里用短短的幾個字概括出整個郵件的內容，便于收件人權衡郵件的輕重緩急，分別處理。尤其是回復的信件，要重新添加、更換郵件主題是要格外注意的環節，最好寫上來自**公司的郵件，年、月、日以便對方一目了然又便于保留。
2) 電子郵件的文體格式應該類似于書面交談式的風格，開頭要有問候語，但問候語的.選擇比較自由，像“你好”、“Hi”，或者僅僅是一個簡單的稱呼，結尾也可隨意一些，比如“以后再談”、“祝你愉快”等；也可什么都不寫，直接注上自己的名字。但是，如果你寫的是一封較為正式的郵件，還是要用和正式的信箋一樣的文體。開頭要用“尊敬的”或者是“先生/女士，您好!”結尾要有祝福語，并使用“此致/敬禮!”這樣的格式。
3) 內容簡明扼要，針對需要回復及轉寄的電子郵件，要小心寫在電子郵件里的每一個字，每一句話。因為現在法律規定電子郵件也可以作為法律證據，是合法的，所以發電子郵件時要小心，如果對公司不利的，千萬不要寫上，如報價等。發郵件時一定要慎重，還要定期重新審查你發過的電子郵件，評估其對商業往來所產生的影響。
4) 一定要清理回復的內容。在美國加州有一位傳播學專家摩根女士曾舉例說：我最近收到一份電子郵件，其中包括了輾轉收送的十二個人之姓名，我實在沒有必要知道這些訊息。有一個妙方就是寄信時采匿名附件收信者(BC) 取代附件收信者(CC) 方式，或是在轉寄之前刪除一切無關緊要或重復的內容，例如：原件中摘要(memo to) 部分之主題、地址及日期等。
注意回答問題的技巧。當回件答復問題的時候，最好只把相關的問題抄到回件 ，然后附上答案。不要用自動應答鍵，那樣會把來件所有內容都包括到回件中﹔但也不要僅以「是的」二字回復，那樣太生硬了，而且讓讀的人摸不著頭腦。
5) 合宜地稱呼收件者，并且在信尾簽名。雖然電子郵件本身已標明了郵自哪方，寄與何人，但在郵件中注明收信者及寄件者大名乃是必須的禮節，包括在信件開頭尊稱收信者的姓名，在信尾也注明寄件者的姓名以及通訊地址、電話，以方便收信者未來與你的聯系。越是在大型的公司，你越是要注意在自己的郵件地址中注上自己的姓名，同時在郵件的結尾添加個人簽名欄。人們通常會把郵件轉發給過多的人，打開郵件箱你可能發現有一半的郵件是與你無關的，刪除它們費時費力，所以在轉發前要做一下整理，把郵件的數量控制在最小。條件允許的話要每天檢查自己的郵箱，及早回復郵件。重要郵件發出后要電話確認。另外，重要的機密和敏感的話題不要使用電子郵件，因為它不能保證嚴守機密。
6) 切忌全文使用英文大寫字母。這樣寫成的郵件太強勢，甚至暗示寄件人懶得使用正確的文法。畢竟，這仍是種文字溝通方式，遵守標準的文書規范是一種職業禮貌。
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