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怎樣發(fā)送電郵
1） 標題要提綱挈領(lǐng)，切忌使用含義不清、胡亂浪漫的標題，例如：“嘿！”或是“收著！”
添加郵件主題是電子郵件和信箋的主要不同之處，在主題欄里用短短的幾個字概括出整個郵件的內(nèi)容，便于收件人權(quán)衡郵件的輕重緩急，分別處理。尤其是回復(fù)的信件，要重新添加、更換郵件主題是要格外注意的環(huán)節(jié)，最好寫上來自**公司的郵件，年、月、日以便對方一目了然又便于保留。
2） 電子郵件的文體格式應(yīng)該類似于書面交談式的風格，開頭要有問候語，但問候語的選擇比較自由，像“你好”、“Hi”，或者僅僅是一個簡單的稱呼，結(jié)尾也可隨意一些，比如“以后再談”、“祝你愉快”等；也可什么都不寫，直接注上自己的名字。但是，如果你寫的是一封較為正式的郵件，還是要用和正式的信箋一樣的文體。開頭要用“尊敬的”或者是“先生/女士，您好！”結(jié)尾要有祝福語，并使用“此致/敬禮！”這樣的格式。
3） 內(nèi)容簡明扼要，針對需要回復(fù)及轉(zhuǎn)寄的電子郵件，要小心寫在電子郵件里的每一個字，每一句話。因為現(xiàn)在法律規(guī)定電子郵件也可以作為法律證據(jù)，是合法的，所以發(fā)電子郵件時要小心，如果對公司不利的，千萬不要寫上，如報價等。發(fā)郵件時一定要慎重，還要定期重新審查你發(fā)過的電子郵件，評估其對商業(yè)往來所產(chǎn)生的影響。
4） 一定要清理回復(fù)的內(nèi)容。在美國加州有一位傳播學專家摩根女士曾舉例說：我最近收到一份電子郵件，其中包括了輾轉(zhuǎn)收送的十二個人之姓名，我實在沒有必要知道這些訊息。有一個妙方就是寄信時采匿名附件收信者（BC） 取代附件收信者（CC） 方式，或是在轉(zhuǎn)寄之前刪除一切無關(guān)緊要或重復(fù)的內(nèi)容，例如：原件中摘要（memo to） 部分之主題、地址及日期等。
注意回答問題的技巧。當回件答復(fù)問題的時候，最好只把相關(guān)的問題抄到回件 ，然后附上答案。不要用自動應(yīng)答鍵，那樣會把來件所有內(nèi)容都包括到回件中﹔但也不要僅以「是的」二字回復(fù)，那樣太生硬了，而且讓讀的人摸不著頭腦。
5） 合宜地稱呼收件者，并且在信尾簽名。雖然電子郵件本身已標明了郵自哪方，寄與何人，但在郵件中注明收信者及寄件者大名乃是必須的禮節(jié)，包括在信件開頭尊稱收信者的姓名，在信尾也注明寄件者的姓名以及通訊地址、電話，以方便收信者未來與你的聯(lián)系。越是在大型的公司，你越是要注意在自己的郵件地址中注上自己的姓名，同時在郵件的結(jié)尾添加個人簽名欄。人們通常會把郵件轉(zhuǎn)發(fā)給過多的人，打開郵件箱你可能發(fā)現(xiàn)有一半的郵件是與你無關(guān)的，刪除它們費時費力，所以在轉(zhuǎn)發(fā)前要做一下整理，把郵件的數(shù)量控制在最小。條件允許的話要每天檢查自己的郵箱，及早回復(fù)郵件。重要郵件發(fā)出后要電話確認。另外，重要的機密和敏感的話題不要使用電子郵件，因為它不能保證嚴守機密。
6） 切忌全文使用英文大寫字母。這樣寫成的郵件太強勢，甚至暗示寄件人懶得使用正確的文法。畢竟，這仍是種文字溝通方式，遵守標準的文書規(guī)范是一種職業(yè)禮貌。
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