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留出4個郵件時段，工作大提速
寧歡今天有個緊急工作，需要為明天的討論會做準備，至少要拿出兩個比較完善的方案。準備方案不僅需要查閱很多資料，還得寫出書面報告、打印、裝訂，時間很緊迫。一上班，寧歡第一件事就是打開郵箱，果不其然，十多封新郵件等在那里，不過并沒有需要特別費心處理的事情。然而，等她把所有郵件看完，已經(jīng)過去四十分鐘了。
去趟洗手間，寧歡開始準備會議資料，可就在她剛剛進入狀態(tài)時，新郵件又來了，原來是同事向她詢問一個資料的問題。雖然事情不緊迫，但熱心的寧歡立刻開始尋找，終于在一個小時候內(nèi)找到了資料傳給同事。這個時候已經(jīng)到了午餐時間。好不容易到下午兩點，寧歡看完了資料，需要思考一下時，接二連三的郵件又跑了出來。就這樣斷斷續(xù)續(xù)思考著，寧歡在晚上七點多終于理清思路，開始撰寫文檔，再加上之后的一系列工作，看來她沒有多少休息的時間了。
寧歡這種是典型的電子郵件上癮癥患者。患有電子郵件上癮癥的人，通常會表現(xiàn)為：工作對電子郵件的依賴性很強；有定期檢查電子郵件的習(xí)慣；一有郵件馬上處理，不管是否緊急。事實上，那些郵件可能并不重要，遲一點接收處理甚至根本不看也并不會對工作有太大影響。但對電子郵件上癮的人卻將它視為第一要務(wù)，寧可為了這些價值不高的郵件耽誤工作，降低了效率。
其實，想減弱電子郵件對工作的負面影響，可以采取為自己打造電子郵件時間的策略。所謂電子郵件時間，就是專門用于處理郵件的時間，避免隨時隨地去處理新郵件帶來的浪費。在電子郵件時間外，禁止自己直接查看郵箱。如果工作不需要隨時上網(wǎng)，那么甚至可以采取非電子郵件時間斷網(wǎng)來保證自己有足夠時間處理正常工作。一般來說，你一天之中應(yīng)該設(shè)定四個電子郵件時間：
1、上班后的兩小時。
上班開始的兩個小時保證你能夠集中注意力處理最緊急的事情，避免把經(jīng)歷最充沛的時間浪費在處理瑣事上。兩個小時候，人開始變得疲倦，而這個時候正好看看郵箱里有什么新郵件，順便放松一下。
2、下午上班前半小時。
很多人都習(xí)慣在中午吃飯前發(fā)出一些工作指示，上班前看看有沒有需要你下午處理的任務(wù)，避免錯過一些緊急郵件。
3、下午三四點左右。
這是個非常適合與人溝通聯(lián)系的時間，所以你大可以在此時段發(fā)送各種郵件。
4、下班前。
在離開公司前看看有沒有什么新任務(wù)，沒有的話就可以放心走人了。
請放心，你不會錯過什么緊急郵件的。四次檢查油箱足以保證你不會耽誤那些所謂的加急工作。如果對方急需你的回應(yīng)，他會選擇和你電話聯(lián)絡(luò)。如果他還能等待，則說明這件事還沒有急到需要你放下手頭工作優(yōu)先處理的程度。
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