使用日程表讓你的工作變得更有效率

時間：2024-10-15 08:19:02 充電培訓我要投稿

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使用日程表讓你的工作變得更有效率

如何讓你的工作變的有效率，對于那些總是覺得自己工作時間不夠的人。或者覺得自己工作效率比較低的人總是希望能夠找到一個良好的方法讓自己的工作效率變的高昂。可是總是不得其法。提高工作量最終自己身體變得太疲憊。如何提高自己的工作效率呢？

使用一個詳細的日程表

更好地管理你的時間的首要任務是找出你現在支配時間的方式。使用一個日程表是完成此步驟最有效的方法。僅需嘗試一天，你會立即對你的時間到底去了哪里有了不可思議的洞察。該測量的舉動通常足以把你的無意識習慣提升到意識層面，如此你才有機會仔細檢視并改變它們。

此處是使用日程表的方法。一整天當你開始或完成某個活動時都把時間紀錄下來，可考慮使用秒表來記錄每個活動的時間間隔。你可以僅在工作時間使用這個方法，或是一整天都用。一天結束時，把這些時間段分類記錄到綜合類別中，然后找出你在每類活動中耗費時間的百分比。假如想把這事做徹底，可以持續做上一周，再計算你在每類活動中耗費的時間占總時間的百分比。要盡可能地詳盡：記下你在收發電子郵件、閱讀新聞組、網上沖浪、打電話、就餐、洗澡等等事情上分別花費了多少時間。當你從椅子上站起來的時候，可能就表示你該在日程表里添上一筆了。我通常每天結束時會有50—100個日程記錄。

你可能會驚訝地發現，你花在那些自認為是實質性工作的活動上只占了工作總時間的一小部分。有研究發現上班族每天在實質性工作上平均花費的時間為1.5小時。其余時間都耗在了社交、工間休息、就餐、與工作無關的交流、把文件挪來挪去，及其它許多與工作無關的事情上。全職上班族平均開始工作的時間是上午11點，而下午3點半左右就開始懈怠了。
分析你的結果

我第一次使用日程表時，我一周在辦公室花費了約60個小時，卻只完成了15個小時的實質性工作。即使在技術上看來我的效率已是上班族均值的兩倍，我仍為這個結果懊惱。另外45小時到哪去了？我的日程表清楚地顯示出時間在我無意識的狀態中流失——過分頻繁地檢查郵件、在那些實際上沒有必要的事情上苛求完美、通讀新聞、就餐時間過長、被其實可預防的干擾打斷等等。

計算你的個人效率比

當我察覺自己在辦公室里耗了60個小時，卻只完成了15個小時的實質性工作時，我開始自問一些有趣的問題。我的收入和成就感僅僅來自那15個小時，而不是我在辦公室耗費的所有時間。因此我決定開始記錄我的每日效率比，也即我在實質性工作上耗費的時間除以我在辦公室耗費的總時間。當我發現自己僅利用了25％的時間時這確實令我感覺糟透了。我同時認識到，僅僅延長工作時間是極其愚蠢的。

效率比＝實際工作時間/總的“工作時間”

用減少總時間推動效率提升

假如你曾經嘗試過約束自己去做那些你并不真正有動力去做的事情，你失敗的機率很大。這是當我試著約束自己去更努力地工作時的自然而然的結果。事實上，試圖更努力只會降低我的動力并讓我的“效率比”更低。因此我很不情愿地決定嘗試相反的方法。第二天我只允許自己在辦公室待上5個小時，而那天剩下的時間我不準自己再工作。哈，有趣的事情發生了，我肯定你能想象得到。我的大腦把工作時間當成了稀罕物，因為我持續工作了幾乎整整5個小時且效率比超過了90％。我在一周接下來的幾天里繼續這個實驗，于是這周在辦公室度過的30個小時當中，我完成了25小時的工作，效率比超過80％。因此我在把每周工作時間減少到30小時的同時還多出了10小時來做實質性工作。假如你的日程表顯示你的效率比十分低下，那就試著在一天中嚴格限制你的工作總時間，看看成果如何。一旦你的大腦認識到工作時間很緊迫，你突然間就會變得極有效率，因為你必須如此。當你有緊迫的時間限制時，你通常總能找出完成工作的辦法。而當你有充裕時間時，很容易就變得效率低下。

保持最高效率的同時逐漸增加工作總時間

在幾周的時間里，我能在保持自己的效率超過 80％的同時逐漸增加我的每周工作時間。迄今為止我保持這個習慣已有多年，一般每周約有40小時用來干實質性工作，同時只需在辦公室待上45小時。我覺得這對我來說太棒了。假如我試圖在辦公室待上更長時間，我的生產率就會飛速下降。最妙的是這個方法能讓我在最優化自己的工作效率的同時，也讓我在生活的其它領域得到極大的平衡。我使用這個方法使事業成效提升了三倍，并且仍有大量時間來追求個人愛好。

使用日程表是確保生產率最佳而不必增加工作時間的明智選擇。不過，日程表必須定期使用，才能產生這些優勢。我每3—6個月用一次日程表，多年來它讓我有了巨大的改變，總是讓我有新的杰出表現。假如太長時間不用日程表，我的生產率就會逐漸下降——因為我又恢復了那些無意識的浪費時間的習慣。你將如我一樣，發覺你對生產率的感受與你完成了多少實質性工作密切相關。當你感到自己的生產率低于想達到的目標，就利用日程表來提升你的意識和測量你的“效率比”，而后優化你的效率，直至生產率恢復如初。

記錄日程是一種高效且無需什么努力就能做到的方法，而它的長期回報是驚人的。

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