Excel 制作自動記錄的考勤表(3)

【簡 介】
　　單位傳統的考勤登記方式有工作量大、出錯幾率高、統計分析麻煩等特點，現在已經進入了信息時代，為何不用電腦來幫我們進行考勤呢？用Excel 2002制作簡單、快捷、準確的考勤表，你就能切身體會到信息時代的方便與快捷。

　　四、記錄出勤

　　選中待插入上下班時間的單元格，單擊同一行中的“上班”或“下班”按鈕即可。在單擊“上班”、“下班”按鈕時會返回很長一串數字，其實我們只需輸入諸如“13:30”這樣的時間即可。單擊“格式→單元格”菜單項，在彈出來的“單元格格式”對話框中點選“數字”選項卡，在分類框中點選“時間”，在“類型”框中點選“13:30”，最后單擊“確定”即可。

　　要把出勤記錄由公式結果轉換成具體的時間數值，否則當公式被重新計算后，其結果將更改。選中表中的所有數據單元格，單擊右鍵選擇“復制”，點選“編輯→選擇性粘貼”菜單項，在“選擇性粘貼”對話框中選中“數值”項，然后單擊“確定”。　　

　　五、統計結果

　　1.在日期行之后的單元格中依次輸入“遲到”、“早退”、“病假”、“事假”等需要統計的項目。并將這幾列中的單元格上下兩兩合并，使之對應于姓名行(如圖5)。

　

圖5 創建相關統計項目

　　2.單擊單元格Y2，然后鍵入公式“=COUNTIF(C2:X2,">8：30")”（這里假設上班時間為8:30），并按回車鍵，Z2單元格中便會出現選中員工所有遲于8:30上班的工作日天數。同理在Z2單元格中輸入公式“=COUNTIF(C3:X3,">17：00")”(假設下班時間為17:00)，并按回車鍵，Z2單元格中便會出現選中員工所有早于17:00下班的工作日天數。　　

　　3.單擊AB2單元格輸入公式“=COUNTIF(C2:X3,"事假")”，并按回車鍵確認，AB2單元格中便出現了選中員工本月的事假次數。　　

　　4.其他人的統計方法可以利用Excel的公式和相對引用功能來完成。　　

　　5.單擊“工具→選項”菜單項，在彈出的對話框中點選“重新計算”選項卡，并單擊“重算活動工作表”按鈕。這樣所有員工的考勤就全部統計出來了。