EXCEL技巧

時間：2024-08-22 12:16:59 充電培訓我要投稿

EXCEL兩則技巧

EXCEL正廣泛應用于數據管理，對大量數據而言，校對工作是令人頭痛的事。下面就說說怎樣校對。　　

　　語音校對
　　選中要進行校對的單元格區域，比如圖8中的A1：B5。依次單擊“工具”　“語音”　“顯示‘文本到語音’工具欄”，該工具欄就會出現在EXCEL編輯區中，單擊其中的第一個按鈕，EXCEL即可開始朗讀。你就能看著紙稿，聽著語音進行校對了。

　　需要說明的是，該項功能不會隨EXCEL 2003的默認安裝而安裝，首次使用時，系統會提示你添加，請按提示操作。如果你在安裝Office 2003時選擇了刪除備份文件，系統會提示你插入安裝盤。

　　圖8中的第二個按鈕是“停止”，當你發現有錯時，請及時單擊停止朗讀，以便進行修改；修改后再單擊第一個按鈕，校對又能繼續進行。事實上，很多人為了追求快速校對，按一下ESC鍵也可暫停朗讀，以便于修改。　　

　　單擊第三、四個按鈕，可設置按行進行校對還是按列進行校對。　　

　　快速校對 　　

　　專業的錄入員在操作EXCEL時，通常會采用快速校對的方法——重新輸入一遍，這對于他們而言雖然麻煩，但卻更快。　　

　　圖9是一張工資表示意圖。當然，一般的工資表列數都比較多，可將用于校對的列安排到后面去，要用時才讓其顯示出來。下面是具體的設置方法：

　　步驟一單擊“視圖”　“工具欄”　“窗體”，將窗體工具欄顯示出來，在U1單元格插入一個“組合框”。　　

　　步驟二在V4：V6單元格中輸入“基本工資”、“獎金”、“扣除”等內容，這里的內容一定要與工資表表頭即B3：D3中的內容保持一致。

　　步驟三右擊組合框，選擇“設置控制格式”　“控制”選項卡，在“數據源區域”后的文本框中輸入V4:V6，在“單元格鏈接”后輸入U1。今后，我們只要單擊組合框就能很方便地選擇到“基本工資”、“獎金”、“扣除”，同時，U1單元格中會自動填入1、2、3等數字。　　

　　步驟四在U3單元格中輸入函數 IF(T4=CHOOSE($U$1,B4,C4,D3),1,0) ，再用EXCEL的自動填充功能將其復制到U3下面的單元格中。　　

　　步驟五單擊組合框，選擇要對哪一項進行校對，比如“基本工資”；接著，在T4：T8單元格中將每人的基本工資重輸一遍，如果B4中的數據與T4中的數據相等，U4中會自動填入1以示正確，如不等，則自動填入0以示錯誤(如圖10)。　　

　　同理，如果用組合框選擇另一項，如“獎金”，U列中的函數會自動將T列的值與對應的C列的值進行比較并提示正誤。　　

　　對大量數據進行校對，這種方法的效率較高，可以集中重輸，集中修改。可能也有人會問，要是第二次也輸錯了怎么辦，其實，兩次都輸錯的幾率本就不高，更何況，只有兩次錯誤完全相同時，這種方法才會失效，這種幾率非常小。　　

　　一般地，工資表的欄目不會隨時發生變化，可將上述工作表制成模板，能大大提高工作效率。為使給出的出錯提示更加明顯，還可在U列設置條件格式，比如讓出錯信息顯示為紅色等，設置條件格式的方法：選中U4：U8單元格，單擊“格式”　“條件格式”，得到圖3對話框，可在圖3的上面一排三個框中分別選擇“單元格數值”、“等于”、“0”。接著單擊“格式”，打開的下一級對話框與對單元格式進行設置時的內容完全相同，可對符合條件的單元格數字設置字體、字號、下劃線……等，哪種最醒目就選擇哪一個。　

　　發放自如

　　有些工資表列數較多，我們不希望T、U、V等列占據有限的可視空間，還可將這幾列隨時進行隱藏或顯示。

　　步驟一用窗體工具欄插入兩個命令按鈕，將其分別改名為“開始”、“完畢”。

　　步驟二錄制與“開始”按鈕相關的宏，宏里只包含一步操作：隱藏F列至S列，然后將該宏指定給“開始”按鈕。　　

　　步驟三同理，錄制另一個宏，宏里包含的操作也只有一步：對剛隱藏的列取消隱藏屬性。今后，我們只要單擊“開始”按鈕，F列至S列就會隱藏，供校對的幾列就能顯示出來。校對完畢再單擊“完畢”按鈕，剛隱藏起來的列自動打開，將用于校對的幾列擠出視野。

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