為什么機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)對所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作具有監(jiān)督、指導(dǎo)職責(zé)?
《檔案法實(shí)施辦法》第九條第一款第四項(xiàng)規(guī)定，“監(jiān)督、指導(dǎo)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作。”機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織與所屬機(jī)構(gòu)存在上下隸屬的關(guān)系，對所屬機(jī)構(gòu)的管理就是由這種隸屬關(guān)系所決定的。這種管理不是社會管理，屬于單位內(nèi)部的管理。一個單位的管理涉及許多方面，檔案工作就是其中的一個方面。這些下屬機(jī)構(gòu)的檔案工作具有相對的獨(dú)立性，其檔案工作一般都自己負(fù)責(zé)，作為上級的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織并不代替所屬機(jī)構(gòu)具體的檔案工作，所要做的事是對檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。如果對所屬機(jī)構(gòu)檔案工作監(jiān)督不力，或者指導(dǎo)不當(dāng)，造成損失，那就是有關(guān)的作為上級的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)沒有履行好《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》規(guī)定的這一職責(zé)，是一種失職行為。
對國家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，為什么要定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交?
《檔案法》第十條第一款規(guī)定，“對國家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為己有”。在《檔案法》頒布以前，一些單位或個人以種種借口或不進(jìn)行立卷工作，或?qū)⒐珓?wù)活動中形成的文件材料據(jù)為己有，長期不進(jìn)行歸檔或拒絕歸檔，造成檔案文件的流失和損毀。特別是在機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位機(jī)構(gòu)發(fā)生變化時，因?yàn)槠綍r的文件材料歸檔工作做得不好，造成檔案文件遺失、損毀的案例舉不勝舉。
經(jīng)過整理和立卷的文件材料，如果不由本單位的檔案機(jī)構(gòu)或檔案工作人員集中管理將會產(chǎn)生什么樣的后果?
《檔案法實(shí)施辦法》第十二條對《檔案法》第十條的規(guī)定進(jìn)行了細(xì)化，規(guī)定“按照國家檔案局關(guān)于文件材料歸檔的規(guī)定，應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料由單位的文書或者業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)收集齊全，并進(jìn)行整理、立卷，定期交本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員集中管理，任何人都不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔”。實(shí)踐中，有些地方或單位由于沒有重視歸檔和檔案移交工作，一些工作人員將本單位一些重要的檔案文件長期放在個人手中，久而久之造成檔案的丟失，在需要利用檔案的時候，卻找不到這些檔案，由此給單位造成重大損失。也有些工作人員，將屬于國家所有的檔案文件材料視為個人財(cái)產(chǎn)，據(jù)為己有，有的甚至將拒不歸檔作為要挾單位的條件，在單位不能滿足個人私欲時，將個人手中的檔案文件私自出賣，給國家和單位造成無法彌補(bǔ)的損失。
什么是保密檔案?
所謂保密檔案是指記錄國家秘密的檔案。根據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》(以下簡稱《保密法》)第二條的規(guī)定，國家秘密是指“關(guān)系國家的安全和利益，依照法定程序確定，在一定時間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項(xiàng)。”
國家所有的檔案能夠進(jìn)行買賣嗎?
《檔案法》第十七條規(guī)定“禁止出賣屬于國家所有的檔案。”《檔案法實(shí)施辦法》第十八條規(guī)定，“屬于國家所有的檔案，任何組織和個人都不得出賣。”因此，國家所有的檔案不能進(jìn)行買賣。
為什么國家不嚴(yán)格禁止檔案所有者對非國家所有的但對國家和社會有保存價值的檔案或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案向檔案館以外的單位和個人買賣與贈送?
隨著改革開放和社會主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，對非國家所有的但對國家和社會有保存價值的檔案或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案，簡單地限制出賣不符合實(shí)際需要。應(yīng)當(dāng)是既要維護(hù)國家、社會的利益，也不要限制集體、公民對其檔案的所有權(quán)、處分權(quán)。為使這部分檔案的出賣在遵循國家法律的前提下合法、公開地進(jìn)行，全國人大常委會1996年在修改《檔案法》時對集體所有、個人所有的這部分檔案的管理規(guī)定作了修改。《檔案法》第十六條第二款規(guī)定，“前款 所列檔案，檔案所有者可以向國家檔案館寄存或者出賣;向國家檔案館以外的任何單位或者個人出賣的，應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定由縣級以上人民政府檔案行政管理部門批準(zhǔn)。嚴(yán)禁倒賣牟利，嚴(yán)禁賣給或者贈送給外國人”。這樣修改以后，既解決了對這部分檔案的嚴(yán)格禁止出賣的不實(shí)際的規(guī)定，同時也解決了對隨意買賣檔案，造成國家重要檔案的流失或者泄密的現(xiàn)象。
對非國家所有的但對國家和社會有保存價值的檔案或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案的買賣與贈送進(jìn)行審查時應(yīng)注意什么?
《檔案法實(shí)施辦法》第十七條規(guī)定，“屬于集體所有、個人所有以及其他不屬于國家所有的對國家和社會具有保存價值的或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案，檔案所有者可以向各級國家檔案館寄存、捐贈或者出賣。向各級國家檔案館以外的任何單位或者個人出賣、轉(zhuǎn)讓或者贈送的，必須報(bào)經(jīng)縣級以上人民政府檔案行政管理部門批準(zhǔn);嚴(yán)禁向外國人和外國組織出賣或者贈送。”經(jīng)縣級以上檔案行政管理部門審查批準(zhǔn)，對國家和社會沒有保存價值的檔案，檔案所有者就可以向國家檔案館以外的單位或個人出賣。如果經(jīng)審查認(rèn)為這 部分檔案屬于對國家和社會有保存價值的或者應(yīng)當(dāng)保密的并且不宜出賣給國家檔案館以外的單位或者個人的，負(fù)責(zé)審查的檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)向檔案所有者宣傳我國檔案管理的法律規(guī)定，從而要求檔案所有者自覺保護(hù)檔案的安全，或通過耐心的工作，將這部分檔案收購或予以征購。檔案所有者憑縣級以上檔案行政管理 部門的批準(zhǔn)文件可以進(jìn)行合法出售。檔案行政管理部門在審查這部分檔案的同時，也可以清楚地了解到一些珍貴檔案的來源，有利于國家對集體所有、個人所有以及其他非國家所有的對國家和社會具有保存價值的檔案或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案的監(jiān)控與管理。
哪些情況下，才可以向國內(nèi)外的單位或者個人贈送、交換和出賣檔案的復(fù)制件?
《檔案法》第十七條規(guī)定：“檔案復(fù)制件的交換、轉(zhuǎn)讓和出賣，按照國家規(guī)定辦理。”根據(jù)《檔案法實(shí)施辦法》第十八條第三款規(guī)定，只有在下列情況下，經(jīng)國家檔案局或者省、自治區(qū)、直轄市人民 政府檔案行政管理部門審查批準(zhǔn)，才可以向國內(nèi)外的單位或者個人贈送、交換和出賣檔案的復(fù)制件：
(1)為了收集和交換我國散失在國外的檔案;
(2)為了進(jìn)行國際文化交流;
(3)為了社會主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)的需要;
(4)為了科學(xué)研究的需要;
(5)為了推廣科技成果的需要;
(6)為了國家利益的其他需要。