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  • 公司通訊的管理制度

    時間:2020-10-08 08:50:03 制度 我要投稿

    公司通訊的管理制度

      第一條:為了提高公司的經營管理,節約成本費用,加強對公司各種通訊工具的管理,特制訂本制度。

    公司通訊的管理制度

      第二條:本制度所指各種通訊工具包括電話總機、電話分機、直線電話、傳真機、移動電話以及為員工配備的電子郵箱等。

      第三條:公司的各種通訊工具主要是作為方便與外界溝通、方便開展業務,公司不提倡員工利用公司的通訊工具進行私人用途。

      第四條:電話總機的管理

      電話總機由行政部的前臺人員負責值守,所有外線電話均需由前臺人員負責接轉。前臺人員的接聽電話必須使用標準用語。標準用語如下:

      接聽外線電話時,應說“您好!迎海集團,請問您找哪位?”;

      當對方告訴分機號碼時,應說“請稍等!”;

      如果分機占線時,應說“對不起,電話占線,請您稍后再打過來”

      前臺人員接聽內線電話時,應說“您好,前臺”。

      第五條:電話分機的管理

      公司根據員工工作需要和電話分機的資源情況,為每一位員工提供一部電話分機。

      員工應電話分機鈴響三聲內接聽,接聽業務電話應簡潔明了,接聽電話時應使用統一禮貌用語“您好,×××(員工姓名)”。講電話時聲音不可太大,以免影響他人。

      電話分機一般不開通長途直撥功能,總監級以下員工因為工作實際需要而開通長途直撥功能的,須提出書面報告,經部門經理初審、主管領導審核后,報公司總裁批準后方可開通。

      對已開通長途直撥功能的電話分機,由員工個人負責長途功能的使用管理。不得借予他人撥打長途電話,一經發現,除由其個人賠償所發生的長途話費外,還可視情況嚴重,停止其電話分機長途直撥功能并按公司獎懲條例給予相應的處分。

      員工因臨時工作需要打長途電話的,須填制《長途電話申請單》,經部門經理初審核,主管領導審批后,遞交行政部經理簽字后到前臺掛撥,或由前臺撥通后接入員工的分機上。

      撥打長途電話時,必須使用IP特服號(如17909、17951),以節約費用。

      禁止利用公司電話聊天。員工在上班時間如撥打或接聽私人電話,應長話短說,以免造成電話線路的繁忙,時間不得超過三分鐘。

      嚴禁員工利用公司電話(包括分機和直線電話)進行撥號上網、撥打聲訊臺或信息臺查詢非業務信息。

      未經公司或電話所有人的同意,撥打長途電話。一經發現,除由其個人賠償所發生的長途話費外,還可視情況嚴重,給予記過以上的處分,直至開除。

      電話已開通長途直撥功能的員工一經離職,行政部應馬上通知前臺將該員工的長途直撥功能關閉,同時做好登記。

      第六條:

      直線電話的管理

      總監級以上的高級管理人員以及總裁辦主任、總裁助理,可以根據工作需要,申請配置一部直線電話,如需要開通國內長途功能的,應一并提出申請。

      申請配備直線電話,一律報集團董事長批準。

      第七條:傳真的管理

      公司傳真機由前臺負責管理,收發傳真時應由前臺人員負責操作。

      前臺人員發送傳真完畢后,應檢查是否有文件遺漏在傳真機旁;傳真接收完畢后,應立即將傳真文件交給收件人。

      員工因為工作需要而發送傳真的,應填制《傳真申請單》,經部門經理對傳真內容進行初步審核,并報主管領導審批。主管領導審批后應將《傳真申請單》遞交行政部經理簽字,再由前臺人員操作發送。

      對發送保密性高的文件,可由前臺人員進行指導,由員工個人親自發送,并提前以電話方式通知收件人現場接收。對涉及公司重大機密的文件不宜使用傳真機發送,以免泄密。

      對傳真收發業務頻繁或者所收發的資料保密要求較高的部門或個人,可以申請配置專用的傳真機。

      員工不得利用公司傳真機收發私人資料、文件。

      第八條:移動電話的管理

      公司不為員工購置移動電話,但對員工因辦理公務所發生的移動電話費用(簡稱移動話費),按具體情況給予一定金額的報銷限額標準。

      原則上,集團主任級及下屬公司副經理級以下普通員工,不得申請報銷移動話費,特殊工作崗位或確實因為業務需要的除外。

      公司對移動話費實行“員工提出報銷申請、公司核定報銷限額、限額內實報實銷,超支部分員工自負”的管理方式,即:主任級以上的'管理員工根據實際工作需要,向公司提出報銷移動話費的書面申請,公司根據員工職務、崗位和業務的特點,以及公司的《移動話費報銷限額參考標準表》,核定具體的報銷限額。對在限額以內的移動話費,由公司據實報銷;對超過報銷限額的,公司只按限額標準進行報銷,超支部分不再補發給員工,而由其個人承擔。

      核定移動話費報銷限額的流程為:

      主任級以上的管理員工可根據實際工作需要,寫出書面的報銷申請,由部門經理出具審定意見后,報主管領導審批。在公司的限額參考標準內,主管領導可以直接批準。對超出公司規定的限額參考標準的,還需要報公司總裁批準。

      對經理級以上的管理員工,除需報主管領導批準外,一律報公司總裁審批。

      總裁、副總裁的移動話費報銷標準由董事長核定。

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