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  • 學校檔案管理制度

    時間:2022-07-04 10:19:51 制度 我要投稿

    學校檔案管理制度三篇

      學校檔案管理制度(一)

    學校檔案管理制度三篇

      一、立卷歸檔制度

      1、凡本單位在黨、政、工團、基建、教學形成的具有查考利用價值的文件材料(包括文字、統計數學、圖紙、相片、錄音(像)、報表等)均屬歸檔范圍。

      2、每年文書檔案由文書人員負責在第二年三月份結束歸檔工作,學籍檔案、德育檔案、實驗教學檔案、信息技術檔案、電教檔案、圖書室檔案由負責人在第二常年度9月份結束歸檔工作。立卷歸檔,并向綜合檔案室移交。

      3、歸文件材料必須收集齊全,組卷合理,分類清楚,卷內文件排列系統,保管期限劃分準確,案卷標題簡明確切,裝訂結實、美觀,字跡工整、清晰。

      二、檔案借閱制度

      1、凡本單位人員因工作需要查檔案,一般在檔案室查閱,如需借出,須辦妥手續后方可借出,并在2—3天內歸還。

      2、借閱檔案,必須履行登記手續,填寫借閱登記及檔案利用效果。

      3、查閱或需摘錄機密檔案,須經領導批準,并在指定地點查閱,不得翻閱其他無關材料。

      4、凡外單位來查閱檔案,須持單位介紹信,并說明查閱內容,年代和目的才能查閱,除特殊情況外,一律不外借。

      5、借閱檔案必須妥善保管,愛惜使用,禁止私看折卷,抽頁,隨意涂改做記號,不得擅自復制、轉借他人或單位,一經發現依法處理。

      6、凡未經整理,登記完畢的檔案,一律不外借。

      三、檔案保密制度

      1、嚴守有關保密守則。

      2、不隨便攜帶機密材料和檔案庫房、箱、廚鑰匙。

      3、不準將機密材料、內部資料、作為廢紙出售。

      4、提供利用秘密文件資料,嚴格按照密級規定執行審批手續。

      四、檔案室管理制度

      為了加強檔案室管理工作,切實做到“八防”,確保檔案的安全和質量,特制定本制度:

      1、檔案室應有專人專管,非檔案工作人員未經同意不得隨意入內、開啟。

      2、檔案室內嚴禁吸煙,工作人員離開檔案室時,要關閉門窗,切斷電源。

      3、檔案室內要經常進行通風,打掃,保持清潔干燥,按時更換防蟲藥品。

      4、檔案箱排列整齊,分類存放,每年清庫查對檔案一次,確保檔案安全。

      5、調查檔案要嚴格履行登記手續,做到調卷登記,還卷注銷。

      五、檔案統計、鑒定、移交制度

      檔案統計:

      1、建立檔案統計臺帳,對收進、移出的檔案資料做到帳物相符。

      2、編制檔案工作情況統計表,提供利用檔案資料定期匯綜上報。

      檔案鑒定和移交:

      1、成立檔案鑒定工作小組。

      2、根據國家有關檔案保管期限的規定,制定本單位保管期限表,定期對已經超過保管期限的檔案進行再鑒定,準確地判定檔案的存毀。

      3、銷毀無保存價值的檔案,須由鑒定小組提出意見。登記造冊,經單位領導人批準后由二人在指定地點監銷,并在銷毀清冊上簽字。

      學校檔案管理制度(二)

      一、檔案建立

      (一)建立健全學校各類檔案,為學校各級領導,上級有關領導部門分析、總結、部署、調度學校工作和對學校工作作出決策提供準確、可靠的依據。并確定一名副職校領導具體負責和指導資料的收集、分析、篩選、立卷、歸檔等建檔工作。

      (二)學校建立檔案資料室,由人事秘書專職管理,按《中學檔案資料收集范圍細目》(附后)建立檔案。教導處、總務處等行政職能部門和團委設檔案柜分別管理。

      (三)全面系統地建立健全學校檔案、教師檔案和學生檔案,學校檔案按類以時間為序建立,教師的一般人事檔案,一般職務檔案和業務檔案按人頭建立,學生學籍檔案按屆,按班分類建立。

      二、檔案立卷

      (一)檔案人員應按資料收集范圍及時收集各種檔案資料,并將篩選后的資料分類裝訂、編制目錄,進袋入檔。檔案袋,檔案卷的規格要符合上級有關部門的統一要求。

      (二)卷宗必須注明保存的期限。凡注明“暫存”的資料一般以一年為期限;注明“短期”的一般以五年為期限;注明“長期”的由學校根據實際需要決定保存期限。

      (三)凡檔案資料收集范圍細目中未編入,照片檔案盒,但確有使用、保存價值的其它資料,學校可根據需要自行決定是否保留。

      三、檔案補充

      (一)教職工任免、考核、晉升專業技術職務、調資、入黨、入團、獎懲等材料要及時收入個人檔案。

      (二)外來文件、函件由收文員(或人事秘書)統一分類編號登記,()交校有關領導閱后,即立卷歸檔。

      (三)校內印發的文件是檔案補充的重點,平時校長室、教導處、教科室、總務處、團支部、少先隊部應將此類文件分類保存,每學期結束時,集中交檔案人員立卷歸檔。

      四、檔案轉遞

      教職工因工作調動,需要轉遞檔案,必須按上級有關部門通知的轉遞項目逐項登記,文書檔案盒,嚴密包封,并加蓋密封章,通過機要轉遞,不得公開郵寄或交本人自帶。

      五、檔案查閱

      (一)校外人員來校查閱檔案,必須持有單位介紹信,經學校主要領導批準后方可到檔案資料室查閱檔案;查閱者不得查閱本人或親屬的人事檔案、職務檔案;未經同意不得摘抄檔案材料,經同意摘抄的材料須經檔案資料室人員仔細核對并簽署意見;查閱者不得將檔案材料拿出資料室。

      (二)校內人員借閱業務檔案、學生學籍檔案必須經有關領導同意后方可借閱,并要辦理登記手續,會計檔案盒,在規定期限內完好無損地歸還。

      六、檔案安全保密

      (一)檔案資料室門窗要加固,要備有消防器材,保持整潔、干燥,自然通風,嚴禁吸煙和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品。

      (二)檔案管理人員不得將無關人員帶進檔案資料室,不得外泄檔案中的機密,檔案資料室人員在工作中所用的各種草稿、廢紙等,不得亂仍亂拋,應將保密紙處理或銷毀。

      學校檔案管理制度(三)

      一、分管領導職責

      1、分管領導負責機關檔案工作的全面領導,確保學校檔案工作的宏觀建設,努力提高檔案工作科學管理水平,確立檔案為學校和部門服務思想。

      2、把檔案工作列入學校議事日程,納入目標管理,定期研究、檢查、督促,確保完成檔案工作任務。

      3、根據檔案事業發展規劃和工作要求,支持、解決檔案管理工作中所需的人力、財力、物力。

      4、關心檔案室和檔案工作人員的工作、學習,表揚和獎勵作出貢獻的檔案人員,以促進、提高檔案人員的政治、業務素質和工作積極性。

      二、檔案管理人員職責

      1、宣傳貫徹《檔案法》及黨和國家有關檔案工作的方針、政策和規定,熱愛檔案工作,努力學習檔案專業知識,不斷提高業務水平。

      2、建立健全檔案工作制度,規劃草擬本學校檔案工作計劃和管理制度,并認真貫徹執行。

      3、按規定做好文書檔案的工作和平時的歸檔工作。

      4、集中統一管理本學校全部檔案,做好各類檔案及有關資料收集、整理、鑒定、統計工作。

      5、熟悉本學校室藏檔案,積極開展檔案的利用工作,熱情接待查檔人員,按規定辦理借閱手續,注意掌握利用效果的收集,編制必要的檢索工具和參考資料。

      6、認真做好庫房管理,維護檔案的完整、安全。

      7、開展檔案行政執法檢查,對違反《檔案法》的行為予以制止,并及時向領導匯報,提出處理意見。

      8、完成領導和上級檔案部門交辦的有關檔案業務工作。

      三、兼職檔案人員職責

      1、嚴格遵守相關檔案法律法規,協助專職檔案員在學校開展檔案法律法規學習宣傳活動,增強全體教師歸檔意識。

      2、認真參加學校年度文件材料歸檔等檔案業務活動,注意收集本部門工作所產生的檔案材料,依照分類方案隨時歸入有關卷夾(盒)內。

      3、每學期末按照要求對本部門所收集的檔案進行整理、裝訂,并向檔案室移交。

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