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  • 單位檔案管理制度

    時間:2022-07-25 14:00:49 制度 我要投稿

    單位檔案管理制度范本

      現(xiàn)如今,我們都跟制度有著直接或間接的聯(lián)系,制度泛指以規(guī)則或運作模式,規(guī)范個體行動的一種社會結(jié)構(gòu)。這些規(guī)則蘊含著社會的價值,其運行表彰著一個社會的秩序。那么相關(guān)的制度到底是怎么制定的呢?下面是小編幫大家整理的單位檔案管理制度范本,歡迎大家借鑒與參考,希望對大家有所幫助。

    單位檔案管理制度范本

      單位檔案管理制度1

      第一章 檔案人員崗位職責(zé)

      第二條 檔案人員應(yīng)當(dāng)忠于職守,遵守紀(jì)律,具備專業(yè)知識。

      第三條 嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作各項制度,加強檔案的日常管理和保護、利用工作。

      第四條 對本局各部門的檔案工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

      第五條 維護本局檔案的完整與安全,對違反《檔案法》和違反制度的.行為予以制止,直至拒絕提供利用,并提出處理意見,報本機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。

      第六條 機關(guān)檔案人員調(diào)動工作時,必須在辦完檔案移交手續(xù)后才能離開崗位。

      第二章 檔案歸檔制度

      第七條 凡是本局在各項活動中形成的,具有備考價值的文書、圖表、聲像、電子信息等各種門類的有價值的材料及外出參觀學(xué)習(xí)、考察和參加各種會議帶回的文件材料,均屬歸檔范圍。

      第八條 歸檔立卷的文件資料及每份材料的頁數(shù)均應(yīng)齊全、完整。

      第九條 歸檔的文件必須做到問題單一、類型鮮明、年代不混、保管期準(zhǔn)確。

      第十條 會計檔案歸檔必須編制移交目錄,交接雙方按移交目錄清點后簽字。

      第三章 檔案保管制度

      第十一條 檔案庫房實行專人負(fù)責(zé)管理,庫房鑰匙應(yīng)妥善保管。

      第十二條 要定時做好庫房內(nèi)溫濕度記錄,庫房溫度保持14—240c之間,濕度保持在50—65%之間。

      第十三條 庫房內(nèi)有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設(shè)施,檔案庫房內(nèi)不得堆放雜物。

      第十四條 綜合檔案室應(yīng)建立全宗卷,積累和存儲本局案卷的立卷說明,分類方案,鑒定報告,交接憑證,銷毀清冊,檢查記錄,全宗介紹等材料。

      第十五條 定期組織人員對檔案保管狀況進行全面檢查。對破損褪變的檔案要進行修裱、復(fù)制和其它技術(shù)處理。

      第四章 檔案保密制度

      第十六條 嚴(yán)格遵守黨和國家的有關(guān)保密制度,查閱、借閱遵守單位的保密制度,確保檔案的安全,嚴(yán)防丟失或泄密。

      第十七條 查閱檔案,原則上在閱檔室。如有特殊情況確需借閱的,須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意,并辦理借閱手續(xù),按期收回。

      第十八條 檔案人員不得泄露檔案內(nèi)容,借閱檔案人員在借閱期間對檔案要妥善保管,不得轉(zhuǎn)借和擅自復(fù)制。

      第十九條 外單位來本局查閱檔案時,須憑單位介紹信、工作證或身份證,經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可調(diào)閱。

      第二十條 機密文件只能查閱,一律不得外借和復(fù)制。

      第五章 檔案利用制度

      第二十一條 利用檔案必須愛護檔案材料,嚴(yán)禁在案卷上圈點、勾劃、裁剪等,確保檔案的完好,如需摘抄復(fù)制,須經(jīng)檔案人員審核,確認(rèn)無誤后加蓋證明章方能有效。

      第二十二條 檔案借閱期限一般不超過一個星期,如果需要延期,應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。

      第二十三條 檔案歸還時,檔案人員必須檢查案卷有否缺損,如果發(fā)現(xiàn)有損壞案卷現(xiàn)象,按有關(guān)規(guī)定予以處理。

      第二十四條 任何人不得把檔案占為已有。

      第二十五條 對不遵守檔案利用制度的借閱人員,檔案人員有權(quán)拒絕提供利用。

      第二十六條 利用檔案必須填寫利用效果登記表,寫明利用目的和效果。

      第六章 檔案安全制度

      第二十七條 本局檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中管理的原則,維護檔案的完整、準(zhǔn)確與安全。

      第二十八條 對本局規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料,必須按照規(guī)定,定期向綜合檔案室移交,集中管理,任何人不得將檔案據(jù)為已有,也不得擅自銷毀。

      第二十九條 綜合檔案室保管的檔案是現(xiàn)行檔案,主要供本系統(tǒng)及有關(guān)單位使用,不屬于開放范圍,對外提供利用需嚴(yán)格按照本制度第四、五章執(zhí)行。

      第三十條綜合檔案室做到辦公、閱覽、庫房三分開。

      第三十一條庫房內(nèi)設(shè)密集架,配備空調(diào)、消防器材等設(shè)備,積極做好“八防”工作,杜絕事故隱患。

      第三十二條 工作人員離開檔案室時應(yīng)切斷電源,關(guān)好門窗。

      第七章 檔案統(tǒng)計、鑒定、移交和銷毀制度

      第三十三條 凡按規(guī)定接收進庫的檔案、資料都必須及時登記入冊,以作統(tǒng)計入庫數(shù)據(jù)。

      第三十四條 建立檔案、資料、設(shè)備等實物統(tǒng)計臺帳,做到記錄正確,帳物相符。

      第三十五條 在各科室檔案進檔案室前,要對準(zhǔn)備移交的檔案進行鑒定、審查,對保管期限、密級確定不準(zhǔn)的'案卷提出升降意見。

      第三十六條 對本局各科室收集的零散文件材料進行整理鑒定,剔除無保存價值的材料,確保檔案的質(zhì)量。

      第三十七條 銷毀文件必須慎重,對鑒定中剔除的文件要暫存一段時間,確實沒有必要保存時,才予銷毀。

      第三十八條 凡需銷毀的文件,要編造清冊,寫出書面報告,說明銷毀理由,經(jīng)本局領(lǐng)導(dǎo)審查后才能銷毀,銷毀文件時由兩人監(jiān)督,并在銷毀上注明銷毀日期、地點,銷毀人要簽名、蓋章。

      第八章 會計檔案管理辦法

      第三十九條 會計檔案是指本局各部門在工作中直接形成的會計憑證、會計帳冊和會計報表等會計核算材料。它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和憑證。

      第四十條 會計檔案是本局的重要檔案之一,應(yīng)由機關(guān)綜合檔案室集中統(tǒng)一管理。

      第四十一條 本局各部門應(yīng)指定專人收集、整理會計檔案,把歸檔工作列入本部門的職責(zé)范圍,明確專人負(fù)責(zé)。

      第四十二條 會計檔案當(dāng)年立卷,由所屬部門保管一年后,向綜合檔案室移交。

      第四十三條 檔案部門接收保管的會計檔案,原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝,不得自行拆封,對個別需要拆封重新整理的,應(yīng)當(dāng)由原所屬部門和經(jīng)辦人共同拆封整理,以分清責(zé)任。

      第四十四條 檔案室對會計檔案必須進行科學(xué)管理,做到妥善保管,存放有序、查找方便。同時嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度。

      第四十五條 檔案室對保存的會計檔案應(yīng)為本單位積極提供利用,向外單位提供利用時,檔案原件原則上不得借出。如有特殊需要,須報單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),但不得拆散原卷冊,并限期歸還。

      第四十六條 會計檔案保管期滿,需要銷毀時,由檔案室提出銷毀意見,會同檔案所屬部門共同鑒定,嚴(yán)格審查,編造會計檔案銷毀清冊,經(jīng)本局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。

      第四十七條 在銷毀會計檔案時,應(yīng)由檔案人員和所屬部門共同派人監(jiān)督,監(jiān)銷人在銷毀會計檔案時嚴(yán)格把關(guān),并認(rèn)真進行清點核對,銷毀后,在銷毀清冊上簽名蓋章。

      單位檔案管理制度2

      第一條設(shè)立專門的檔案庫房或檔案柜對檔案進行存放、保管,并指派專人負(fù)責(zé),做到“專人專柜”的管理。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格保守檔案機密,任何人不得擅自進入檔案室,以保證維護檔案的完整性和安全性。

      第二條檔案室配備檔案柜或密集架,檔案上架排列應(yīng)科學(xué)合理,便于查找。在排列上架時,應(yīng)按照類別和保管單位的次序,自左向右,自上而下的排列,以便于管理和查找。

      第三條對照片、光盤、U盤等特殊載體的檔案須配置密封盒和專門的.案卷盒,按編號盒存放在防磁柜。

      第四條檔案室要做好防火、防盜、防光、防高溫、防潮、防有害氣體、防塵、防蟲等“八防”工作。

      第五條檔案室在接收同級別人事檔案托管機構(gòu)或企業(yè)移交的檔案后,應(yīng)對移交檔案進行嚴(yán)格檢查,確保后續(xù)托管業(yè)務(wù)能順利開展。

      第六條確定接收的移交檔案要辦理托管協(xié)議,做好編目工作,并及時入庫并及時完成檔案匯總統(tǒng)計、登記電子檔工作。

      第七條各類外借檔案必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度,在歸還時要核對是否有遺漏或損害,及時放回原處。

      第八條定期對庫房檔案進行清理、核對工作,做到帳物相符。對破損、載體變質(zhì)的檔案要及時進行修補或復(fù)制。

      單位檔案管理制度3

      一、檔案科所有工作人員都有保護檔案義務(wù),檔案屬于涉及托管人員隱私,未經(jīng)許可不得外借、外傳。

      二、各類檔案的借(查)閱,必須填寫《檔案借(查)閱申請單》

      三、個人檔案一律須托管人員本人、或委托書指定的委托人,經(jīng)過相關(guān)審批流程后方可借閱。

      四、外單位來人借(查)本托管人檔案,需持單位《檔案借(查)閱申請單》并經(jīng)科長簽字批準(zhǔn),方可查閱。

      五、閱檔必須在檔案室,不得攜帶外出,以確保檔案的安全性。借出檔案材料的'時間不得超過一周,必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的,須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

      六、外借的檔案借閱者必須妥善保管,借閱的檔案只限本人使用,未經(jīng)許可不得擅自轉(zhuǎn)借、拆開、調(diào)換、污損文件或在文件上圈點、劃字等,要保持檔案的整潔、完整。

      七、外借檔案一旦發(fā)生遺失、損壞、銷毀等,應(yīng)立即知會辦公室進行處置。

      八、檔案室對外借逾期未歸還的檔案,要及時做好催還工作。

      九、借出和歸還檔案時,應(yīng)做好清點手續(xù),由檔案管理員與借閱者當(dāng)面核對清楚。

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