案卷管理制度

時間：2022-10-24 11:11:43 制度我要投稿

相關推薦

案卷管理制度

　　在社會發(fā)展不斷提速的今天，制度使用的頻率越來越高，制度就是在人類社會當中人們行為的準則。你所接觸過的制度都是什么樣子的呢？以下是小編收集整理的案卷管理制度，歡迎大家分享。

案卷管理制度

　　一、目的

　　為真實記載企業(yè)發(fā)展歷程，保存企業(yè)經(jīng)營、管理重要資料，同時為企業(yè)經(jīng)營、管理，提供真實可靠的檔案依據(jù)，特制定本制度。

　　二、檔案建立和使用

　　1、檔案工作的任務：收集、整理、立卷、鑒定、保管公司的檔案，各企業(yè)要對企業(yè)的所有檔案建立索引目錄。

　　2、保管年限：

　　1）財務檔案依國家《會計檔案管理辦法》執(zhí)行；

　　2）企業(yè)內(nèi)部檔案保管年限為永久保存。

　　2、范圍：文字材料、證照、證書、圖紙、實物、電子聲像等。

　　3、立卷。檔案室應在年初組織有關人員擬訂“案卷目錄”，按照文件的名稱、問題、作者等特征進行立卷。卷內(nèi)文件應統(tǒng)一注號，并在卷后附入備考表，注明卷內(nèi)情況。重要的文件除原稿外，可保存兩份，必要時分兩卷保管，其中一卷可暫不裝訂。

　　4、檔案借閱。調(diào)閱檔案只限在公司內(nèi)部查閱，不能帶出，必須帶離公司的，要經(jīng)過行政辦公室批準。調(diào)卷人確因工作原因需要復印文件或摘抄文件，需經(jīng)行政辦公室批準。如果是密級文件，必須經(jīng)總裁批準。

　　5、檔案的銷毀：

　　1）任何組織或個人非經(jīng)允許無權隨意銷毀公司檔案材料；

　　2）沒存檔價值的公文，經(jīng)過主管領導人鑒別，并報各企業(yè)總經(jīng)理批準，可定期銷毀。銷毀秘密文件要進行登記，有專人監(jiān)督，保證不丟失、不泄密。

　　三、分類

1、文書檔案：指企業(yè)運營過程中，各項經(jīng)營管理活動所形成的有保存價值的文件或資料。

　　2、會計檔案：指記載企業(yè)財務活動所形成的各種票據(jù)、憑證、賬、表。

　　3、審計檔案：指審計部門在進行審計監(jiān)督或?qū)徲嬚{(diào)查活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的記錄。

　　4、人事檔案指員工入職到離職過程中形成的個人信息表格、合同等。

　　5、營銷檔案指進行營銷活動或者品牌形象活動時形成的計劃、方案、講話稿、報樣等文字資料，以及照片、攝像等記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，并可在通信網(wǎng)絡上傳輸?shù)奈募?/p>

　　6、工程項目檔案：房屋建筑物及配套設施圖紙、改造工程項目資料、重要設備原始資料。

　　7、記錄企業(yè)發(fā)展歷程，定期收錄和制作企業(yè)大事跡的影像、文字，且連續(xù)性的歷史檔案。

　　四、職責

　　1、各公司總經(jīng)理是本企業(yè)檔案工作的第一責任人，負責本企業(yè)檔案資料管理的領導工作，行政部負責檔案管理工作。

　　2、各公司專職（兼職）檔案人員負責收集、整理、分類、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供、利用本公司各類檔案及有關資料。

　　3、行政人事部負責指導、監(jiān)督、檢查各項目公司檔案工作。

　　4、財務部負責會計檔案的統(tǒng)一管理工作。

　　5、審計部負責審計檔案的統(tǒng)一管理工作。

　　6、人事檔案的管理：高管檔案及集團本部員工的人事檔案由集團人力資源部負責管理，各單位基層干部、員工的檔案由各公司負責管理。

　　7、營銷類檔案的管理：各公司負責管理各項營銷活動、品牌形象活動中形成的照片、光盤、錄像帶等載體性及文字性的文件材料。

　　8、工程項目檔案管理：各公司行政部門負責建檔、管理，房屋及配套施工圖紙、改造工程項目資料及重要設備原始資料，其它需保存的檔案資料由業(yè)務管理部門負責保管。

　　五、基本原則

　　1、檔案實行分級管理，總裁辦負責集團級各項檔案工作，同時負責集團范圍內(nèi)永久性檔案的保管等工作，各公司負責本級檔案收集、整理、保管等各項工作。

　　2、檔案收集要齊全、完整、準確；隨辦隨歸，每半年上交歸檔一次。

　　3、檔案利用要遵循集團保密制度，按管理權限閱讀和審批。

　　六、監(jiān)督與檢查

　　1、集團總裁辦負責組織各公司的（專）兼職檔案人員的業(yè)務培訓；

　　2、集團總裁辦負責全集團的檔案檢查工作；

　　3、集團總裁辦負責檔案管理制度落實的檢查監(jiān)督工作。

　　七、罰則

　　（一）因工作疏忽出現(xiàn)下列情況之一，并尚未造成嚴重后果或經(jīng)濟損失，視情節(jié)給予警告處分，檔案管理員處連帶責任。

　　1、未按規(guī)定要求上交檔案，并經(jīng)督促在期限內(nèi)仍未交齊者；

　　2、檔案借閱超過約定時間未歸還；

　　3、使用者造成丟失、損壞、擅自拆卷，對檔案涂改、或轉借他人；

　　4、檔案利用者擅自摘錄、復制或翻印檔案內(nèi)容；

　　5、在案卷上圈點、劃線、寫字、折疊。

　　6、重要檔案不及時建檔。

　　7、檔案管理出現(xiàn)丟失、損壞等。

　　（二）因工作疏忽丟失或損毀檔案，并造成經(jīng)濟或名譽損失的給予記過處分。

　　八、附則

　　（一）本制度由集團總裁辦起草并負責解釋；

　　（二）本制度頒布之日起實施。

【案卷管理制度】相關文章：

行政執(zhí)法案卷自查報告9篇10-24

行政執(zhí)法案卷評查自查報告04-28

行政執(zhí)法案卷評查自查報告7篇02-05

班級管理制度管理制度大全09-23

管理制度12-13