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  • 公司檔案管理制度

    時(shí)間:2023-06-19 18:38:29 制度 我要投稿

    公司檔案管理制度(通用15篇)

      隨著社會(huì)一步步向前發(fā)展,我們每個(gè)人都可能會(huì)接觸到制度,好的制度可使各項(xiàng)工作按計(jì)劃按要求達(dá)到預(yù)計(jì)目標(biāo)。我敢肯定,大部分人都對(duì)擬定制度很是頭疼的,以下是小編整理的公司檔案管理制度,歡迎大家分享。

    公司檔案管理制度(通用15篇)

    公司檔案管理制度1

      一、嚴(yán)格執(zhí)行黨和國(guó)家的保密、安全制度,確保檔案和案卷機(jī)密安全。

      二、各部室應(yīng)在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書(shū)檔案并履行清交手續(xù)。

      三、各部室應(yīng)明確規(guī)定檔案責(zé)任人,檔案責(zé)任人(檔案員)對(duì)本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負(fù)全責(zé)。

      四、各類規(guī)章制度、辦法、人事、工資資料、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)、重要電話記錄、接待來(lái)訪記錄、上級(jí)來(lái)文、公司發(fā)文、工作計(jì)劃和工作總結(jié)以及添置設(shè)備、財(cái)產(chǎn)的.產(chǎn)權(quán)資料由辦公室負(fù)責(zé)歸檔。

      五、各工程項(xiàng)目立項(xiàng)、國(guó)土、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)及技術(shù)等圖紙文字技術(shù)資料、質(zhì)量資料由投資發(fā)展部負(fù)責(zé)歸檔。

      六、各類承包合同、商務(wù)合同、協(xié)議的正本原件由財(cái)務(wù)部歸檔,副本原件由辦公室歸檔,其他部門備份存檔并由信息中心實(shí)行電腦化管理。

      七、各招商引資貸款項(xiàng)目申報(bào)資料、征地、拆遷批復(fù)、國(guó)土規(guī)劃等技術(shù)、圖紙分別由投資發(fā)展部、城建資產(chǎn)部、項(xiàng)目技術(shù)部、市場(chǎng)營(yíng)銷部等業(yè)務(wù)部門按業(yè)務(wù)分工負(fù)責(zé)歸檔。

      八、歸檔資料必須符合下列要求:

     、傥募牧淆R全完整;

      ②根據(jù)檔案內(nèi)容合并整理、立卷;

     、鄹鶕(jù)檔案內(nèi)容的歷史關(guān)系,區(qū)別保存價(jià)值、分類、整理、立卷,案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切,便于保管和利用。

      九、檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù),重要資料借閱需先請(qǐng)示分管領(lǐng)導(dǎo)。

      十、由分管領(lǐng)導(dǎo)定期組織檔案責(zé)任人、業(yè)務(wù)部門組成檔案鑒定小組對(duì)超期檔案進(jìn)行鑒定,提交檔案報(bào)告,并根據(jù)有關(guān)規(guī)定的酌情處置。

      十一、加強(qiáng)檔案保管工作,做好防盜、防火、防蟲(chóng)、防鼠、防潮、防高溫工作,定期檢查檔案保管工作。

    公司檔案管理制度2

      一、目的

      更的的員工人事檔案妥善管理,的保守機(jī)密;人事檔案的完整,防止材料損壞,便于高效、有序的檔案資料,特制定本檔案管理辦法。

      二、檔案管理內(nèi)容

      1、員工入職檔案:個(gè)人簡(jiǎn)歷

      員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定審批、筆試試題、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、離職證明、合同及協(xié)議。

      2、員工培訓(xùn)檔案:培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告或者考評(píng)結(jié)果、培訓(xùn)審批表、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表(證書(shū)原件)、員工培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)表。

      3、績(jī)效管理檔案:將員工績(jī)效考核資料按月歸類整理。

      4、員工離職檔案:?jiǎn)T工離崗包括員工與公司解除(終止)勞動(dòng)關(guān)系,死亡等情形。

      三、檔案規(guī)定

      1、基礎(chǔ)管理

      1.1原則:分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。

      1.2員工入職前,人力資源部對(duì)人事檔案的性、性核查,如有虛假,可不予錄用和解聘。

      1.3對(duì)人事檔案按入職分類歸檔,按在職人員、離職人員整理,并登記于《入職員工人事檔案登記》(見(jiàn)附件一)《離職員工人事檔案登記》(見(jiàn)附件二),并在檔案前頁(yè)填寫(xiě)人事資料的名稱及對(duì)檔案編號(hào),人事檔案原則上是永久保存。

      1.4當(dāng)在職員工的資料有變動(dòng)時(shí)(如學(xué)歷變動(dòng)、身份證號(hào)碼變動(dòng)、個(gè)人技術(shù)職稱變動(dòng)、婚姻情況變動(dòng)等),應(yīng)將資料復(fù)印件交人力資源部歸檔,原件當(dāng)場(chǎng)查驗(yàn)。

      1.5調(diào)動(dòng)和錄用入公司的員工,應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。在其報(bào)到新崗位前,對(duì)調(diào)入或新的檔案都應(yīng)登記。

      1.6對(duì)員工考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲的材料要收集、整理檔案的完整性,歸檔的材料鑒別,材料的、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的,應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。

      1.7員工離職檔案每月清查,存檔,檔案保存原則上三年后方可銷毀(高管及核心人員保留該員工離崗8年止)。

      1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的'清潔、整潔。

      1.9檔案應(yīng)分類編號(hào)存放,員工編號(hào),防止重名重姓員工檔案交叉,制電子目錄,以便查閱。

      2、檔案的查、借閱

      2.1檔案分為保密與非保密,保密檔案禁止查閱,只能在檔案室閱覽,外借;非保密級(jí)檔案因工作需要查、借閱,須填寫(xiě)《查、借閱人事檔案單》(附件三),行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查、借閱。

      2.2任何垮查、借閱人事檔案,下級(jí)員工查、借閱員工的人事檔案。

      2.3公司級(jí)、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。

      2.4所有批準(zhǔn)后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部(除特殊情況可延長(zhǎng)),對(duì)借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復(fù)印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的規(guī)定。

      2.5人力資源部查、借閱登記,并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記(附件三)。

      3、查、借閱檔案注意

      3.1涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。

      3.2擅自復(fù)印、拍攝檔案內(nèi)容,如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。

      3.3查、借閱者擅自泄露檔案內(nèi)容,違反者視情節(jié)嚴(yán)重,予以懲處。

      4、檔案的銷毀

      4.1公司任何個(gè)人和非經(jīng)同意銷毀員工檔案資料。

      4.2某些檔案到了銷毀期時(shí),由人力資源部填寫(xiě)《公司員工人事檔案銷毀審批登記》(附表五),經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。

      4.3經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的人事檔案,人力資源部須核對(duì),將批準(zhǔn)的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案登記并歸檔,登記表永久保存。

      四、制定、修訂、廢除與實(shí)施

      本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后,由人力資源部實(shí)施,修訂和廢止亦同。

    公司檔案管理制度3

      一、客戶資料管理辦法總則。

      為了提高客戶資料的有效性和利用率,加強(qiáng)客戶資料管理,做好客戶服務(wù)品質(zhì)提升和客戶關(guān)系維護(hù)的基礎(chǔ)工作,提升客戶滿意度和忠誠(chéng)度,使公司對(duì)客戶的管理規(guī)范化、有效化,保證穩(wěn)定開(kāi)展,特制訂本客戶資料管理辦法。

      二、客戶資料管理辦法管理范圍。

      1、公司已合作客戶(老客戶)、未合作客戶、潛在客戶、流失客戶等客戶資料都納入本管理辦法范圍。

      2、客戶資料的管理包括客戶資料的收集、整理、查閱、分析等方面。

      3、公司客戶為與公司有業(yè)務(wù)往來(lái)的供應(yīng)商和經(jīng)銷商及合作的重點(diǎn)客戶、品牌客戶。

      三、客戶資料的內(nèi)容。

      完整的客戶資料包括以下資料信息:

      1、公司信息部負(fù)責(zé)公司所有客戶基本信息的匯總、整理。

      a、客戶基本資料的收集是業(yè)務(wù)拓展的基礎(chǔ),也是客戶資料管理的`第一步?蛻艋举Y料的收集主要由市場(chǎng)人員完成,市場(chǎng)人員要熟練掌握各種客戶資料收集的有效方法,積極主動(dòng)的收集客戶信息。

      b、客戶基本信息包括客戶的企業(yè)名稱、地址、所有者(法人代表)、成立時(shí)間、企業(yè)性質(zhì)、所屬行業(yè)、注冊(cè)資料、聯(lián)系人、聯(lián)系方式(電話、傳真、郵箱)等方面。

      C、對(duì)經(jīng)銷商、重點(diǎn)/品牌資料要在ERP中規(guī)范管理。建立必要的信息系統(tǒng),如客戶性質(zhì)/客戶合作年限/經(jīng)營(yíng)品牌/信用評(píng)估/財(cái)務(wù)狀況/人員狀況等。

      2、建立客戶檔案,并編制客戶一覽表供查閱。

      1)、每發(fā)展、接觸一個(gè)新客戶,均應(yīng)建立客戶檔案戶頭;

      2)、客戶檔案適當(dāng)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化,摸清客戶基本信息,如客戶名稱、法定代表人或不夫代表、地址、郵編、電話、傳真、經(jīng)營(yíng)范圍、注冊(cè)資本等。

      3)、建立客戶特征資料,客戶特征資料包括企業(yè)規(guī)模(營(yíng)業(yè)額、員工人數(shù))、采購(gòu)決策特征、具體需求、決策者個(gè)人信息(愛(ài)好或偏好、生日等)、業(yè)務(wù)發(fā)展趨勢(shì)等。

      3、客戶檔案的更新、修改。

      1)、客戶單位的重大變動(dòng)事基、與本公司的業(yè)務(wù)交往,均須記入客戶檔案;

      2)、對(duì)客戶單位的重大變動(dòng)事項(xiàng)、與本公司的業(yè)務(wù)交往,均須記入客戶檔案;

      3)、積累客戶年度業(yè)績(jī)和財(cái)務(wù)狀況報(bào)告。

      4)客戶在財(cái)務(wù)上的開(kāi)戶、更改戶名需提供紙制申請(qǐng),并做好檔案記錄(銷售中心及財(cái)務(wù)部存檔,公司ERP做好記錄和分類,及時(shí)和相關(guān)人員溝通,并做好記錄)

      4、建立客戶交易資料

      客戶與競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手合作信息(合作方式、交易額、付款方式)、客戶與公司歷史交易信息(合作方式、交易額、付款方式、合同編號(hào)、流失原因)等。

      四、公司各部門與客戶接觸的重大事項(xiàng),均須報(bào)告信息部(除該業(yè)務(wù)保密外),不得局限在業(yè)務(wù)人員個(gè)人范圍內(nèi)。

      五、員工調(diào)離公司時(shí),不得將客戶資料帶走,其業(yè)務(wù)部門會(huì)同信息部將其客戶資料接收、整理、歸檔。

      六、建立客戶信息查閱權(quán)限制,未經(jīng)許可,不得隨意調(diào)閱客戶檔案。

      七、客戶管理。

      1、接待客戶,按公司對(duì)外接待辦法處理以及招待費(fèi)用管理辦法進(jìn)行審批接待。

      2、與客戶的信函、傳真、長(zhǎng)話交往,均應(yīng)按公司各項(xiàng)管理辦法記錄在案,并整合在客戶檔案內(nèi)。

      3、對(duì)一些較重要、未來(lái)將發(fā)展的新客戶,公司要有兩個(gè)以上的人員與之聯(lián)系,并建立聯(lián)系報(bào)告制。

      4、負(fù)責(zé)與客戶聯(lián)系的員工調(diào)離公司時(shí),應(yīng)由公司及時(shí)通知有關(guān)客戶,產(chǎn)指派其員工頂替調(diào)離員工迅速與客戶建立聯(lián)系。

      八、客戶資料管理辦法附則。

      本客戶資料管理辦法由公司銷售中心解釋、補(bǔ)充,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)頒行。

    公司檔案管理制度4

      第一條為加強(qiáng)企業(yè)檔案工作,促進(jìn)檔案工作為企業(yè)各項(xiàng)工作服務(wù),根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和有關(guān)法律、法規(guī),制定本規(guī)定。

      第二條本規(guī)定所稱的企業(yè)檔案,是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和企業(yè)有保存價(jià)值的各種形式的文件材料。

      第三條企業(yè)應(yīng)遵守《檔案法》,依法管理本企業(yè)檔案,明確管理檔案的部門或人員,提高職工檔案意識(shí),確保檔案完整、準(zhǔn)確和安全。

      第四條企業(yè)檔案工作接受檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。

      中央管理的企業(yè)制定本企業(yè)檔案管理制度和辦法須報(bào)國(guó)家檔案局備案。

      第五條企業(yè)負(fù)責(zé)檔案工作的部門依法履行下列職責(zé):

      貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策,制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度;

      統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作;指導(dǎo)本企業(yè)各部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作;監(jiān)督、指導(dǎo)本企業(yè)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作。

      第六條企業(yè)檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守,遵紀(jì)守法,具有相應(yīng)的檔案專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力。

      第七條企業(yè)各部門負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理,并定期交本企業(yè)檔案部門集中管理。任何人不得拒絕歸檔。

      第八條歸檔的文件材料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。文件書(shū)寫(xiě)和載體材料應(yīng)能耐久保存。文件材料整理符合規(guī)范。歸檔的電子文件,應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。

      第九條企業(yè)根據(jù)有關(guān)規(guī)定,確定檔案保管期限,劃定檔案密級(jí)第十條企業(yè)采取有效措施對(duì)檔案進(jìn)行安全保管,并切實(shí)加強(qiáng)對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案和涉及商業(yè)秘密檔案的管理。

      第十一條企業(yè)對(duì)保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定。對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案登記造冊(cè),按有關(guān)規(guī)定經(jīng)企業(yè)法定代表人批準(zhǔn)后進(jìn)行監(jiān)銷。

      第十二條企業(yè)做好檔案統(tǒng)計(jì)工作。國(guó)有大中型企業(yè)應(yīng)按檔案行政管理部門的.要求填寫(xiě)有關(guān)報(bào)表。企業(yè)認(rèn)真做好對(duì)國(guó)家和社會(huì)

      有保存價(jià)值的檔案的登記工作。

      第十三條企業(yè)檔案現(xiàn)代化應(yīng)與企業(yè)信息化建設(shè)同步發(fā)展,不斷提高檔案管理水平。

      第十四條企業(yè)檔案部門應(yīng)積極做好檔案的提供利用工作,努力開(kāi)發(fā)檔案信息資源,為企業(yè)提供及時(shí)、有效的服務(wù)。

      第十五條企業(yè)必須為政府有關(guān)部門、司法部門依法執(zhí)行公務(wù)提供真實(shí)、準(zhǔn)確的檔案。

      第十六條企業(yè)提供利用、公布檔案,不得損害國(guó)家、社會(huì)和其他組織的利益,不得侵犯他人的合法權(quán)益。

      第十七條國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)發(fā)生變動(dòng),應(yīng)按《國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置辦法》做好檔案的處置工作。

      國(guó)有企業(yè)破產(chǎn),破產(chǎn)淸算組應(yīng)妥善處置破產(chǎn)企業(yè)檔案;國(guó)有企業(yè)分立,檔案處置工作由分立后的企業(yè)協(xié)商辦理。

      第十八條企業(yè)對(duì)在企業(yè)檔案工作中做出突出貢獻(xiàn)的人員給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。

      第十九條企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立檔案工作責(zé)任追究制度,對(duì)不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的,或?qū)n案進(jìn)行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責(zé)任者,依法進(jìn)行處理。

      第二十條本規(guī)定由國(guó)家檔案局負(fù)責(zé)解釋。

      第二十一條本規(guī)定自xx年9月1日起實(shí)施。《國(guó)營(yíng)企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》同時(shí)廢止。其他有關(guān)企業(yè)檔案工作的規(guī)定凡與本規(guī)定抵觸的,以本規(guī)定為準(zhǔn)。

    公司檔案管理制度5

      一、總則

      1、為加強(qiáng)本公司檔案工作,充分發(fā)揮檔案作用,全面提高檔案管理水平,有效地保護(hù)及利用檔案,為公司發(fā)展服務(wù),特制定本制度。

      2、公司檔案,是指公司從事經(jīng)營(yíng)、管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)直接形成的對(duì)公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。

      3、公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時(shí)歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。

      二、文件材料的收集管理

      1、公司指定專人負(fù)責(zé)文件材料的管理。

      2、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理,交總經(jīng)理審閱后歸檔。

      3、一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理的,在工作中形成的文件材料,由主辦部門或人員收集,交行政部備案。會(huì)議文件由行政部收集。

      三、歸檔范圍

      1、重要的會(huì)議材料,包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會(huì)議記錄等。

      2、本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。

      3、本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。

      4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。

      5、本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。

      6、本公司的事記及映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。

      四、歸檔要求

      1、檔案質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同的價(jià)值,便于保管和利用。

      2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。

      3、在歸檔的`文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,分別立在一起,不得分開(kāi),文電應(yīng)合一歸檔。

      4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷;跨年度的.會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年。

      5、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn),應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。

      6、案卷封面,應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書(shū)寫(xiě),字跡要工整、清晰。

      五、檔案管理人員職責(zé)

      1、按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。

      2、按照歸檔范圍、要求,將文件材料按時(shí)歸檔。

      3、工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守,努力維護(hù)公司檔案的完整與安全。

      六、檔案的利用

      1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱,借閱者都要填寫(xiě)《借閱單》,報(bào)主管人員批準(zhǔn)后,方可借閱,其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn),受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。

      2、檔案借閱的最長(zhǎng)期限為兩周;對(duì)借出檔案,檔案管理人員要定期催還,發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還,應(yīng)寫(xiě)出書(shū)面報(bào)告,報(bào)總經(jīng)理處理。

      3、必須嚴(yán)格保密,不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容,如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時(shí)匯報(bào),追求責(zé)任。

      4、不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容,如確有需要,必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。

      5、必須愛(ài)護(hù)檔案,保持整潔,不準(zhǔn)在檔案材料中寫(xiě)字、劃線或作記號(hào)等。

      6、不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借,必須專人專用。

      7、用畢按時(shí)歸還,如需延長(zhǎng)借閱時(shí)間,必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。

      七、本制度即日起開(kāi)始執(zhí)行。

      2、物業(yè)公司檔案管理規(guī)章制度

      1.客戶檔案的管理工作由客務(wù)部負(fù)責(zé)。

      2.客戶資料按單元號(hào)一戶一檔建立,按樓層統(tǒng)一存放在客戶檔案文件柜內(nèi)。

      3.每個(gè)客戶檔案內(nèi)由入住資料、二裝資料、往來(lái)函和房門鎖、電話、車位、水牌、客戶加班等申請(qǐng)單等組成,退租客戶的資料須及時(shí)裝訂另存。

      4.每個(gè)客戶檔案均按日期順序排列,將最新的文件擺在最前面。

      5.客戶檔案的標(biāo)牌須與檔案內(nèi)現(xiàn)客戶的公司名稱吻合。

      6.客務(wù)部每年整理一次退租客戶檔案,對(duì)已裝訂好的退租客戶資料打印目錄后按樓層裝入文件盒內(nèi)存放。

      7.客戶檔案查閱可向客務(wù)主管借出,經(jīng)客務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)后在客務(wù)部辦公室閱覽。

      8.原始客戶檔案一般不可修改,客務(wù)部工作檔案需經(jīng)客務(wù)部經(jīng)理同意方可修改。

      9.客務(wù)部檔案應(yīng)積極推行計(jì)算機(jī)管理,由客務(wù)主管設(shè)置客戶檔案管理系統(tǒng),將客戶各類資料、各單元房屋使用情況等輸入計(jì)算機(jī)中,進(jìn)行資料分析、整理和信息傳遞。

    公司檔案管理制度6

      物業(yè)管理公司檔案管理制度提要:

      一、公司工作人員需要借閱檔案,須經(jīng)總裁辦負(fù)責(zé)人同意。借閱時(shí)間原則上不超過(guò)一天。如特殊情況借閱量大的,要堅(jiān)持勤借勤還,防止丟失、泄密。

      二、外單位查閱檔案,必須持介紹信經(jīng)分管副總裁批準(zhǔn)后方可查閱。

      第一章、總則

      檔案管理是企業(yè)管理的重要內(nèi)容之一,公司總裁辦指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作,為規(guī)范公司的檔案管理,特制訂本制度。

      第二章、檔案分類

      一、綜合類

     。ㄒ唬┕景l(fā)起人協(xié)議書(shū)、批準(zhǔn)公司設(shè)立的政府批文、驗(yàn)資報(bào)告、可行性報(bào)告,各種請(qǐng)示、申請(qǐng)報(bào)告、評(píng)審意見(jiàn)書(shū)、認(rèn)股書(shū)等;

      (二)公司編文號(hào)的全部文件;

     。ㄈ┕竟蓶|會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、專業(yè)委員會(huì)、總裁辦公會(huì)、業(yè)務(wù)聯(lián)席會(huì)等會(huì)議文件;

     。ㄋ模┕敬笮突顒(dòng)策劃方案及有關(guān)資料,制訂實(shí)施的規(guī)章制度、機(jī)構(gòu)設(shè)置改變,啟用新印章的通知批復(fù);

     。ㄎ澹┕镜母鞣N請(qǐng)示報(bào)告及上級(jí)部門的批復(fù);

      (六)集團(tuán)內(nèi)各單位主送我司有關(guān)重要問(wèn)題的文件;

     。ㄆ撸┱骷(jí)部門發(fā)送的文件;

     。ò耍┕绢I(lǐng)導(dǎo)班子會(huì)議紀(jì)錄,辦公會(huì)議記錄,黨委會(huì)議記錄及其它研究重大問(wèn)題的會(huì)議記錄;

     。ň牛┙榻B信、信函存根、電報(bào)底稿;

     。ㄊ┕緳n案的交接清冊(cè)和銷毀清冊(cè);

      (十一)各職能部門、綜合類檔案目錄。

      二、經(jīng)營(yíng)管理類

     。ㄒ唬└髀毮懿块T管理文件、重要資料目錄;

     。ǘ┕鞠逻_(dá)的年度考核經(jīng)濟(jì)指標(biāo)及完成情況;

     。ㄈ┕靖鞑拷(jīng)濟(jì)考核指標(biāo);

     。ㄋ模┕竞蜆I(yè)務(wù)部門對(duì)外簽訂的`協(xié)議、合同;

     。ㄎ澹┥霞(jí)部門制定的政策、規(guī)定等指導(dǎo)性文件。

      三、財(cái)務(wù)類

     。ㄒ唬┠甓葘徲(jì)報(bào)告;

     。ǘ┠瓿躅A(yù)算報(bào)告;

      (三)財(cái)務(wù)分析報(bào)告;

     。ㄋ模┴(cái)務(wù)存檔資料、文件目錄。

      四、人事類

     。ㄒ唬┕绢I(lǐng)導(dǎo)成員的任免申報(bào)及上級(jí)批復(fù);

      (二)公司中層干部的任免、部室人員編制及花名冊(cè)

     。ㄈ┞毠お(jiǎng)懲情況記錄;

     。ㄋ模┞毠さ霓D(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資、離退休、退職、撫恤、死亡等有關(guān)資料;

      (五)勞動(dòng)工資報(bào)表(年報(bào));

     。┯嘘P(guān)獎(jiǎng)勵(lì)基金和福利基金的開(kāi)支情況資料

      五、行政類

     。ㄒ唬┕潭ㄙY產(chǎn)登記,產(chǎn)權(quán)移交、清冊(cè)報(bào)表和資料;

     。ǘ┗üこ痰纳陥(bào)、批復(fù),以及圖紙、施工、竣工交付使用的全套資料(包括水、電、氣在內(nèi));

     。ㄈ┵(gòu)買固定資產(chǎn)計(jì)劃、資料。

      六、工程類

      接管物業(yè)的工程資料,在退出時(shí)交還下個(gè)物業(yè)公司。

      備注:保管期限中:指XX年以上,指5—XX年,指5年以下。

      第三章、檔案保管

      一、集團(tuán)公司的全部工作資料必須將原件按歸檔要求交檔案室存檔。原件如有兩份的部門或二級(jí)公司、控股公司可存一份原件。檔案室在立卷的基礎(chǔ)上,按照分類大綱、歸檔范圍和保管期限的要求整理歸檔。

      二、檔案要做到系統(tǒng)排列并建立案卷目錄和索引,以便于查找和利用。

      三、各職能部門和二級(jí)公司、控股公司管理的檔案報(bào)送目錄到檔案室備案。

      四、檔案室門窗及檔案柜應(yīng)符合防盜、防火、防蟲(chóng)、防鼠、防潮、防塵的要求,檔案室內(nèi)嚴(yán)禁煙火和存放易燃易爆物品,保持整潔、衛(wèi)生。

      五、檔案管理人員每半年檢查一次檔案的保管情況,如發(fā)現(xiàn)生蟲(chóng)、破損、被盜、失泄密現(xiàn)象,應(yīng)及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),采取有效措施進(jìn)行處理。

      六、建立健全檔案進(jìn)、出登記制度,對(duì)每年收進(jìn)送出的檔案材料按照保管期限分別進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

      第四章、檔案借閱

      一、公司工作人員需要借閱檔案,須經(jīng)總裁辦負(fù)責(zé)人同意。借閱時(shí)間原則上不超過(guò)一天。如特殊情況借閱量大的,要堅(jiān)持勤借勤還,防止丟失、泄密。

      二、外單位查閱檔案,必須持介紹信經(jīng)分管副總裁批準(zhǔn)后方可查閱。

      三、查閱和借閱檔案的人員,必須對(duì)檔案的安全負(fù)責(zé),不得任意拆卸、轉(zhuǎn)借、涂改、損壞和泄密。其中的機(jī)密事項(xiàng)只能在檔案室內(nèi)查閱。如系案件調(diào)查取證需要復(fù)印者,公司內(nèi)部的由總裁辦主任批準(zhǔn),外單位由分管副總裁批準(zhǔn)。

      四、查閱檔案的人員,必須遵守檔案室的各項(xiàng)規(guī)章制度,自覺(jué)辦理借閱手續(xù),認(rèn)真填寫(xiě)檔案使用登記表。

      第五章、立卷歸檔

      一、公司實(shí)行部門立卷,各職能部門、二級(jí)公司、控股公司按照檔案分類大綱,將文件、資料(包括照片、聲像)整理后交檔案管理人員歸檔。

      二、歸檔時(shí)間:各部門、二級(jí)公司、控股公司的文件、資料和自存檔案目錄(包括上級(jí)下發(fā)的承辦和閱存的文件),于次年三月底以前移交公司檔案室,在六月底以前整理歸檔完畢。會(huì)計(jì)檔案資料由財(cái)務(wù)部存檔。

      三、歸檔的文件、資料,必須完整、規(guī)范,符合耐久要求。

      第六章、其他

      一、以上制度規(guī)定各職能部門和二級(jí)公司、控股公司須認(rèn)真遵守,如未按要求辦理,造成損失者要給予經(jīng)濟(jì)和行政處罰,造成重大損失者予以除名,直至追究刑事責(zé)任。

      二、檔案管理責(zé)任人必須嚴(yán)格執(zhí)行制度,造成管理混亂,檔案丟失,檔案管理部門和責(zé)任人要受到經(jīng)濟(jì)和行政處罰,造成重大損失的對(duì)直接責(zé)任者予以除名,直至追究刑事責(zé)任。

    公司檔案管理制度7

      具體描述

      為了加強(qiáng)對(duì)文秘檔案管理制度,理順工作程序,明確工作職責(zé),杜絕資料流失,特制定本檔案管理制度。行政管理部是公司文秘檔案的歸口管理部門,負(fù)責(zé)文秘檔案管理制度的貫徹及在各部門的執(zhí)行檢查,加強(qiáng)對(duì)文秘檔案室的業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)和工作實(shí)務(wù)指導(dǎo)。

      制定檔案管理制度的目的以及作用

      公司的文秘檔案資料是公司行政辦公和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中不可缺少的`要素。為了加強(qiáng)對(duì)文秘檔案管理制度,理順工作程序,明確工作職責(zé),杜絕資料流失,特制定本檔案管理制度。

      一、文書(shū)檔案立卷歸檔制度

      (一)1 歸檔的文件材料必須按年度立卷,本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的文件材料,都要按照本制度的規(guī)定,分別立卷歸檔。

      2 公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時(shí)交專(兼)職文書(shū)人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。

      (二)文件材料的收集管理

      1堅(jiān)持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應(yīng)指定專(兼)職文書(shū)人員,負(fù)責(zé)管理本部門的文件材料,并保持相對(duì)穩(wěn)定。人員變動(dòng)應(yīng)及時(shí)通知檔案室。

      2 凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。

      3 一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理,在工作活動(dòng)中形成的文件材料,由主辦部門收集歸卷。會(huì)議文件由會(huì)議主辦部門收集歸卷。

      a.公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開(kāi)的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)的相關(guān)人員核報(bào)差旅費(fèi)時(shí),必須將會(huì)議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)、檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門才給予核報(bào)差旅費(fèi)。

      b.本公司召開(kāi)會(huì)議,由會(huì)議主辦部門指定專人將會(huì)議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù),檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門才給予報(bào)會(huì)議費(fèi)用。

      (三)歸檔范圍

      1 重要的會(huì)議材料,包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。

      2 上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料。

      3 本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。

      4 本公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)。

      5 本公司反映主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)。

      6 本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。

      7 本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。

      8 本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。

      (四)超期檔案的銷毀

      1.對(duì)超過(guò)保存期限的檔案,由檔案管理員登記造冊(cè),經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定,報(bào)分管副總批準(zhǔn)后,按規(guī)定銷毀。

      2.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案,可單獨(dú)存放半年,經(jīng)驗(yàn)證確無(wú)保留價(jià)值時(shí),再行銷毀,以免誤毀。

      3.銷毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行,并指派專人監(jiān)銷,嚴(yán)禁將銷毀的文件作為它用,或作廢紙出售。文件銷毀后,監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊(cè)上簽字。

      本制度自印發(fā)之日起實(shí)施。

    公司檔案管理制度8

      1目的

      規(guī)范分公司檔案資料的管理工作。

      2適用范圍

      適用于分公司所有檔案資料的管理工作。

      3職責(zé)

      3.1行政部負(fù)責(zé)分公司的文件、資料的打印、歸類、發(fā)放及登記工作,并保存分公司在管理服務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案。

      3.2各部門負(fù)責(zé)管理本部門在管理服務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案。

      3.3分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)上報(bào)分公司文件、對(duì)外公開(kāi)文件的發(fā)放審批工作。

      3.4分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批已過(guò)保存期檔案資料的銷毀工作。

      4實(shí)施程序

      4.1歸檔保存的'文件

      4.1.1分公司在管理服務(wù)或公務(wù)活動(dòng)中形成的工作計(jì)劃、外來(lái)文件、報(bào)告、質(zhì)量記錄及與工作有關(guān)的圖表、統(tǒng)計(jì)資料等。

      4.1.2在工作中形成的圖紙、操作說(shuō)明書(shū)等技術(shù)檔案。

      4.1.3在專門業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種檔案,如:會(huì)議紀(jì)要、聲像檔案、工作記錄等專項(xiàng)檔案。

      4.2文件、資料歸檔的要求。

      4.2.1歸檔的文件資料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。

      4.2.2歸檔的文件材料要完整齊全。

      4.2.3每類建設(shè)工程竣工必須有兼職資料檔案管理員參加,對(duì)其文件材料(含有關(guān)圖紙等)完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)行鑒定和驗(yàn)收。

      4.2.4保持歸檔文件材料之間的歷史聯(lián)系,并進(jìn)行科學(xué)分類、立卷和編號(hào)。

      4.2.5案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容,并區(qū)分保管期限。

      4.3檔案資料的保管。

      4.3.1所有檔案資料均由資料管理員管理。

      4.3.2存放檔案必須有專用柜架,在排列上架時(shí),應(yīng)按照類別和保管部門的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

      4.3.3底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫(kù)時(shí),要認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充情況,并在檔案資料盒內(nèi)的面層上注明修改情況。

      4.3.4存入膠片、照片、錄像帶、軟盤、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號(hào)順序排列在膠片柜或防火資料柜內(nèi)。必要時(shí)采取復(fù)制、拷貝。

      4.3.5每年一季度,對(duì)上一年度的各種資料檔案進(jìn)行歸檔,并對(duì)庫(kù)藏檔案進(jìn)行清理核對(duì)和質(zhì)量檢查工作,做到完好、齊全。對(duì)破損或載體變質(zhì)檔案,要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制,發(fā)現(xiàn)檔案發(fā)霉或蟲(chóng)害要及時(shí)消殺。

      4.3.6檔案資料柜需做好防盜等設(shè)施。

      4.3.7質(zhì)量記錄保存期為二年。

      4.4檔案資料借閱管理。

      4.4.1分公司所有人員都有保護(hù)檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù)。

      4.4.2分公司員工查閱檔案資料,必須辦理登記手續(xù)。

      4.4.3在借閱檔案資料時(shí),應(yīng)做到以下幾點(diǎn):

      4.4.3.1按規(guī)定辦理登記手續(xù),定期歸還;

      4.4.3.2要愛(ài)護(hù)檔案資料,不得丟失;

      4.4.3.3所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對(duì)檔案隨意更改、涂寫(xiě);

      4.4.4借出和歸還檔案時(shí),應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù),由資料檔案員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚。

      4.4.5檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當(dāng)事者責(zé)任。

      4.4.6調(diào)離或辭職的人員,必須辦理文檔移交后方可辦理調(diào)離手續(xù)。

      4.5檔案鑒定和銷毀

      4.5.1檔案鑒定工作由檔案鑒定小組負(fù)責(zé)進(jìn)行,鑒定小組由分公司總經(jīng)理、各部門經(jīng)理、資料檔案員和有關(guān)業(yè)務(wù)管理人員組成,日常的鑒定工作由行政部資料檔案員負(fù)責(zé)。

      4.5.2檔案鑒定小組的任務(wù):

      4.5.2.1負(fù)責(zé)制訂檔案保管期限表;

      4.5.2.2對(duì)到期檔案提出存、毀意見(jiàn)。

      4.5.3確定保管期限原則

      4.5.3.1對(duì)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值(如技術(shù)圖紙、操作說(shuō)明書(shū)等),并能反映分公司職能活動(dòng)和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存。

      4.5.3.2凡是在一定時(shí)間有利用價(jià)值的檔案分別為長(zhǎng)期或短期保存。

      4.5.4鑒定工作應(yīng)該每年進(jìn)行一次,由資料管理員在每年1月初提出。

      4.5.5鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整,應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)人員負(fù)責(zé)修改和補(bǔ)充。

      4.5.6銷毀檔案的程序包括:

      4.5.6.1鑒定小組應(yīng)列出需銷毀檔案的清單和撰寫(xiě)銷毀報(bào)告分公司總經(jīng)理審批,銷毀清單及報(bào)告要保存。

      4.5.6.2檔案銷毀時(shí),由行政部經(jīng)理進(jìn)行監(jiān)銷并在銷毀清冊(cè)上簽名。

      4.5.7銷毀檔案資料時(shí),要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,對(duì)在銷毀檔案過(guò)程中出現(xiàn)失密或?qū)Ψ止驹斐蓳p失的,將根據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。

      5相關(guān)文件和質(zhì)量記錄表格

      5.1《檔案管理制度》

      5.2《保密規(guī)定》

      5.3《文件發(fā)放登記表》

      5.4《文件借閱登記表》

    公司檔案管理制度9

      為進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理工作,夯實(shí)檔案工作基礎(chǔ),切實(shí)提高檔案管理水平,有效地保護(hù)和利用檔案,根據(jù)《干部人事檔案工作條例》,現(xiàn)制定管理辦法如下:

      本辦法適用于我縣機(jī)關(guān)事業(yè)單位副科級(jí)以下的管理人員、專業(yè)技術(shù)人員和工勤人員的檔案管理工作,實(shí)行單位一把手負(fù)責(zé)制,選配政治素質(zhì)好、作風(fēng)正派的專門工作人員(以下簡(jiǎn)稱人事干部)負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、保管、接交和利用工作,并保證人員相對(duì)穩(wěn)定。

      檔案工作應(yīng)遵循五大原則,即黨管干部、黨管人才,依規(guī)依法、全面從嚴(yán),分級(jí)負(fù)責(zé)、集中管理,真實(shí)準(zhǔn)確、完整規(guī)范,方便利用、安全保密。

      各單位人事干部主要負(fù)責(zé)本單位檔案材料的收集、整理、移交和保管保密工作,負(fù)責(zé)本單位檔案的查(借)閱等檔案利用工作,負(fù)責(zé)接交的`檔案材料真實(shí)準(zhǔn)確,完整規(guī)范,堅(jiān)決杜絕非專職人員辦理檔案相關(guān)事宜。

      一、檔案內(nèi)容

      檔案材料主要涉及干部職工工作及學(xué)習(xí)過(guò)程中形成的供組織考察的各類資料,包括十大類:一是履歷類材料,二是自傳和思想類材料,三是考核鑒定,四是學(xué)歷學(xué)位、職稱、論文、培訓(xùn),五是政審、審計(jì)類,六是黨、團(tuán)材料,七是表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料,八是處分材料,九是工資、任免、招工、入伍、考察、職級(jí)并行、(境)審批,十是報(bào)到(派譴)證、計(jì)生材料。

      二、檔案管理

      檔案管理包括檔案材料的收集、鑒別、整理和接交。

      收集檔案材料時(shí)應(yīng)確保收集材料屬歸檔范圍,確保收集材料填寫(xiě)規(guī)范、真實(shí)完整。具體要求:①檔案材料應(yīng)當(dāng)為原件;②檔案材料載體使用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型(長(zhǎng)297毫米,寬210毫米)公文用紙,用黑色的中性筆填寫(xiě)(或打印);③屬成套材料的,必須頭尾完整。

      經(jīng)鑒別,符合歸檔范圍的材料自材料形成之日起一個(gè)月內(nèi)按要求履行移交手續(xù)送交檔案室。自文件下發(fā)之日起,未及時(shí)移交的檔案材料,檔案室不再接收。

      三、檔案利用

      檔案利用主要包括查(借)閱、復(fù)制和摘錄等。嚴(yán)禁拍攝復(fù)印檔案內(nèi)容,因工作需要取證的,經(jīng)審查批準(zhǔn)后方可復(fù)印。

      查(借)閱檔案一般要求2名以上共產(chǎn)黨員按程序申請(qǐng),

      由檔案室根據(jù)規(guī)定,確定是否提供和提供什么材料。嚴(yán)禁個(gè)人查(借)閱本人及其直系親屬的檔案。檔案一般不外借。確因工作需要外借的,由借閱單位履行審批手續(xù),限期歸還,不得轉(zhuǎn)借。

      查檔(含復(fù)制、摘錄)程序:查閱單位填寫(xiě)《查閱檔案審批表》,經(jīng)單位和主管單位負(fù)責(zé)人同意后,報(bào)檔案室分管領(lǐng)導(dǎo)審批,人事干部持本人二代身份證及審批后的《查閱檔案審批表》到檔案室辦理。不得憑借調(diào)查證明材料查檔。

    公司檔案管理制度10

      第1條 檔案的管理:

      (一)辦公室是檔案的執(zhí)行管理部門,并由專人負(fù)責(zé)檔案管理;

      (二)凡是能準(zhǔn)確反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的文件、材料、聲像、報(bào)表,都必須及時(shí)歸檔;

      (三)檔案管理人員堅(jiān)持文書(shū)隨時(shí)立卷歸檔,并分門別類,做好收集、整理、立卷、歸檔工作,檔案內(nèi)容包括從成立之日起每年在經(jīng)營(yíng)管理工作中形成或公司制發(fā)的應(yīng)歸檔的文件材料;

      (四)檔案管理使用專用電腦,建立電子檔案和索引目錄以備科學(xué)查檔;未經(jīng)辦公室同意,其它員工一律不得擅自使用。

      第2條 檔案歸檔范圍:

      (一)公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記等方面的文件材料;

      (二)政府、項(xiàng)目批文、合同,公司董事會(huì)形成的文件材料;

      (三)反映公司工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的`文件材料(公文、電報(bào)、傳真、圖表、電子版資料、書(shū)信、報(bào)刊、錄音、錄像等);

      (四)資金借貸、業(yè)務(wù)往來(lái)方面的文件材料(含合同、重要報(bào)表、銀企聯(lián)系函件等);

      (五)公司制度體系、會(huì)議紀(jì)要、內(nèi)部發(fā)文(工作流程、公司決定等),發(fā)展規(guī)劃、工作總結(jié)等;

      (六)工程進(jìn)度計(jì)劃控制文件(含業(yè)務(wù)單位往來(lái)函件等)、工程初設(shè)、修改、竣工圖紙,工程部門留用復(fù)印件備份等;

      (七)公司各部門年度工作計(jì)劃(財(cái)務(wù)資金計(jì)劃由財(cái)務(wù)部歸檔);

      (八)公司有效證照、證件;

      (九)具有法律效力及保存價(jià)值的文件;

      (十)公司重要的會(huì)議材料,包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等;

      (十一)員工電腦中與公司有關(guān)的電子版資料、文件等;

      (十二)公司獲得的各種社會(huì)榮譽(yù)資料;

      (十三)會(huì)計(jì)統(tǒng)計(jì)、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)預(yù)算報(bào)表及其說(shuō)明,各種季度報(bào)表、月報(bào)表,政府主管部門下發(fā)的有關(guān)財(cái)務(wù)類文件材料(此類檔案由公司財(cái)務(wù)部自行保管存查);

      (十四)組織人事教育培訓(xùn)、員工變動(dòng)表、花名冊(cè)、教育培訓(xùn);

      (十五)其他需要?dú)w檔管理的資料,包括聲像形式記錄下來(lái)的對(duì)公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)產(chǎn)生作用的各種資料,上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈(zèng)送的題詞、書(shū)畫(huà)、文獻(xiàn)資料、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等。

      第3條 檔案立卷要求:

      (一)辦公室應(yīng)及時(shí)做好檔案歸檔分類保管工作;財(cái)務(wù)和物業(yè)應(yīng)自行及時(shí)的將需歸檔的文件、報(bào)表等材料整理立卷以便存查;

      (二)公司各部門應(yīng)及時(shí)向辦公室移交發(fā)生的檔案材料,如材料還需使用,也應(yīng)向交辦公室立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù);各部門必須嚴(yán)格遵守歸檔制度,不得無(wú)故延期或不交歸檔的文件材料;

      (三)各部門向辦公室提交檔案時(shí),要嚴(yán)格履行移交手續(xù);檔案管理人員按文件材料分類造冊(cè),并在存檔資料表上注明移交人、存檔人、存檔時(shí)間;

      (四)檔案立卷要求遵循公司檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持檔案質(zhì)檢的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同的價(jià)值,便于保管和利用;

      (五)卷內(nèi)檔案材料應(yīng)按材料排序,依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào);

      (六)有關(guān)卷內(nèi)材料的情況說(shuō)明,都應(yīng)逐填寫(xiě)在目錄備注內(nèi);

      (七)案卷封面,應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆或簽字筆書(shū)寫(xiě),字跡要工整、清晰。

      第4條 檔案歸檔時(shí)間:

      (一)公司每半年進(jìn)行一次集中清理歸檔工作并作出歸檔結(jié)論;

      (二)財(cái)務(wù)部門需按時(shí)間要求將檔案歸檔清整結(jié)論情況以書(shū)面形式報(bào)總經(jīng)理批示后交辦公室存查;

      (三)物業(yè)公司檔案按公司工作要求清整情況及結(jié)論報(bào)辦公室存查;根據(jù)公司要求獨(dú)立建立清查歸檔并將結(jié)果書(shū)面報(bào)辦公室存查。

      第5條 檔案的借閱:

      (一)借閱檔案需按規(guī)定辦理借閱手續(xù),在規(guī)定的范圍內(nèi)查閱。不得在檔案上涂改、勾畫(huà)、裁剪、抽取、拆散、調(diào)換、撕毀等損壞檔案行為,并應(yīng)及時(shí)歸還。

      (二)各部門因工作需要,借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),然后到檔案管理員處填寫(xiě)檔案調(diào)閱登記簿,方可借閱;

      (三)公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),否則不予借閱;

      (四)借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù),歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn),并在登記薄上注銷;

      (五)借閱檔案的人員,不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出,如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時(shí),須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn);

      (六)借閱的檔案用完后,應(yīng)及時(shí)歸還,借用時(shí)間一般不得超過(guò)10天;檔案管理責(zé)任人需追述借閱歸還并做好記錄;

      (七)借閱人對(duì)檔案要妥善保管,不得遺失;

      (八)凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印,如工作需要,應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理;

      (九)會(huì)計(jì)檔案一律不準(zhǔn)外借。內(nèi)部調(diào)閱應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)同意并報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。外單位因特殊需要,查閱有關(guān)會(huì)計(jì)檔案時(shí),應(yīng)持正式公文,并經(jīng)總經(jīng)理同意。查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)不得將檔案帶出公司;如需摘抄、復(fù)印,應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意方可辦理。

      第6條 檔案保密級(jí)別:

      (一)檔案分一般檔案和密級(jí)檔案兩類。檔案的密級(jí)由公司總經(jīng)理核定簽注;

      (二)有密級(jí)的檔案需經(jīng)公司總經(jīng)理或授權(quán)辦公室主任同意翻閱和復(fù)印使用;

      (三)有密級(jí)檔案只限檔案管理員管理;

      (四)一般檔案管理,屬業(yè)務(wù)工作使用范疇,對(duì)內(nèi)予以及時(shí)提供利用;對(duì)外按借閱手續(xù)經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)辦理。

    公司檔案管理制度11

      1、所有的工程檔案由工程部文員負(fù)責(zé)管理。工程檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度和保密守則。

      2、各類檔案應(yīng)按系統(tǒng):土建、強(qiáng)電、弱電、空調(diào)、鍋爐房、熱力站、機(jī)管,按圖紙資料、維修記錄、運(yùn)行記錄、設(shè)備臺(tái)帳、各商戶單元裝修和維修檔案等,進(jìn)行分類管理。

      3、按照檔案管理要求存放各類檔案并貼上標(biāo)簽。編制檔案目錄,內(nèi)容應(yīng)與檔案盒外標(biāo)簽一致。

      4、外單位交來(lái)圖紙由各系統(tǒng)工程師核對(duì)實(shí)物,如圖紙無(wú)誤則由文員按系統(tǒng)歸檔;圖紙有誤,則聯(lián)系交圖單位更正。

      5、各類檔案及圖紙資料是工程維修保養(yǎng)的重要依據(jù),應(yīng)妥善保存,用途不明的資料應(yīng)交工程部經(jīng)理確定用途。圖紙資料、重要維修記錄和用戶裝修、維修檔案應(yīng)長(zhǎng)期保存,其他各種記錄保存期限一般為二年以上,過(guò)期需銷毀的資料應(yīng)由工程部經(jīng)理、主管及技術(shù)人員組成鑒定小組研究后決定。

      6、借閱檔案需經(jīng)相應(yīng)系統(tǒng)的.主管(工程師)以上人員批準(zhǔn),確定歸還日期,需續(xù)借的要重新登記。

      7、文員每月對(duì)維修登記臺(tái)帳、維修單、運(yùn)行記錄、維修記錄等進(jìn)行整理并分類歸檔、保存。

    公司檔案管理制度12

      為了規(guī)范公司檔案管理工作,保證檔案的完整性及保密性,理順工作程序,明確工作職責(zé),杜絕資料流失,特制定本制度。

      一、檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)

      1、公司檔案工作實(shí)行二級(jí)管理,一級(jí)管理是指公司綜合辦公室的統(tǒng)籌管理;二級(jí)管理是指各部門的檔案資料管理工作。

      2、綜合辦公室檔案管理員負(fù)責(zé)公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理,各科室負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門檔案資料的使用管理。

      3、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定,認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作,充分發(fā)揮檔案資料的作用。

      4、綜合辦公室檔案管理員有責(zé)任對(duì)二級(jí)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo),每年對(duì)二級(jí)檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。

      二、歸檔制度

      1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動(dòng),具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。

      2、凡屬歸檔范圍的文件資料,均由公司集中統(tǒng)一管理,任何個(gè)人不得擅自留存。

      3、歸檔的文件資料,原則上必須是原件,原件用于報(bào)批不能歸檔或相關(guān)部門保留的,綜合部保存復(fù)印件。

      4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。

      5、所有科室的業(yè)務(wù)活動(dòng)方面的資料,應(yīng)將相關(guān)資料的復(fù)印件報(bào)綜合辦公室備案。

      6、由公司對(duì)外簽訂的合同,至少應(yīng)保留一份原件,交由綜合管理部保存。

      7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料,由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合辦公室。部門需要使用的可復(fù)印或復(fù)制,歸檔范圍外的由各部門自行保管。

      三、檔案保管制度

      1、公司綜合辦公室設(shè)存放檔案的專門檔案柜,各部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量,設(shè)置存放檔案的箱柜,并具備防火、防潮、防蟲(chóng)等安全條件。

      2、歸檔資料要進(jìn)行登記,編制歸檔目錄。

      3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類法,根據(jù)分類法,編制分類目錄;根據(jù)需要編制專題目錄,完善檢索工具,以便于查找。

      4、檔案要分類,保管要有條理,主次分明,存放科學(xué)。

      5、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。

      6、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況,確定檔案保存期限,每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。

      7、經(jīng)確定需銷毀的檔案,由檔案管理員編造銷毀清冊(cè),經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的'檔案清單由檔案員永久保存。

      8、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度,做好檔案流失的防護(hù)工作。

      9、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。

      三、檔案借閱制度

      1、檔案屬于公司機(jī)密,未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。

      2、借閱檔案資料,須經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。閱檔必須在辦公室指定的地方,不得攜帶外出。需要借出檔案的,須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

      3、借閱檔案,必須履行登記、簽收手續(xù)。

      4、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料,不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件,歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損,否則,追究當(dāng)事人責(zé)任。

      5、借出檔案材料,因保管不慎丟失時(shí),要及時(shí)追查,并報(bào)告主管部門及時(shí)處理。

      6、重要檔案、機(jī)密檔案不得借閱,必須借閱的要經(jīng)分管副經(jīng)理同意,必須外借的,由經(jīng)理審批。

      四、二級(jí)檔案應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和部門需要,每三年移交一次,資料原件交綜合管理部統(tǒng)一保存。

    公司檔案管理制度13

      一、制度內(nèi)容

      為做到客戶服務(wù)部與客戶的良好溝通,掌握客戶的人員構(gòu)成、公司性質(zhì)、物業(yè)費(fèi)交納情況等,有必要建立一套綜合的客戶信息系統(tǒng),而客戶檔案可以協(xié)助客戶服務(wù)部以最便捷的方式提供以上信息。因此,為充分利用客戶信息并管理好這些信息,特建立此制度。

      二、管理目標(biāo)

      客戶檔案資料全面、準(zhǔn)確、有效。

      三、適用范圍

      客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個(gè)環(huán)節(jié)。

      一般客戶檔案包括以下的.資料:

      1.收集客戶單位資料

      2.客戶繳費(fèi)記錄包括各樣應(yīng)付之押金

      3.客戶裝修工程文件

      4.客戶遷入時(shí)填具之資料

      5.客戶資料補(bǔ)充

      6.客戶聯(lián)絡(luò)資料

      7.緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料

      8.客戶與管理處往來(lái)文件

      9.客戶違規(guī)事項(xiàng)與欠費(fèi)記錄

      10.客戶維修記錄

      11.客戶投訴記錄

      12.客戶單位有關(guān)的工程檔案(與二次裝修工程有關(guān)資料)與工作程序

      四、注意事項(xiàng)

      1.及時(shí)上行下達(dá)客戶與管理之間的'知識(shí)、報(bào)告、通知、通報(bào),傳送文件應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確,認(rèn)真地登記并制作各種表格。

      2.協(xié)調(diào)與客戶之間的關(guān)系,加強(qiáng)橫向溝通;

      3.做好與客戶有關(guān)各類文件的檔案工作,并定期整理,以備隨時(shí)查詢及跟進(jìn);

      4.接聽(tīng)客戶投訴,解決客戶投訴;

      5.接聽(tīng)客戶工程報(bào)修電話,及時(shí)聯(lián)系修復(fù)。

      4、物業(yè)公司檔案管理規(guī)章制度

      1、辦公室負(fù)責(zé)指定接待員、檔案員負(fù)責(zé)業(yè)主檔案的信息收集、管理及整理工作;

      2、專管人員須將業(yè)主的檔案資料分戶建立、逐一保存,建立統(tǒng)一目錄,同時(shí)建立電子檔備份。各類信息詳細(xì)排列,以便查閱;

      3、客戶信息檔案的內(nèi)容包括:業(yè)主收樓及驗(yàn)收文件、裝修文件、日常維修文件、繳費(fèi)文件、回處理文件及投訴建議等其他文件;

      4、專管人員須認(rèn)真填寫(xiě)各項(xiàng)記錄表,紙文檔與電子文檔同時(shí)進(jìn)行。及時(shí)跟進(jìn)業(yè)主檔案的變更,保證信息的準(zhǔn)確性;

      5、業(yè)主檔案信息應(yīng)嚴(yán)格管理,注意保密。嚴(yán)禁非相關(guān)人員查閱,以保護(hù)業(yè)主的隱私,維護(hù)公司良好形象;

      6、為確保文檔安全,文件柜要做好防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)工作;

      7、業(yè)主檔案永久保存,及時(shí)與業(yè)主溝通,及時(shí)變更業(yè)主信息,保證其準(zhǔn)確性。

    公司檔案管理制度14

      一、為規(guī)范公司檔案管理,增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性,特制定本制度。

      二、歸檔范圍

      公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、會(huì)計(jì)檔案、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決定、委托書(shū)、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。

      三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。

      四、檔案管理員的職責(zé):保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

      五、資料的收集與整理

      1、公司的歸檔資料實(shí)行"季度歸檔"及"年度歸檔"制度,即:每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

      2、在檔案資料歸檔期,由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。

      3、凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料,由檔案管理員負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔。

      4、各部門專用的'收、發(fā)文件資料,按文件的密級(jí)確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級(jí)的文件必須把原件放入檔案室。

      5、檔案管理員根據(jù)公司的《文書(shū)立卷歸檔管理制度》實(shí)施檔案歸檔整理。

      六、資料的分類與歸檔

      1、公司檔案資料的分類依據(jù)《文書(shū)立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

      2、公司檔案資料的歸檔每年一次,屬于平時(shí)立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。

      七、檔案的借閱

      1、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級(jí)檔案可直接通過(guò)檔案管理員辦理借閱手續(xù)。

      2、因工作需要,公司的其他人員需借閱非密級(jí)檔案時(shí),由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請(qǐng)表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。

      3、公司檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別,絕密級(jí)檔案禁止調(diào)閱,機(jī)密級(jí)檔案只能在檔案室閱覽,不準(zhǔn)外借;秘密級(jí)檔案經(jīng)審批可以借閱,但借閱時(shí)間不得超過(guò)4小時(shí)。秘密級(jí)檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)?偨(jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批,具體按委托書(shū)的內(nèi)容執(zhí)行。

      4、檔案借閱者必須做到:

      ①愛(ài)護(hù)檔案,保持整潔,嚴(yán)禁涂改。

     、谧⒁獍踩C埽瑖(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。

      八、檔案的銷毀

      1、公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。

      2、當(dāng)某些檔案到了銷毀期時(shí),由檔案管理員填寫(xiě)《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。

      3、凡屬于密級(jí)的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀;一般的檔案資料,由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。

      4、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案,檔案管理員須認(rèn)真核對(duì),將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

      5、在銷毀公司檔案資料時(shí),必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。

      第6篇:公司員工檔案管理制度

      1、員工原始檔案是指員工的正式人事資料。凡本企業(yè)錄用的具有本市城鎮(zhèn)戶口的員工,其原始資料由本企業(yè)調(diào)入、保管。

      2、凡本企業(yè)錄用的具有城鎮(zhèn)常住戶口的員工,自簽訂勞動(dòng)合同試用期滿后,按本企業(yè)調(diào)檔要求,將本人檔案調(diào)至人資行政部。因特殊情況不能再指定期限內(nèi)完成調(diào)檔手續(xù)的,本人須向人資行政部提交詳細(xì)的書(shū)面說(shuō)明材料,未經(jīng)批準(zhǔn)不調(diào)檔者或逾期未調(diào)檔者企業(yè)有權(quán)與期解除勞動(dòng)合同。

      3、原始人事檔案資料的驗(yàn)收、補(bǔ)充、鑒別、歸檔和保管由人資行政部負(fù)責(zé)辦理。

      4、查閱原始人事檔案管理規(guī)定:

     。1)查閱員工原始人事檔案前必須填寫(xiě)《查閱員工人事檔案申請(qǐng)單》,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后,由人資行政部統(tǒng)一辦理,其它任何部門無(wú)權(quán)查閱員工原始檔案。

     。2)查閱員工原始人事檔案所獲資料,由人資行政部統(tǒng)一保存或使用后統(tǒng)一銷毀。

     。3)員工存檔卡由人資行政部負(fù)責(zé)統(tǒng)一保管,員工離職辦理完畢各種手續(xù)后,退回本人或由人資行政部負(fù)責(zé)辦理原始檔案調(diào)出手續(xù)。

      (4)非本企業(yè)人員查閱原始檔案,原則上不予辦理,政府職能部門如查閱員工原始人事的檔案,按原始人事檔案查閱審批程序,人資行政部協(xié)調(diào)辦理。

     。5)員工在本企業(yè)工作期間,如有些情況需存入其原始人事檔案中,需填寫(xiě)《員工原始人事檔案補(bǔ)充資料申請(qǐng)表》,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后,由人資行政部辦理。

      5、員工業(yè)績(jī)、培訓(xùn)檔案:

      員工業(yè)績(jī)、培訓(xùn)檔案是自員工上崗之日起建立的檔案資料,包括員工的身份證、學(xué)歷證書(shū)等相關(guān)證件的復(fù)印件,員工在工作期間的各種培訓(xùn)及對(duì)員工評(píng)價(jià)、考核等。

     。1)人資行政部負(fù)責(zé)員工的培訓(xùn)、業(yè)績(jī)檔案的整理歸檔及日常管理。

     。2)員工培訓(xùn)、業(yè)績(jī)檔案實(shí)行分級(jí)管理。部門主管級(jí)以上的員工檔案單由人資行政部部長(zhǎng)或其指定負(fù)責(zé)人進(jìn)行日常管理。主管級(jí)以下(不含主管級(jí))培訓(xùn)、業(yè)績(jī)檔由人事文員管理。

     。3)部門部長(zhǎng)可以調(diào)閱本部門員工的培訓(xùn)、業(yè)績(jī)檔案。

     。4)員工培訓(xùn)、業(yè)績(jī)檔案按國(guó)家有關(guān)檔案管理規(guī)定記入員工的人事檔案。

     。5)員工離職后,員工的培訓(xùn)、業(yè)績(jī)檔案由人資行政部留存作為備查。

    公司檔案管理制度15

      第一條為加強(qiáng)公司行政事務(wù)管理,理順公司內(nèi)部關(guān)系,使各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化,提高辦事效率,特制定本規(guī)定。

      第二條公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時(shí)交專(兼)職文書(shū)人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。

      第三條凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。

      第四條檔案管理要指定專人負(fù)責(zé),明確責(zé)任,保證原始資料及單據(jù)齊全完整,密級(jí)檔案必須保證安全。

      第五條歸檔范圍:

      1、公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、科學(xué)技術(shù)、財(cái)務(wù)審計(jì)、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄(包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等)、決定、委任書(shū)、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案等具有參考價(jià)值的文件材料。

      2、本公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)以及對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的.文書(shū)。

      3、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。

      第六條檔案的借閱與索取:

      1、借閱檔案要認(rèn)真填寫(xiě)《借閱檔案登記薄》。

      2、借閱檔案必須愛(ài)護(hù),保持整潔,嚴(yán)禁涂改,注意安全和保密,嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失,如確屬工作需要摘錄和復(fù)制,凡屬密級(jí)檔案,必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制,一般內(nèi)部檔原因總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。

      3、歸還檔案時(shí),檔案管理人員要嚴(yán)格檢查,如發(fā)現(xiàn)遺失、污損、或隨意涂改情況的,要追究借閱者責(zé)任,并及時(shí)報(bào)告公司主管領(lǐng)導(dǎo)。

      第七條檔案的銷毀:

      1、任何組織或個(gè)人非經(jīng)允許無(wú)權(quán)隨意銷毀公司檔案材料。

      2、若按規(guī)定需要銷毀時(shí),必須編制《檔案銷毀清冊(cè)》,屬密級(jí)檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀,一般內(nèi)部檔案,須經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)核對(duì)清楚后方可銷毀。

      3、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案。檔案人員要認(rèn)真填寫(xiě)、編制銷毀清單,由專人監(jiān)督銷毀。

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