接待工作管理辦法

 

　　一、總則

 

　　第一條 為進(jìn)一步提高公司的接待管理水平，促進(jìn)接待工作的規(guī)范化，更好地反映我公司精神面貌，增進(jìn)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和兄弟單位的支持和合作，達(dá)到增進(jìn)友誼、交流信息、有效改善企業(yè)外部環(huán)境，樹立良好企業(yè)形象的目的，特制定本管理辦法。

 

　　二、接待工作的主要任務(wù)

 

　　第二條 安排上級(jí)部門、兄弟單位、友鄰部門和基層單位領(lǐng)導(dǎo)來公司人員的吃、住、行。

 

　　第三條 安排重要來賓的檢查、考察、調(diào)研等活動(dòng)。

 

　　第四條 協(xié)助辦理公司大型會(huì)議的會(huì)務(wù)工作。

 

　　第五條 協(xié)助開展公共關(guān)系工作，協(xié)調(diào)好公司的外部環(huán)境。     

 

　　三、接待工作的基本原則

 

　　第六條 堅(jiān)持為提高企業(yè)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)的原則，強(qiáng)化公關(guān)意識(shí)，增強(qiáng)接待工作深度，宣傳企業(yè)形象，提高公司聲譽(yù)，并廣泛獲取信息。

 

　　第七條 接待工作要堅(jiān)持規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，符合禮儀要求，按制度和程序辦事，克服隨意性;既要嚴(yán)格執(zhí)行黨和國家有關(guān)廉政建設(shè)的規(guī)定，又要增加兄弟單位之間的感情，同時(shí)也要完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作任務(wù)。

 

　　第八條 接待安排應(yīng)根據(jù)來賓的身份和任務(wù)，安排不同領(lǐng)導(dǎo)的接待，確定相應(yīng)人員的陪同;既要熱情周到、也要講節(jié)約，量力而出，反對鋪張浪費(fèi)。

 

　　第九條 堅(jiān)持辦公室歸口管理與對口部門接待相結(jié)合的原則。辦公室負(fù)責(zé)接待工作的統(tǒng)一管理，辦理重要接待事務(wù);對涉及較強(qiáng)業(yè)務(wù)性的接待事務(wù)，應(yīng)由有關(guān)項(xiàng)目部牽頭對口接待，辦公室配合。

 

　　第十條 接待工作中應(yīng)自尊自重，本著尊敬來賓的原則，搞好服務(wù)，不允許發(fā)生有損我所形象的事件。

 

　　四、接待工作的的程序與規(guī)定：

 

　　第十一條 日常接待工作的規(guī)范：

 

　　1、接打電話時(shí)，要使用文明語言如"您好"、"請問貴姓"、 "您找哪位"、"請稍候"、"謝謝"等等之類的禮貌用語。

 

　　2、在打電話前要準(zhǔn)備好記錄用紙、筆或其它所需要的文件、資料，不能等電話接通后，去找所需要的東西而對方拿著聽筒等候。

 

　　3、當(dāng)客人來訪時(shí)，應(yīng)熱情迎接，主動(dòng)引客人到辦公室或接待室交談。忌讓客人長久等候無人過問。如本人有事離開辦公室時(shí)，應(yīng)將辦公桌上的文件、資料安放好，以免泄密或丟失。     

 

　　4、宴請客人時(shí)，應(yīng)根據(jù)宴請的性質(zhì)和規(guī)模不同，分為工作餐、聚餐、宴會(huì);根據(jù)來賓的身份，確定不同的人坐陪。

 

　　第十二條 一般性接待工作的程序：

 

　　1、接待前的準(zhǔn)備工作

 

　　1)、對來賓的基本情況做到心中有數(shù)。

 

　　2)、制定和落實(shí)接待計(jì)劃。

 

　    3)、做好接待前的細(xì)節(jié)工作。

 

　　2、接待中的服務(wù)工作

 

　　1)、安排專人迎接來賓。

 

　　2)、妥善安排來賓的生活。

 

　　3)、商訂活動(dòng)日程。

 

　　4)、安排公司領(lǐng)導(dǎo)看望來賓。

 

　　5)、精心組織好活動(dòng)。

 

　　6)、安排宴請和瀏覽。

 

　　7)、為客人訂購返程車船或飛機(jī)票。

 

　　3、接待后的工作

 

　　1)誠懇地向來賓征求接待工作的意見，并詢問有什么需要接待人員辦理的事情。

 

　　2)把已經(jīng)訂好的返程車(船、飛機(jī))票送到客人手中，并商量離開招待所或賓館的具體時(shí)間。

 

　　3)安排送客車輛，如有必要還應(yīng)安排公司領(lǐng)導(dǎo)為客人送行。

 

　　五、接待工作的有關(guān)要求

 

　　每十三條 根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖及客人的需求，掌握接待工作的規(guī)律，做到目標(biāo)明確，思路清晰，計(jì)劃周密，主次分明，機(jī)動(dòng)靈活，以高度的事業(yè)心和責(zé)任感，發(fā)揚(yáng)嚴(yán)細(xì)作風(fēng)，扎實(shí)做好工作。

 

　　每十四條 嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，堅(jiān)持請示報(bào)告制度，在授權(quán)范圍以外個(gè)人不得擅自作任何決定和承諾。未經(jīng)同意私自安排的宴請等接待費(fèi)用，一律不予簽字報(bào)銷。

 

　　每十五條 著裝整潔大方，舉止談吐文明禮貌，服務(wù)熱情、周到、耐心，保持良好的精神風(fēng)貌，從各方面體現(xiàn)恩湃公司的良好形象。                                          

 

　　每十六條 辦公室接待管理人員要不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，熟悉接待服務(wù)管理知識(shí)，掌握公共禮儀規(guī)范，了解公司的基本情況以及本省的政治、經(jīng)濟(jì)、人文、地理、風(fēng)俗民情和風(fēng)景名勝的一般知識(shí)，并具備必需的應(yīng)變能力和語言表達(dá)能力。

 

　　六、附則

 

　　第十七條 本管理辦法經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)討論通過，自頒布之日起開始實(shí)施。

 

　　第十八條 本辦法由辦公室負(fù)責(zé)解釋。

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