文書檔案管理制度
在現在社會,越來越多人會去使用制度,制度是國家法律、法令、政策的具體化,是人們行動的準則和依據。想學習擬定制度卻不知道該請教誰?下面是小編幫大家整理的文書檔案管理制度,歡迎閱讀,希望大家能夠喜歡。
文書檔案管理制度1
1、由秘書組明確專人負責本辦文書檔案管理工作。
2、建立收發文登記薄,對各種文件、資料及時做好登記、分發、歸集。堅持對密級文件和資料一月進行一次清理,嚴格借閱登記手續。
3、起草、印發各種文件、資料,必須符合辦文程序和質量要求。
4、加強密級文件、資料的保管,不準隨意帶走、散發、遺失、出售密級文件、資料。
5、對本辦在工作中形成的具有查考、利用價值的各種文字、圖表、聲像、實物、電子文件、磁性載體等原始記錄,任何個人不得據為己有,丟失或者擅自銷毀。
6、年終對所有文件、資料進行全面清收、整理立卷和歸檔。
7、檔案人員要加強對檔案庫房的管理,保持整潔衛生,定期檢查,做到防火、防盜、防潮、防蟲、防高溫等,對破損變質的檔案材料要及時采取補救措施,確保檔案的完整與安全。
8、建立健全檔案借閱登記制度,檔案人員要對檔案的收進移出等情況進行統計,任何個人不得損毀、出賣、涂改、偽造檔案。
9、檔案人員在崗位發生變動時,應按規定辦理檔案交接手續。
文書檔案管理制度2
(一) 文件管理制度
第一條 管理要點
1、 為使文件管理工作制度化、規范化、科學化,提高辦文速度和發文質量,充分發揮文件在各項工作中的指導作用。
2、 文件管理的范圍包括:上級下發文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導類文件、各類合同文件等。
3、 制度類文件按照公司文檔統一格式進行編寫,統一頁眉、頁腳,寫明公司全稱及文件性質;正文部分寫明題目、時間、發文部門、內容等信息;措辭規范,表達無歧義。
4、 根據文件屬性、類別,對所有文件進行編號,根據編號定期歸檔,做好相應的文字記錄,以備查閱。
第二條 制度規范
1、 文件的起草、收發、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負責執行。
2、 公司上報下發正式文件的權利主要集中在行政人事部,各部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。
3、 公司對內公開文件由行政人事部負責起草和審核,總經理簽發;各部門需要向下或對外發文的文件由各部門負責起草,行政人事部負責審核,審核無誤后行政辦公室打印,打印后送回起草部門校對,校對無誤方可正式打印,由總經理蓋章,簽發。
4、 凡寄至公司的.文件、傳真等,由辦公室簽收并做好相應記錄。
5、 機密文件由行政人事部主管保管,辦公室人員對一般性文件進行分類管理,定期整理并制作相關報表提交給部門主管。
6、 各部門因工作需要可借閱一般性文件,需嚴格履行借閱手續,對有密級程度的文件,需行政人事主管審批,總經理批準后方可借閱。
7、 辦公室管理人員對文件借閱情況進行登記,做好借閱記錄并限期清退。
8、 按時間、內容、部門、名稱等內容分門別類進行整理,附件、批件、定稿等資料收集完全,存檔備案。半年一小清,年終一大清。
9、 根據存檔時間及存檔的必要性對文件進行銷毀,需上報行政人事主管簽字批準,按照文件管理制度進行處理。
第三條 文件管理流程設計
1、 內部文件管理流程:起草文件→審查編號→審批、簽發→打印文件→下發文件→文件存檔
2、 外部文件管理流程:外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷毀
3、 借閱流程:提出申請,辦理手續→批準→借閱→清退→文件存檔→文件銷毀
(二) 文書管理制度
第一條 管理要點
1、 為確保文書制發、處理、管理工作順利進行,保證公司內部資料的安全性、完整性,促進與提高組織管理工作的效率,充分發揮文書在各項工作中的指導作用。
2、 文書管理范圍包括:一般性文書(通知、公告、提案意見、會議紀要、總結匯編)、行政人事部發文文書(學習資料、各類簡報)、宣傳資料、各類應存檔的圖表、其他有關公司的重大事項文書資料。
3、 除通知外,一般性文書沒有固定的格式,但必須標有頁眉頁腳,文本內容可根據文書具體內容進行調整。
4、 根據文書性質進行編號整理,定期對文書進行歸檔整理,保持紙質文檔與電子文檔的同步更新。
第二條 制度規范
1、 根據公司實際需要及上級安排,起草編寫內部公開文書,張貼公示學習。
2、 按照文書管理范圍,行政人事部的發文根據需要填寫《發文簿》,所有文書原稿均由行政人事部分類存檔備查。
3、 行政辦公室發出的學習文書,需附上學習進度表;閱讀者需認真學習并簽名備注。
4、 按時間、內容等降序排列,整理歸檔,堅持平時歸檔與年終歸檔相結合,對照編號列出整理清單。
5、 根據文書的時效性和保存的價值性,對文書進行整理銷毀;須上級審批同意,方可銷毀。
6、 辦公室負責人為第一責任人,若發現文書丟失,辦公室人員必須查明原因,如實向主管部門報告,若未查明原因,則由辦公室負責承擔。
7、 違反以上規定者按照相關規定予以懲處。
第三條 流程設計
起草文書→填寫《發文簿》(需要時)→張貼→存檔→更新目錄(紙質檔與電子檔)→借閱→清退→審批→銷毀
(三) 檔案管理制度
第一條 管理要點
1、 為了維護檔案的真實性和可查閱性,使檔案管理更科學、更專業,及時分類、整理、編輯、傳遞文書資料,提高檔案管理質量與效率。
2、 檔案管理范圍:公司各類證照及各類文件、文書資料、其他應存檔的信息資料。
3、 根據文書整理和文件整理編號,對對應資料進行相應的歸檔、整理、備注,并存入專門的檔案文件柜保管。
第二條 制度規范
1、 應歸檔的文件、材料由辦公室人員負責收集,份數齊全,包括附件、批復、定稿等。
2、 所有歸檔文書材料經過初步整理,根據時間先后順序再按同一項目文書材料集中整理,并貼上標簽。
3、 堅持平時歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結合,對照編目,列出清單。
4、 各部門需借閱相關檔案,須由行政人事部主管簽字,審核通過后方可借閱,不得抄錄、復制或借出。
5、 檔案管理人員必須遵守保密規定,履行保密手續,特別是員工個人信息、公司圖片等主要資料的保管,確保檔案安全與完整。
6、 檔案接收、移交,必須根據檔案管理制度嚴格做好記錄。
第三條 流程設計
根據文件、文書目錄整理需要歸檔的檔案→排序整理,編制編目→存檔→借閱→清退
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