學(xué)生會(huì)財(cái)務(wù)報(bào)銷制度
總則：
秘書處負(fù)責(zé)學(xué)生會(huì)各部門的活動(dòng)經(jīng)費(fèi)報(bào)銷以及審核、管理工作，督促各部門提前做好活動(dòng)前期的預(yù)算工作，由相關(guān)副主席執(zhí)行、監(jiān)督。由相關(guān)負(fù)責(zé)副主席(或秘書長(zhǎng))出面代表學(xué)生會(huì)向?qū)W院申請(qǐng)經(jīng)費(fèi)，得到批復(fù)后上報(bào)秘書處。學(xué)生會(huì)所有贊助收入、活動(dòng)經(jīng)費(fèi)支出及報(bào)銷工作都由秘書處統(tǒng)一管理并對(duì)主席直接負(fù)責(zé)。每張發(fā)票都應(yīng)有秘書長(zhǎng)簽字并注明具體用途，并做好記錄。若活動(dòng)的實(shí)際經(jīng)費(fèi)支出超過批準(zhǔn)的經(jīng)費(fèi)預(yù)算，原則上秘書處不予報(bào)銷。秘書處的經(jīng)費(fèi)支出及報(bào)銷情況登記表須定期上交主席審核并做財(cái)政工作報(bào)告。
細(xì)則：
1. 各學(xué)期開學(xué)初各部長(zhǎng)應(yīng)在部長(zhǎng)會(huì)議之后兩周之內(nèi)上交一份本學(xué)期部門所有活動(dòng)的清單以及初步經(jīng)費(fèi)預(yù)算至秘書處，由秘書處協(xié)助做好相關(guān)預(yù)算。
2. 副主席負(fù)責(zé)相應(yīng)分管部門需提前準(zhǔn)備好相關(guān)策劃材料(包括經(jīng)費(fèi)預(yù)算)交給學(xué)院(潘文杰老師)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后由相應(yīng)副主席在記錄表上簽字后交秘書處存檔。
3. 對(duì)于開銷在500元以下的活動(dòng)，各部長(zhǎng)做好相應(yīng)的'財(cái)務(wù)支出登記和發(fā)票管理工作，發(fā)票及經(jīng)費(fèi)支出清單的電子版，經(jīng)由秘書處一名相關(guān)干事負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò)、收集應(yīng)，并在活動(dòng)結(jié)束后兩周內(nèi)匯總至秘書處。(其中，清單上應(yīng)注明經(jīng)費(fèi)支出的具體事項(xiàng)、所購(gòu)物品的單價(jià)和數(shù)量、支出總額。同時(shí)發(fā)票總額應(yīng)與清單總額相符，秘書長(zhǎng)審核通過后方予以報(bào)銷。)
4. 對(duì)于開銷在500元以上的活動(dòng)，由秘書處2名干事成立工作小組專門負(fù)責(zé)該活動(dòng)的經(jīng)費(fèi)支出的登記和發(fā)票管理工作。
5. 發(fā)票書寫規(guī)范：發(fā)票的“客戶名稱”應(yīng)為“中山大學(xué)藥學(xué)院學(xué)生會(huì)”。發(fā)票的“品名規(guī)格” 、“單位” 、“數(shù)量” 、“單價(jià)”項(xiàng)目須詳細(xì)地填寫清楚。發(fā)票的“品名規(guī)格”一項(xiàng)須填寫具體事項(xiàng)。如購(gòu)買宣傳用品一批，不能只填“宣傳用品”，應(yīng)寫明具體項(xiàng)目(如毛筆、顏料、畫紙等)。如果沒有足夠多的空欄填寫所購(gòu)買的商品，則可直接填上“XX用品”，但必須另附購(gòu)物商家出示的等額購(gòu)物小票(注：等額購(gòu)物小票的商家名稱必須與發(fā)票專用章上的商家名稱相一致，否則學(xué)院不予報(bào)銷。)用于報(bào)銷的發(fā)票都為第二聯(lián)，即“顧客報(bào)銷憑證”，第一聯(lián)和第三聯(lián)都不能用于報(bào)銷。發(fā)票正面不得做任何改動(dòng)，若有任何涂改、修改的痕跡，學(xué)院不予報(bào)銷。
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